Suositukset IRC:ssä pidettäville kokouksille

Neuvoja miten pidetään iloinen ja asioita edistävä kokous IRC-ssä

Arvot

Kunnioitus. Ei henkilökohtaisuuksiin meneviä hyökkäyksiä. Älä vähättele muiden osallistujien ajatuksia tai ehdotuksia.

Valmistele asialista edeltäkäsin. Asialistan kokoaminen edeltäpäin auttaa kokouksen jäsentelyssä.
Tarkoitus. Jos kokouksella on tarkoitus tai tavoite (kuten tehtävä päätös tai lista vaihtoehdoista joista pitää keskustella), varmista että se on selkeästi esillä jo etukäteen; pitää olla suunnitelma tavoitteen saavuttamiseksi. Jos näyttää todennäköiseltä että kokouksen kesto on avoin ja saattaa kestää kauankin ennen kuin tavoitteeseen päästään, pitää olla jokin ajatus siitä kuinka pitkä kokouksen tulisi olla ja olla valmis päättämään kokous siinä vaiheessa (esim. kahden ja puolen tunnin kuluttua); valmistaudu pitämään tarvittaessa toinen kokous myöhemmin.
Valitse vetäjä. Kun valitaan henkilö ryhmänne sisältä joka toimii keskustelun vetäjänä, on helpompaa pysyä asiassa. Mikäli mahdollista, varmista että hänellä on kanavan operaattori-oikeudet. Hyvin laajan väkimäärän kokouksissa on syytä asettaa vetäjä sekä toinen henkilö joka toimii tukena kanava-operaattorin toimintojen hoitamisessa.
Käytä kanavan otsikkotekstiä. Käytä kanavan "topic" merkkijonoa asiaan liittyviin asiakirjoihin sekä kokouksen asialistaan linkittämiseen.

Coordination. Make sure everyone knows the right channel, is able to use IRC effectively (provide links to web-based clients and offer help ahead of time, if you have new IRC users in the group), and make sure the meeting time is reported in UTC, with any daylight savings/summer time issues noted. For small meetings, it's a nice courtesy to send out the local time of the meeting for each participant. If you intend to log the meeting, make sure you state that and send out the location of the logs/minutes afterwards.

Begin and end on time. Arrive before the meeting is scheduled to begin. Agree on the duration of the meeting and keep the time schedule. Have the moderator announce when the meeting is beginning and, for formal meetings, when it ends. Taking (planned) breaks can be helpful in long meetings; have the moderator announce the beginning and end of the break.

Listen. Listen carefully to what others say. Ask for clarification. No side conversations.

Stay focused on the current topic. Don't start a new topic unless everybody agrees that the current topic has been sufficiently discussed. Have the moderator explicitly state when you are beginning and ending a new topic so as to avoid confusion.

Limit distractions. Avoid private chats with other participants of the meeting whenever possible. Demonstrate respect for the participants by staying focused on the current discussion. Don't welcome everybody who joins/parts the channel; set the channel in conference mode for large meetings. Don't be afraid to silence people who are being overly distracting or who are trolling.

Speaking in turn. If someone is speaking, wait until they are finished before making your comment or asking your question. If you are speaking and have a lot to say, type "done" or "finished" at the end of your comment, so others know you are done typing (there can often be a slight network lag). For very large public meetings, it can be helpful to only voice people who need to speak or present, and then voicing other people in turn; requests to speak can be made in a side channel and handled by the channel op (see above).

Assign someone ahead of time to summarize and report. For people who couldn't make it, a concise summary with action items is much more useful than a log. For people who did make it, a summary is still useful as a reminder of what was decided or what needs to be done.
Keep a log as well. Sometimes the details of a discussion can be useful, especially for complicated issues where no outcome was reached. Do make sure you get permission from folks in advance to have summaries and logs published.