Hallituksen kokous 2018-01-15

Hallituksen kokous 1/2018

Wikimedia Suomi ry

Aika: maanantaina 15.1.2018 klo. 18.00

Paikka: Hangouts

Paikalla: Tia, Tero, Heikki, Teemu, Hanna, Jaakko, Kimmo

Pöytäkirja

1. Kokouksen avaus
   1. Kokous avattiin kello 18:00.
2. Kokouksen järjestäytyminen, sihteeri
   1. Tia toimii sihteerinä.
   2. Tero toimii puheenjohtajana.
3. Kokouksen laillisuuden ja, päätösvaltaisuuden toteaminen, tod.
   1. Todettiin.
4. Edellisten kokousten pöytäkirjojen hyväksyminen
   1. Ei ole.
5. Esityslistan hyväksyminen
   1. Hyväksyttiin.
6. Ilmoitusasiat
   1. Ei olla tilattu lisää kalentereita, koska niitä olikin muutamia ylimääräisiä
   2. Heikki on Villa Karossa 20.1.2018 saakka
   3. Kansallisarkiston siviilipalvelus alkaa 6.2.2018, joka on samalla myös Wikimedia in Residencen alkamisaika.
      • Asiaa koordinoi Kimmo
   4. Ruotsin suurlähetystö Helsingissä on halukas järjestämään muokkaustilaisuuden 8.3. Kansainvälisenä Naistenpäivänä. Sara Mörtsellin kirje.
      • Tia koordinoi.
      • Viesti Ruotsin suurlähetystöön; kysytään mitä he kaipaavat meiltä.
   5. Hallituksen tiedot pitää päivittää patentti ja rekisterihallitukseen; maksaa 20 euroa (vaikuttaa nimenkirjoitusoikeuksiin)
      • Heikki hoitaa.
7. Hallituksen työnjako: valitaan varapuheenjohtaja ja sihteeri sekä GLAM ja työntekijävastaava sekä EDU-vastaava
   1. Esitys:
      • varapuheenjohtaja: Tero
      • GLAM vastaava: Minna
      • Työntekijävastaava: Teemu
      • Sihteeri: Tia (määräaikainen työsuhde. Ks.  kohta 10)
      • Hyväksyttiin.
8. Valitaan rahastonhoitaja
   1. Esitys: Pia Adibe
   2. Päätös: Hyväksyttiin.
   3. Huomioitavaa että Pia on siirtymässä hiljalleen pois tehtävästä; kesän jälkeen.
9. Uuden holvipäätilin perustaminen
   1. Nykyisiä Wikimedia Suomi 2014 Holvi-tilin kulukategorioita ei voi muuttaa (=poistaa), koska niissä on aikaisemmilta vuosilta maksutapahtumia
   2. Holvi-tilin kirjanpito eli kulukategoriat tulisi olla samat kuin vuoden 2018 virallisessa budjetissakin. Tämä helpottaa kulujen kirjausta, nykyisen budjetin toteutumisen seurantaa sekä yhteydenpitoa tilitoimiston kanssa. Tarpeen myös kirjanpidon selkeyden ja läpinäkyvyyden edistämiseksi.
   3. Tehdään yläkategoriat A, B, C ja D ja niiden alle numeroiden mukaan alaluokat (ks. budjetti).
      • Hyväksytään.
   4. Tia Kangaspunnalle myönnetään pääholvitilin katseluoikeudet, jotta hän voi seurata budjettia ja avustaa tilitoimiston kanssa yhteistyössä tehtävässä kirjanpidossa (jatkossa neljännesvuosittain ns. välitilinpäätös)
      • Tutustaan lisää Holvin eri oikeuksiin. Myönnetään katseluoikeudet ja todetaan kokeilun jälkeen ovatko ne riittävät.
   5. Heikki tekee muutokset nimenkirjoittajista PRH:lle, jotta saadaan Holvi-oikeudet Tialle ja Terolle.
      • Tia ottaa yhteyttä Heikkiin.
   6. Päätös: Hallitus valtuuttaa Tero Toivasen (perustajaoikeudet) avaamaan uuden Holvi-tilin. Rahastonhoitaja (pääkäyttäjäoikeudet) valtuutetaan siirtämään Wikimedia Suomi 2014 -tilillä olevat varat yhdistyksen uudelle avattavalle tilille (nimi: Wikimedia Suomi) sekä luomaan Tia Kangaspunnalle katseluoikeudet pääholvitilille.
      • Tia varmistaa mitä pitää tehdä (ensin nimenkirjoitusoikeuksien muutos, sitten allekirjoitukset kahdelta nimenkirjoitusoikeudelliselta, sitten allekirjoitus Tarmolta, jonka jälkeen Tero/Pia voi luoda uuden tilin ja Pia kulukategoriat).

10. Tia Kangaspunnan työsopimus (koordinaattori)

1. Määräaikainen työsopimus 1.1.2018 - 31.3.2018, 8-16h/vko
   • Työsopimusluonnos: Drivessä
2. Jatkoa aikaisemmalle työsopimukselle
3. Ensimmäinen palkanmaksu 15.2., jolloin maksetaan palkka ajalta 1.1.-28.2.2018, tämä sovittu Tia Kangaspunnan kanssa
4. Päätös: Hyväksytään. Hallitus valtuuttaa Teron allekirjoittamaan työsopimuksen

11. Kimmo Virtasen työsopimus (wikiteknikko)

1. Uusi työntekijä, määräaikainen työsopimus 1.1.2018 - 31.12.2018, 16h/vko
2. Ei valituille henkilöille on ilmoitettu
3. Kimmo Virtaselle on ilmoitettu
4. Työsopimusta ei ole vielä allekirjoitettu Työsopimusluonnos: Drivessä
5. Ensimmäinen palkanmaksu 15.2., jolloin maksetaan palkka ajalta 1.1.-28.2.2018, tämä sovittu Kimmo Virtasen kanssa
6. Päätös: Hallitus valtuuttaa Teron allekirjoittamaan työsopimuksen.

12. Muiden kulujen hyväksyntä

1. Onko Heikki hoitanut kuitit kuntoon?
2. https://docs.google.com/document/d/1KztYE0n5iL2JDpn3294e24jau2NHjUd_CYawKyDsUDk/edit
3. Siirretään seuraavaan kokoukseen.

13. Sovitaan hallituksen työtavoista, kokouksista, viestintäkanavista ja muista käytännön asioista

1. hallituksen kokoontuminen, kokousten ja työtapojen käytännöt
   • hallituksen sisäinen viestintä
2. jäsen- ja yleisötyö
   • jäseneksi hyväksyminen
   • yhdistyksen viestintäkanavat: jäsenkirje, Wikimedia Suomi blogi, FB-ryhmät Wikimedia Suomi, Wikipedian ystävät, ilmoittaminen Wikipediassa
3. matkat, laskuttaminen
4. osallistuminen koulutuksiin
5. Siirretään seuraavaan kokoukseen.

14. Nimetään yksi yhdistyksen edustaja Wikimedia konferenssiin Berliinissä 20.-22.4. Osallistujia pyydetään rekisteröitymään välittömästi ja 15.1. jälkeen ei voi enää ilmoittautua.

1. aikaisemmin nimetty Tia
2. Päätös, toinen osallistuja on: Heikki.

15. Tekijänoikeusesiteraportin palauttaminen OKM sisältäen ylijäämän 176€+korot palauttamisen.

1. Raportoitava tekijänoikeusesite: https://commons.wikimedia.org/wiki/File:Avoin_sisältö_-_Käytännön_opas_Creative_Commons_-lisenssien_käyttämiseen.pdf
2. Raportti: https://docs.google.com/document/d/1X0ZUn-mrs0WMsXdry1LHK8Uc6h9PqBVDmWJ26EuiXF4/edit#
3. Selvityslomake:  https://docs.google.com/document/d/1cqVfU4CwUGW8yCOOMmLt2sAyh_P8VgWqa6cjxrn20fM/edit
4. Hallitus hyväksyy, että Tero allekirjoittaa selvityslomakkeen ja raportin.
5. Hallitus hyväksyy ylijäämän palauttamisen.

16. Tulevat tapahtumat

1. 11.1. WLM tapaaminen museoviraston kanssa. Edellisen vuoden kilpailun palaute ja vuoden 2018 kilpailun aloituspalaveri
   • Paikalla: Kimmo, Tia ja Susanna
   • Vuonna 2018 järjestetään WLM yhdessä Museoviraston kanssa
   • Muutama juliste WLM-kuvista, infolehtisiä ja tarroja Educa-messuille?
   • WLM: vuosi 1918 teemaksi
   • Seuraava tapaaminen: 28.2. Kl 9 (Sturen kadulla)
2. 14.1.2018 (deadline) Europeanaa koskeva komission kysely
   • https://ec.europa.eu/info/consultations/public-consultation-europeana-europes-digital-platform-cultural-heritage_en
   • Ei osallistuttu
3. 1lib1ref 15.1.-3.2.2017, toimenpiteet (Teemu)
   • Käännökset voisi tarkistaa ja sivua jakaa.
   • Teemu tarkistaa käännökset.
   • Jaetaan sosiaalisessa mediassa.
4. 18.1. Esihistoriaa wikikirjastoon muokkaustapahtuma kansallismuseossa
   • Pitää kysyä ennen tapahtumaa tarvitseeko Kansallismuseo apua jossain aineistoon liittyen.
   • Menossa: Kimmo ja Tero
5. 26.-27.1.2018 Educamessut  Kansalliskirjaston kanssa (Helsinki)
   • Ei ole mitään suunnitelmaa tähän liittyen vielä
   • Pitää varautua vähintään kahteen henkilöön per päivä messuilla.
   • Tarkempi tehtävänkuva selviää torstaina; Heikki ja Hanna vapaaehtoisia. Tero tiedottaa.
   • Wikipedian muokkaamista.

17. Wikimedia Nordic Meeting in 2018 -sähköposti

1. Palataan asiaan seuraavassa kokouksessa.

18. Seuraavan hallituksen kokouksen ajankohta ma 22.1. 18.00 Maria 01, Nudist-tilassa

19. Kokouksen päättäminen

1. Kokouksen puheenjohtaja päätti kokouksen 19:25.