Hallituksen kokous 2018-02-05

Kohteesta Wikimedia Suomi
(Ohjattu sivulta Hallituksen kokous/2018/03)
Siirry navigaatioon Siirry hakuun

Hallituksen kokous 3/2018 Wikimedia Suomi ry Aika: maanantaina 5.2.2018 klo. 18.00 Paikka: Maria 01, huone Nudist ja Google Hangouts Paikalla: Heikki, Kimmo, Hanna; etänä Tia, Tero ja Jaakko

Pöytäkirja

Kokouksen avaus Kokous avattiin kello 18:11. Todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

1. Sihteerin valinta

  • Esitys: Tia
  • Päätös: Hyväksyttiin.

2. Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen

  • Pöytäkirja 2/2018
  • Esitys: Hyväksytään
  • Päätös: Hyväksyttiin.

3. Esityslistan hyväksyminen

  • Hyväksyttiin.

4. Ilmoitusasiat

  • Talousasiat:
    • Uusi Holvitili perustamisen alla; tarvitaan uusi yhdistysrekisteriote liitteeksi.
    • Holvin katseluoikeuden myöntäminen hallituksen jäsenille; onko myönnetty?
    • Holvin kategoriat ja niiden määrittely: tavoitteena että alkuvuodesta määritellään yksinkertaisesti, mitä kukin kategoria tarkoittaa. Näin voidaan selkeyttää taloudenhoitoa. Ks. budjetti.
    • Tilinpäätös lähes valmis
    • Yhteistyö EMUn kanssa jatkuu 2018
      • Tia forwardoi EMUn viestit.
      • Heikki sopii velkojen maksusta.
      • Palaveri 16.2. Heikki, Pia ja Tia.
      • Palkanmaksujärjestelmän rakentaminen alkanut
  • Edellisestä budjetista jääneet rahat; Winifrediin otettava yhteyttä (Tia kirjoittaa).
  • Final Financial Report
    • Pialta on tulossa vielä laskut loka-joulukuulta
    • EMUlta voisi tarkistaa onko heiltä tulossa vielä laskuja viime vuoteen liittyen
    • Tilinpäätös WMF:lle
  • WMF:n S-APG sopimus saapunut WMF:lle
    • Varojen siirto pitkä ja monimutkainen prosessi, seuraamme tilannetta.
  • 1lib1ref 15.1.-3.2.2017, toimenpiteet, mitä toteutettu
    • Tampereen kaupunginkirjastossa tapahtuma
    • Ei tilata tarroja koska niitä ei tarvita.
    • Budjetissa varattu varoja promomateriaaliin.
  • Educa-messut Helsingin Messuhallissa la 23.1.
    • Kimmo osallistui perjantaina opastamalla Museoviraston ja Kansallismuseon standillä olijoita WLM:stä ja Wikiloikasta. Lauantaina Tero esitteli kl 14-15 Wikiloikkaa
    • Osastolla jaettiin postikortteja, WLM-flyereitä ja Wikiloikka-esitteitä. Esitteet on tallennettu tiedostoina Wikimedia Commonsiin.
    • Ensi vuonna (tai joskus) voitaisiin mennä omallakin ständillä; se on ilmeisesti aika kallis; voitaisiin myös pyrkiä aiemmin mukaan suunnitteluun Kansallismuseon ja Museoviraston kanssa.
    • Kuluja:
      • Postikortit 89,26 €
      • A5 WLM flyerit 35€
      • 2 julistetta 15€
      • Hyväksytään.
  • Tilatut 2 rolluppia, niiden käyttö ja säilytys
    • Keskustelu: Ei vielä tilattu. Säilytys Mariassa.
  • Avoimen datan päivä 3.3. johon Wikisessio?
    • Keskustelu: Kysytään Terolta tai Susannalta mikä voisi olla hyvä nosto; esim. Wikidata. http://opendataday.org/
  • Palaveri OKFIn Teemun kanssa, Heikki
    • Tiedoksi.
  • Kokousten asialistat
    • Esittelijä: Teemu; ohitetaan.
    • Tiedoksi
    • Tapahtumat, projektit, ohjelmat yms. omiksi numeroiduiksi kohdikseen, jos asiat vaativat keskustelua tai päätöksiä. Jos asia on ilmoitusluontoinen, sen voi kirjata ilmoitusasioihin.
    • Jokaiselle kohdalle oma esittelijä
    • Jokaiseen kohtaan tausta/tiedoksi, esitys, keskustelu ja päätös
    • Helpotetaan ja nopeutetaan asioiden käsittelyä ja myöhempää tiedonhakua; helpottaa myös asioiden siirtämistä trelloon
    • Mallia voi katsoa tästä asialistasta (3/2018)
  • Ympäristöaiheinen Wikipedian muokkaustapahtuma 24.-25.2. Oulun pääkirjastossa
    • Esittelijä: Heikki
    • Tausta/tiedoksi: Ympäristöaiheinen Wikipedian muokkaustapahtuma
  • Interaktiivinen Tekniikka Koulutuksessa -konferenssi
    • ITK 11.-13.4.2018 workshop to-pe
    • IT-kouluttajat, TIVIA järjestävät
    • Wikloikka projekti Teemu Korhonen 12.4.
    • Koodiesterata Tarmo, Tero 12.4.
    • Budjetissa on varattu kuluihin 800 + 300 euroa.
  • k. Juniorihackathon
    • Toukokuun alussa
    • OKF:n projekti, Susanna Ånas on vetäjänä
    • Wikiloikka osallistuu

6. S-APG 2017 -avustuksen loppuraportti

  • Esittelijä:
  • Tausta: Loppuraportti saatiin valmiiksi viimeiseen päivämäärään mennessä.
  • Esitys: Esitetään vahvistettavaksi hallitukselle
  • Keskustelu: Winifred kiitti kun olimme ajoissa. Hyvä raportti kaiken kaikkiaan.
  • Päätös: Raporttia pitää korjata. Vahvistetaan seuraavassa kokouksessa. Ks. kohta 5 - viii.

7. Wikipedia Suomessa -näyttely

  • Esittelijä: Teemu
  • Tiedoksi: Teemu tapaa Outin keskiviikkona 7.2. Vapriikissa. Keskustellaan näyttelyn toteuttamisesta. Teemu pyytää hallitukselta ideoita näyttelyn sisällön suhteen ja terveisiä Tampereelle. Teemun ajatuksena myös järjestää pieni kysely yhteisölle Wikipedian puolella: “mitä aiheita haluaisit nähdä suomenkielistä Wikipediaa käsittelevässä näyttelyssä?” -tyylillä.
  • Keskustelu: graafikolle Wikimedia Foundationin graafiset ohjeet, tiukka formaatti vapaamuotoinen sisältö, säkit ja lojumispaikat, taitettavat pöydät joissa voi päivittää Wikipediaa .

8. Uuden koordinaattorin haku, toimenpiteet

  • Tia on sanoutunut irti, työsuhde voimassa 31.3. asti. Koordinaattorin toimenkuvaan ja palkkaukseen voi tehdä muutoksia. Avoin haku, jonka aikataulu ajoittuu helmi-maaliskuulle:
  • Keskustelu: Uuden työntekijän perehdytys niin että vanha ja uusi koordinaattori ovat hetken samaan aikaan. Toimenkuvaa voisi tarkentaa.
  • Tia selvittää lomapäivät Pialta. Mietitään yhdessä uuden koordinaattorin palkkaamista; luomme ja muokkaamme google docsin aiheesta. Vanha toimenkuva tiedoksi hallituslaisille.
  • Päätökset: 1. palautekeskustelu, 2. toimenkuva, 3. aikataulu, ilmoitukset, haastattelut, päätös, työ alkaa 26.3.
  • koordinaattorin palautekeskustelu noin helmikuun su 18.2. mennessä, Teemu vastaa
  • 28.2. WLM-tapaaminen; infoaminen sinne suuntaan. Susanna olisi hyvä WLM-hommaan.
  • Pohjoismainen yhteistyö WMSE:n ja WMNO:n kanssa; kuka koordinoi jatkossa?

9. Humanistisen ja teologisen tiedekunnan naistenpäivän wikitapahtuma

  • Pidetään naistenpäivänä 8.3. klo 14-17 Fabianinkatu 24
  • noin 20 hengen wiki-a-thon naistenpäivän kunniaksi. Tilaisuudessa olisi tarkoitus "opettaa" ja demota tutkijoille, miten he voisivat päivittää antiikin naisista tietoja Wikipediaan.
  • Vastaava kuin vuonna 8.3.2017
  • englanninkielinen tapahtuma
  • Heikki vetämään.
  • Tehdään projektisivu
  • onko avoin

10. Wiki Gap -tapahtuma Ruotsin lähetystössä Helsingissä

  • Esittelijä: Heikki
  • Tausta: Susanna, Kimmo, Heikki ja Teemu tapasivat Ruotsin suurlähetystössä 1.2.
  • Tapahtuma Tiedekulmassa 8.5. 10-16 (Ei vahvistettu)
  • Ruotsin ulkoministerin aloitteesta järjestetään 40:ssa eri lähetystössä. Pyrkimyksenä toteuttaa Ruotsin feminististä ulkopolitiikkaa. Pääasiassa järjestämispäivä on 8.3.
  • WMSE:n Saralta saatu ohjeet seuraavaan askeleeseen meidän kannalta: "The event needs to have a prepared Wiki-base with a set of listed articles with ideas for finding good sources and instructions for participants to work on and I think that will be the most important thing for you as the Wikimedia partner to organize. I guess you need to decide on the exact theme for Helsinki before developing a list. So I guess I for some reason used the word Wiki-base to describe components that prepared page on Wikipedia can have for the event, here's the Example from DC, but I don't think it's necessary to prepare this many articles, but depends on the size of the Helsinki event: https://en.wikipedia.org/wiki/Wikipedia:Meetup/DC/Women%27s_Empowerment_Edit-a-thon."
  • Women in Red -projekti; mietitään mitä naisia koskevia artikkeleita puuttuu
  • Kysytään Tovelta suomenruotsalaisia osallistujia; myös SLS.
  • Tia kysyy Saralta tarkempaa tietoa Wikibasesta (joku svenska wikin juttu).
  • Teema: naiset tieteessä, tekniikassa ja liiketoiminnassa.
  • 100 naista; eri edustajat lupasivat 10 naista kirjoitettavaksi. Voitaisiin kokeilla samaa taktiikkaa.
  • Facebook -tapahtuma; julkinen haaste jolla voi haastaa muitakin.
  • Esitys: Tiedottaminen aloitettava aikaisessa vaiheessa. Tekstiä tuotettaisiin etukäteen, ja tapahtumassa se toimitettaisiin Wikipediamuotoon.
  • Päätös: Tia osallistuu alkuvaiheessa (miettii viestintää, yhteys yhteistyötahoihin).

11. Wikimedia Nordic Meeting in 2018

  • Esittelijä:
  • Tausta:
  • Tiedoksi:jotain kansallismuseoprojektista; esittely museoyhteistyöstä
  • Wikiloikka (Tero)
  • ajankohta ei vielä selvillä

12. Hallituksen jäsenten työskentely

  • jokainen lukee tykönään, ei käsitellä kokouksessa; Trellossa tietoa
  • hallituksen jäsenellä oikeus edustaa yhdistystä joko nimellään ja tai käyttäjänimellään
  • Oikeus osallistua hallituksen ja yhdistyksen kokouksiin, palavereihin ja tapaamisiin
  • jos et pääse kokoukseen, ilmoita jos mahdollista hyvissä ajoin
  • kokouksia voivat olla varsinaiset kokoukset ja sähköpostikokoukset
  • kokouksia yleensä n. kerran kuussa kesäaikoja lukuunottamatta
  • kuka tahansa osallistuja voi tarkistaa esityslistan ja lisätä siihen ilmoituksia ja päätösesityksiä ennen kokousta, esityslistat pyritään jakamaan muutamaa päivää ennen kokousta pyritään pääasiassa osallistumaan livenä, mutta kokouksille varataan myös hangouts-kanava voidaan miettiä kevään kokoukset valmiiksi
  • Oikeus käyttää yhdistyksen toimitiloja Maria 01:ssa - varaa tila Heikin kautta
  • Hallituksen sisäinen viestintä
    • hallituksen omat viestintäkanavat ovat 1.1.2018 alkaen:
      • sähköposti - valitse vain yksi sp-osoite, jota käytät
      • Slack
      • Trello
  • Oikeus käyttää laitteita ja välineitä tilaisuuksissa
  • lasertulostin Heikillä kotona
  • Jabra ja projektori Marian laatikkohyllyssä
  • jäseneksi hyväksyminen
  • Matkat ja laskuttaminen
    • hallitus voi hyväksyä matkan
    • matkustusohjesääntö
    • laskuttaminen
  • Osallistuminen koulutukseen
  • Muistio hallituksen rooleista ja työnjaosta

13. Yhdistyksen viestintäkanavat:

14. Kevään ja vuoden toiminta

  • kevätkokous pidettävä sääntöjen mukaan tammi-toukokuussa
  • esitetään tilinpäätös, vuosikertomus ja toiminnantarkastajien/tilintarkastajien lausunto
  • päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.
  • Heikki voisi puhua aiheesta “Rihvelitaulu ja tabletti: Wikipedian mahdollisuudet Afrikassa”
  • Strategiasuunnitelma ja siirtyminen uuteen avustusjärjestelmään
  • Laajempi teema: Suomen Wikimedian ja Wikipedian tulevaisuus
    • uuteen avustusjärjestelmään siirtyminen edellyttää pitkäjännitteistä suunnittelua, joka ilmaistaan srategiasuunnitemassa, esim. mitä päämääriä ja tavoitteita yhdistys asettaa vuoteen 2030 mennessä ja miten se niihin pyrkii ja pääsee.
    • Pyydetään Winifredin näkemystä, tapaaminen W:n kanssa.
    • Heikki vastuuhenkilö.

15. Muut mahdolliset asiat

  • Käytännön järjestelyt organisoinnissa (vrt. OKFI), esim. trello.
  • Tausta: Yhdistys otti vuonna 2017 käyttöön Slackin hallituksen sisäisessä keskustelussa, ja korvasi sillä Facebookin, jossa tiedon etsiminen oli hankalaa. Työnteon jaksottamiseen ja seuraamiseen otettiin käyttöön vuoden 2018 alussa Trello.
  • Esitys: Teemu esittelee Trellon ja muut kanavat hallituksen jäsenille henkilökohtaisesti Hangoutissa. Sovi aika Teemun kanssa vaikka sähköpostitse. Esittely kestää noin puoli tuntia.
  • Hyväksytään.
  • Avataan Holviin Pro -tili nimellä Wikimedia Suomi ry
    • maksaa 8 euroa kuukaudessa, siihen kuuluu mm. luottokortti.
    • Heikki tilaa yhdistysrekisteriotteen.
    • Tero pyytää Kimmoa apuun Wikikirjastoon; onnistuuko?
    • asiasta keskustellaan.

16. Seuraava kokous

  • Esitys: ma 5.3. klo 18.00 Mariassa ja netissä
  • Päätös: Käy.

17. Kokouksen päättäminen

  • Kokous päätettiin 20:10.