Hallituksen kokous 2018-04-10

Kohteesta Wikimedia Suomi
(Ohjattu sivulta Hallituksen kokous/2018/05)
Siirry navigaatioon Siirry hakuun

Hallituksen kokous 5/2018
Wikimedia Suomi ry
Aika: tiistai 10.4.2018 klo. 18.00
Paikka: Maria 01, huone Nudist ja Hangout
Paikalla: Heikki; etänä: Kimmo, Minna (kohtaan 6), Tero (kohtaan 8), Hanna, Jaakko, Teemu.

Pöytäkirja

1. Kokouksen avaus
  • Klo 18.11.
2. Sihteerin valinta
  • Esitys: Teemu
  • Päätös: esityksen mukainen.
3. Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen
  • Pöytäkirja 4/2018
  • Keskustelua: jäi päättämättä asioita, jotka piti kokouksessa käsitellä. Käsiteltiin sähköpostitse. Kulukorvausohje, Heikin kulut.
  • Esitys: Hyväksytään
  • Päätös: Esityksen mukainen.
4. Esityslistan hyväksyminen
  • Täydennetään ilmoitusasioita Wiki Loves Monumentsilla.
  • Nordic Meeting (9. kohta) ilmoitusasioihin.
5. Ilmoitusasiat
  • Kirjeet:
  • Ei vastausta yhteistyöhankkeesta Keskustakirjasto Oodille
  • Toimenpiteet: Heikki soittaa tällä viikolla ja esittelee asiamme.
  • Ei vastausta alustuspyyntöön Maailma kylässä
  • Toimenpiteet: Heikki soittaa
  • Lehdistöakkreditiontiasia WMFI:n suositus valokuvaajille
  • Esitys: Teemu ja Heikki laativat Wikimedia Suomen suosittelukirjeen, jossa selitetään lyhyesti avoimista lisensseistä ja Wikimediasta. Katsotaan miten Teeveen kanssa sujuu ja tehdään syksyllä toimintamalli.
  • Päätös näin.
  • Talousasiat:
  • Holvin katseluoikeuden myöntäminen hallituksen jäsenille; Tero voisi myöntää
  • Toimenpiteet: Hallituksen jäsenet lähettävät Terolle sähköpostiosoitteen tilin luomista varten.
  • Holvin kategoriat ja niiden määrittely: tavoitteena että alkuvuodesta määritellään yksinkertaisesti, mitä kukin kategoria tarkoittaa. Näin voidaan selkeyttää taloudenhoitoa. Ks. budjetti.
  • Kulukorvausten hyväksyminen.
  • Heikki, Tero, Pia toimivat kulujen hyväksyjinä. Omia kulujaan ei voi hyväksyä (per kulukorvausohje).
  • Palkanmaksujärjestelmän rakentaminen alkanut
  • Winifrediin otettu yhteyttä edellisistä budjeteista jääneistä rahoista tässä Morganin vastaus
  • Teemu ja Kimmo vastaavat.
  • Wikiloikan omavastuurahat vielä tosin?
  • Tero: Siihen tulee vielä kuluja, ei ole käytetty kokonaan. CSC:ltä ei ole tullut rahoja Wikimedia Suomelle eikä siirretty WMSuomelta CSC:ltä. Pia on maksanut kulujen omavastuuosuuden ja CSC loput. Omavastuuosuus kokonaisuudessaan oli budjetissa 2500 e. Rahat pitää käyttää huhtikuun aikana. Rahankäyttökohteet pitää sopia CSC:n kanssa.
  • Kimmo: Tero, voitko selvittää pialta paljon on maksettu, ja onko CSC:llä vielä budjetissa varaa maksaa, jos omavastuu menee loppuun.
  • Toimenpiteet: Kimmo ja Tero selvittävät asian.
  • Wikiloikka-kokous: Jarruna perusmateriaalin puute,
  • Teemu ei nostakaan palkkaa Wikipedia-näyttelyn toteuttamisesta.
  • Tiedoksi: periaatteelliset syyt, taustamateriaalia toimittaneet vapaaehtoiset.
  • Pia jatkaa taloudenhoitajana toistaiseksi.
  • Hyväksytään Kimmon, Teemun ja Heikin kulukorvausvaatimukset matkoista Lohjalle ja Tampereelle.
  • Kimmo: Wikiloikan ITK-tiedotuskuluja (A5 monisteet+matkakulut) 37e
  • Kimmo: Matka Turku-Helsinki Wikigap-tapaamiseen 9.4.
  • Kimmo Matka Helsinki -> Lohja. Jyri Artjoki esitteli wikikirjaprojektiaan paikalliselle Ammattikorkeakoululle ja TE-keskukselle 12.80e
  • Jyri Artjoki: Lohja -> Helsinki, Jyri Artjoki ja Kimmo Virtanen tulivat Lohjalta Artjoen autolla. Artjoki heitti Kimmon Wikigap-tapaamiseen Bildningsalliansen kanssa. 15e
  • Kimmo: Tia Kangaspunnan läksiäistapaaminen Sandrossa brunssilla. 3*brunssi a 29.90e; yhteensä 89,70e. Paikalla olivat Kimmo, Tia ja Tero.
  • Tuleva kulu: WLM-postikorttien kolmelle valokuvaajalle postikortteja postitse kirjekuoressa.
  • Kimmo muutti talous@wikimedia.fi-osoitteen vastaanottajiksi Teemu, Heikki, Pia, Tero
  • Tausta: Haluttiin osoite, joka lähettää myös Pialle viestit. Sinne voisi lähettää kulukorvaukset, jotka arkistoituvat Slackiin.
  • Tilinpäätöspalaveri 4.4. paikalla meiltä Teemu, Kimmo, Heikki
  • valtuutetaan tilintarkastustoimeksianto
  • Hyväksytään vanhentuneiden Katso-tunnisteiden pääkäyttäjävaltuutusten poistaminen: Tommi Kovala ja Tarmo Toikkanen
  • Domain wikimedia.fi siirretty domainhotelli.fi:lle Ficoralta.
  • Tian työsuhteen päättyminen
  • Työtodistus
  • Palautekeskustelu
  • Tian työsuhteen päättyminen -muistilista
  • Päätöslounas, kulukorvaus 89.70e. (3 * brunssi a 29.90) ; Paikalla Kimmo, Tero ja Tia.
  • Tulevaa
  • ITK-messut 11.-13.4. osall: Tero
  • Uudet toimijuudet: kulttuurilaitosten digitaalinen yleisösuhde, 13.4. osall. Heikki, Minna
  • Eslok-klubi 16.4. Heikki esitelmöi Wikipediasta ja Wikimediasta
  • 22.4. Juniori hackathon: Wikimedia Suomella valokuvaosasto, paikalle menossa Teemu, Kimmo, Katri, Jaakko
  • Wikimedia Conference, Berliini, Tero, Heikki
  • Big Fat Bryssels Meeting 28.-29.4. osall. Susanna ja Heikki
  • Dimi kutsunut koolle, säätiö kustantaa.
  • 14.5. Uudenmaan museot Wikipediaan, Helsingin kaupunginmuseossa, alustukset Heikki ja Susanna
  • Wikipedia-työpaja, Sibelius-museo, Turku 16.5., Heikki. Turun kaupungin viestinnästä kiinnostusta (tausta: kesätyöntekijät muokkaavat Turku-aiheita), aiheena soittimet.
  • Wikimedia Hackathon, Barcelona 18.-20.5. osall: Ei kukaan menossa. Niklas osallistuu. Kimmo voisi kysyä, pääseekö vielä mukaan. Jos Kimmo pääsee, osallistuisi perään myös WikiCiteen.
  • Museoiden yö: Opastusta Wikipediaan Mediamuseo Rupriikissa 19.5. Jaakko, Teemu osallistuvat.
  • Wikimedia Suomi, kevätkokous 27.5. klo. 13.00 Rupriikki, Tampere
  • S-APG 2018 midpoint-reportin aloituspalaveri ma 4.6. klo 16-17:30 Heikki, Pia, Teemu, Kimmo (midpoint valmis 21.6. mennessä, lähetettävä 15.7.)
  • Wikimedia Northern Europe Meeting, Tukholma 17-19.8.
  • GLAM-wikiconference, Israel, 3.−5.11.2018, osall. Minna?
  • Minnan preppaus syksyllä WLM:stä ja muista GLAM-projekteista.
  • S-APG 2019 suunnittelu alkaa 9/2018
  • S-APG 2018 final report valmis joulukuussa
  • Wiki Loves Monuments
  • Esittelijä: Kimmo
  • Tiedoksi:
  • Ajapaik Android-ohjelma julkaistiin maaliskuussa
  • Wiki Loves Monuments -postikortit saatiin painettua (yhteensä 5000 kpl kortteja) WMFI taittoi kortit ja Museovirasto tilasi kortit. Kortit on tarkoitus jakaa meidän tapahtumasta.
  • Jälleenvalokuvaus on vahva teema kilpailussa
  • Juniori hackatonissa on jälleenvalokuvaus pilotti
  • Toukokuussa on WLM ja Wikiloikka jälleenvalokuvaus retki Suomenlinnaan
  • Museovirastolle pitäisi esittää suunnitelma Wiki Loves Monumentsin toteutuksesta
  • Toimenpiteet: Kimmon ja Susannan pitäisi tehdä.
  • Avustus harrastamisen ja liikkumisen lisäämiseksi Helsingissä. Ideahaun deadline 20.4.
  • Toimenpiteet: Kimmo, Tero auttaa ideoimisessa Slackissa.
  • Tiedotus
  • Huhtikuun uutiskirje lähetettiin
  • This Month In Glam laadittiin
  • Kokousten asialistat
  • Esittelijä: Teemu
  • Tiedoksi
  • Tapahtumat, projektit, ohjelmat yms. omiksi numeroiduiksi kohdikseen, jos asiat vaativat keskustelua tai päätöksiä. Jos asia on ilmoitusluontoinen, sen voi kirjata ilmoitusasioihin.
  • Jokaiselle kohdalle oma esittelijä
  • Jokaiseen kohtaan tausta/tiedoksi, esitys, keskustelu ja päätös
  • Helpotetaan ja nopeutetaan asioiden käsittelyä ja myöhempää tiedonhakua; helpottaa myös asioiden siirtämistä trelloon
  • Mallia voi katsoa tästä asialistasta (5/2018)
  • hallitus@wikimedia.fi-listan luonti
  • esitys: otetaan wikimediafi-hallitus@lists.wikimedia.org käyttöön (vanha hallituslista). Hyvä puoli: webbikäyttöliittymä, arkistoituu säätiön palvelimille.
  • toimenpiteet: lähetetään sähköpostia Niklakselle, Teemu ottaisi hallinnoitavaksi. Päivittää listan vastaanottajat. Testisähköposti. Teemu hoitaa.
  • päätös: esityksen mukaan
6. Wikipedia-näyttely
  • Esittelijä: Heikki
  • Tiedoksi:
  • Museoiden yö 19.5. Wikimedia Suomella päivystys näyttelyssä.
  • Näyttelyyn pitäisi viedä jaettavaksi WLM-postikortteja ja muuta materiaaleja.
  • Näyttely avoinna Rupriikissa Vapriikissa 27.5. asti. Rupriikki tekee näyttelyn kuvauksen ja ottaa vastaan tilaukset. Näyttelyä voidaan kierrättää kirjastoissa, sivukirjastoissa, museoissa, auloissa, tapahtumissa, messuissa. Pakkaus, kuljetus, yms kulut tilaajan vastuulla.
  • Lisensoitu CC BY SA 4.0 -lisenssillä, verkkoon Vapriikin näyttelyn jälkeen.
  • Keskustelu: Jaakko voisi viedä Tampereelle WLM-postikortteja, sovi Kimmon kanssa.
7. WMFI:n tietosuojalinja, luonnos
  • Esittelijä: Heikki
  • Tausta:
  • osa on käännöstä Ruotsin vastaavasta. Suurin ero Ruotsiin on se, että kun emme kerää lahjoituksia, emme kerää niistä tietojakaan. Paperi on vielä keskeneräinen, esimerkiksi Evästeet-osa on raakatekstiä. Myös puhdistusprotokolla tarvitsee enemmän selvitystä. Pyydetään kommentteja ja ehdotuksia
  • keskustelu: Hanna ehdottaa WMFI-lyhenteestä luopumisesta asiakirjassa. Kimmo esittää, että asiaa käytäisiin läpi live-tapaamisessa Mariassa, koska asiaa on hankala käydä läpi hallituksen kokouksen yhteydessä.
  • esitys: 2.5. keskiviikkona tapaaminen klo 18. Maria huone Nudist
  • päätös: esityksen mukainen.
8. #WikiGap 8.5.
  • Esittelijä: Teemu
  • Tiedoksi:
  • 23.4. 17-20 Wikigap tutorointitapaaminen Tiedekulmassa.
  • Treffattiin Bildningsalliansin kanssa, lupasivat tiedottaa omissa kanavissaan ja aktivoida verkostojaan. 9.4. tapaamisessa suurlähetystön ja Tiedekulman kanssa päätettiin madaltaa osallistumiskynnystä ja relaunchata mainostusta. Pitäisi saada aktivoitua omiakin verkostoja lisää.
  • keskustelu: kuukausikilpailun palkinto pitäisi muuttaa yhdistyksen toteuttamaksi.
9. Kevään ja vuoden toiminta
  • kevätkokous 27.5. klo. 13.00
  • esitetään tilinpäätös, vuosikertomus ja toiminnantarkastajien/tilintarkastajien lausunto
  • päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille
  • käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat, esitetään strategialuonnos
  • Heikki voisi puhua aiheesta “Rihvelitaulu ja tabletti: Wikipedian mahdollisuudet Afrikassa”, Lentokonefani Wikiresidenssistä
  • Hallituksen täydentäminen.
10. Strategia
  • Esittelijä: Teemu
  • Tiedoksi: Strategia-työn tähänastiset tulokset pitäisi puhtaaksikirjoittaa ja pitää vielä yksi työpaja ennen kevätkokousta, jotta siellä olisi jotain konkreettista käsiteltävää.
  • Toimenpiteet: Hanna ja Teemu miittaavat työstön tiimoilta 16.4.
11. Muut mahdolliset asiat
  • Käytännön järjestelyt organisoinnissa (vrt. OKFI), esim. trello.
  • Kaikki hallituksen jäsenet eivät ole vielä pyytäneet Teemulta trello-esittelyä. Sovi aika sähköpostitse.
  • Yhdistyksen logon päivittäminen yksiväriseksi.
12. Seuraava kokous ja loppuvuoden kokoukset
  • Esitys: ma 7.5. 18.00, ma 4.6. 18.00, ma 6.8. 18.00, ma 3.9. 18.00, ma 1.10. 18.00, ma 5.11. klo 18, joulukuussa syyskokous
  • Päätös: Hyväksytään ja Teemu merkitsee Google-kalenteriin.
13. Kokouksen päättäminen
  • Pj päätti kokouksen 20.21.