Hallituksen kokous 2018-05-07

Hallituksen kokous 6/2018
Wikimedia Suomi ry
Aika: maanantai 7.5.2018 klo. 18.00
Paikka: Maria 01, huone Nudist ja Hangout
Paikalla: Heikki Kastemaa, Jaakko, Minna, Hanna, Kimmo, Tero (etänä) ja Susanna.

Pöytäkirja

1. Kokouksen avaus

• 18.06

2. Sihteerin valinta

• Esitys: Kimmo Virtanen
• Päätös: Kimmo Valittu

3.Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen

• Pöytäkirja 5/2018
• Keskustelua: Heikki kävi suullisesti läpi edellisen kokouksen pöytäkirjan
• Esitys: Hyväksytään
• Päätös: Esityksen mukaisesti

4. Esityslistan hyväksyminen

• Esitys: Hyväksytään
• Päätös: Esityksen mukaisesti

5. Ilmoitusasiat

• Kirjeet:

• Vastaus yhteistyöhankkeesta Keskustakirjasto Oodille? Ei vastausta

• Ei oltu soitettu
• Toukokuun aikana soitetaan

• Vastaus alustuspyyntöön Maailma kylässä? Ei vastausta.

• Heikki: Ei ollut tullut vastausta sähköpostiin. Ei oltu soitettu perään.
• Päätös: Ei osallistuta

• Svenska studieförbundetin yhteistyöehdotus

• Keskustelu: mennäänkö yhdistyksenä vai ohjataanko kouluttajalistalle?
• Päätös: Kimmo tai Teemu on yhteydessä ja sopii jatkotoimenpiteistä.

• Allekirjoitettu WMFIn suosittelukirje lehdistöakkreditointiin myönnetty Tuomas Vitikaiselle 25.4.2018

• Teron kommentti: lehdistökortin sijaan dokumentointilupa
• Tuomas on pilottihenkilö jolle tehdään tämänkaltainen lupa tai suositus
• Päätös: Suositellaan commonsin tietoboksiin lähdemallinetta.
• Kimmo tai Teemu on yhteydessä Tuomakseen ja neuvoo miten malline tehdään.

• Hallitus allekirjoittanut asiakirjan The Copyright Manifesto 25.4.2018, vahvistetaan sähköpostikierroksen päätös

• Hakemukset

• Helsingin kaupungin haku: Grant for promoting physical activity and hobbies

• Hakemus jätetty 20.4. ja ideahaun tulokset tulee toukokuussa: https://docs.google.com/document/d/1dkdSYhoZ7Lnbro0ggyoD2jfOiz8Cb5xIRaG7Kl2_B30/edit

• Jätetty esitys GLAMWiki Conference 2018:een jälleenvalokuvauksesta

• https://meta.wikimedia.org/wiki/GLAMTLV2018/Submissions/rephotography_-_adding_a_new_dimension_to_photographs

• Alustavana ajatuksena on, että Vahur olisi esittelijänä mikäli ehdotus menee läpi.

• Talousasiat

• Winifrediin otettu yhteyttä edellisistä budjeteista jääneistä rahoista

• Päätös: Teemu kuittaa luvut.

• Katsomisoikeudet Holvin Wikimedia Suomi -tilille on Hannalla, Teemulle ja Kimmolle. Loput saavat oikeudet kun ovat yhteydessä Teroon.
• Kvartaalikokous 1/2018 lykkääntyy, tilitoimisto EMU ei vielä valmis
• Heikki allekirjoittanut pankkiyhteysvaltuutukset Oma SP:n kanssa 3.5.
• Sähköpostiosoite talous@wikimedia.fi -otettu taas käyttöön. Vastaanottajina Heikki, Teemu, Kimmo ja Pia. (samat kuin info@wikimedia.fi:ssä + Pia)

• Päätös Hanna lisätään talous@wikimedia.fi:n

• Kulukorvauksia:

• Wikiloikka-projektin tuntityöpalkkiot 1.1.2018-30.4.2018. Kulujen ensimmäinen luku on Wikimedia Suomen omavastuuosuus ja jonka sai maksaa WMF:n hyväksynnällä SAPG 2017 rahoista. Jälkimmäinen luku on Wikiloikka-projektin budjetista tuleva summa. Kimmo Virtasen Wikiloikka-projektin 1035€ ei ole vielä varmistunut tai maksettu, koska tunnit on ilmoitettu edellisellä viikolla.
• Kimmo Virtanen 1080€ + 1035€
• Tero Toivanen 674,50€ + 1350€
• Heikki, kulukorvaukset HSL lähiseutu 2 liput 7 kpl a. 4.20, Tegel-Tempelhoff, Berliini 2,80 ja Bryssel lentokenttämatkat 2x9.00 yht. 50,20€
• Tero, kulukorvaukset Wikimedia Conference 2018 Taksikuitti Berlin Tegel Airport - Mercure Hotel Berlin Tempelhof Airport 40,00 €, Wikimedia Conference 2018 karkit tarjoiltavaksi konferenssissa 15,90 € yht. 55,90 €
• Päätös: Hyväksytään

• Ei osallistuttu Wiki Loves Earth -kilpailuun, koska se olisi mennyt päällekkäin punaisten linkkien naisten ja Wikigap:n valmisteluiden kanssa.

• Tulevaa

• 14.5. Uudenmaan museot Wikipediaan, Helsingin kaupunginmuseossa, alustukset Heikki ja Susanna
• 15.5.-5.6. 1Lib1Ref tulee taas, mahdollisuus aktivoida kirjastolaisia.

• Päätös: Jaakko sanoi voivansa edistävänsä tätä. Kimmo antaa Helsingin kaupunginkirjaston open source tyypin yhteystiedot.
• Selvitettävä mitä ovat hashtag-tool ja citation-tool

• Wikipedia-työpaja, Sibelius-museo, Turku ke 16.5., Heikki. Turun kaupungin viestinnästä kiinnostusta (tausta: kesätyöntekijät muokkaavat Turku-aiheita), aiheena soittimet.

• Heikki on menossa
• Tarvitaan avustajia. Kysytään Makelea, Urjanhaita ja Kotivaloa.
• Mahdollisia osallistuja: Susanna, Jaakko

• Wikimedia Hackathon, Barcelona 18.-20.5. osall: Ei kukaan menossa. Niklas osallistuu. Kimmo voisi kysyä, pääseekö vielä mukaan. Jos Kimmo pääsee, osallistuisi perään myös WikiCiteen.

• Päätös: valtuutetaan Kimmo ja Tero osallistumaan

• Museoiden yö: Opastusta Wikipediaan Mediamuseo Rupriikissa 19.5. Suunnitellut osallistujat: Jaakko, Teemu ja Hanna (ehkä) osallistuvat.
• Wikimania-stipendin haku loppuu 21.5., päätös 22.5.

• Maininta hausta ajankohtaista sivulle
• Heikki ei saanut WMF:n matkastipendiä

• Mikäli rahaa on, niin Heikki voisi olla menossa Wikimaniaan

• Wikimedia Suomi, kevätkokous 27.5. klo. 13.00 Rupriikki, Tampere
• S-APG 2018 midpoint-reportin aloituspalaveri ma 4.6. klo 16-17:30 Heikki, Pia, Teemu, Kimmo (midpoint valmis 21.6. mennessä, lähetettävä 15.7.)
• Wikimedia Northern Europe Meeting, Tukholma 17-19.8. Osallistujat:

• Päätös: tavoite 10 henkilöä tukholmaan(?)
• Rahoitus: WMSE:llä on budjetti matkustukseen, mutta ei tiedetä paljonko.
• Ei tiedetä kuin suuri tilaisuus on
• Halutaan suomenruotsalaisia mukaan
• Ollaan yhteydessä Svenska studieförbundetiin

• GLAM-wikiconference, Israel, 3.−5.11.2018, osall. Minna

• Minnan preppaus syksyllä WLM:stä ja muista GLAM-projekteista.

• S-APG 2019 suunnittelu alkaa 9/2018
• S-APG 2018 final report valmis joulukuussa

• wikimediafi-hallitus@lists.wikimedia.org-lista luotu

• Ohjeet: To post to this list, send your message to: wikimediafi-hallitus@lists.wikimedia.org. General information about the mailing list is at https://lists.wikimedia.org/mailman/listinfo/wikimediafi-hallitus
• Arkistoista löytyy vanhat hallituksen väliset keskustelut
• Teemu hallinnoi listaa

• Punaisten linkkien naiset

• Tiedoksi: 958 luotua artikkelia. Kilpailu menestys myös tiedotuksellisesti. Kimmon blogipostaus tuloksista ja Huhtikuun puolivälin Kupla-postaus saivat paljon reaktioita ja klikkauksia somessa.
• Ehdotettu jatkona alkuperäiskansat aiheista viikkokilpailua viikolla 32. Samalla viikolla 9. elokuuta on YK:n alkuperäiskansojen päivä.
• Yhteisöstä tullut ehdotus kilpailun toteuttamisesta uudelleen 2019.

• Wikigap 8.5. Tiedekulmassa

• Paikalle menossa: Kimmo, Teemu, Heikki, Jaakko, Stryn, Katri, Paju, Lax, Minna
• Ilmoittautuneita Lyytissä 18
• Ilmoittautuneita FB:ssä 20
• Tapahtuma oli Helsingin sanomien NYT-liitteen tapahtuu-osiossa, Iltaslehden jutun kohtalosta ei ole tietoa.
• mikäli porukkaa on enemmän kuin odotettu, niin voidaan käyttää 200€

• Wikimedia konferenssi, Berliini raportti Heikki ja Tero ajanpuutteen vuoksi lykättiin

• Big Fat Brussels meeting Susanna ja Heikki ajanpuutteen vuoksi lykättiin

6. Virallinen Wikiloikka-projekti päättyi huhtikuussa

• Projektissa mukana: Tivia, CSC ja IT-kouluttajat
• Raportointi tehtävä toukokuussa
• Epämuodollisempi projekti jatkuu WMFI:n vetämänä vuoden 2018 loppuun
• Mukana opettajia, WMFI ja Kansallismuseo
• Viestintäkanavana wikiloikka.slack.com ja perusopetuksen wikiloikka FB-kanava
• Seuraava Wikiloikkaan liittyvä asia on koululaisten jälleenvalokuvausretki Suomenlinnaan.
• Tämä on samalla SAPG 2018:ssa oleva Wikiloikan Wiki Loves Monumentsiin liittyvä projekti.
• Jyri Artjoen wikikirjaprojekti on etenee ja on näillä näkymin kesän/syksyn ohjelmassa
• Tapaaminen jolloin suunnitellaan Wikiloikan jatkoa
• Ohitettiin kysymys. Ei sovittu tapaamisesta

7. Taloustilanne

• SAPG 2018:sta on Holvin mukaan käytetty noin 15000€ Summa jakaantuu seuraavasti.

• Wikiteknikon palkka 8 243 €
• Koordinaattorin palkka 4 371 €
• Muut kulut 2 386 €
• Summasta puuttuu mm. matkakuluja ja tapahtumakuluja; Heikin Wikimedia conf todennäköisesti, Jaakon Juniorihackaton esim.

• SAPG 2017

• Lisäksi on 4 000-5 000 € edestä kuluja on maksettu SAPG 2017:sta. Suurin yksittäisenä kuluna ovat olleet Wikiloikan omavastuun 1 920€ ja kirjanpitokulut. Näitä on maksettu nykyisen Holvi-tilin lisäksi myös Holvi 2014 -tililtä.

8. Wiki Loves Monuments

• Esittelijä: Kimmo Virtanen
• Taustaa:

• Seuraava tapaaminen museoviraston kanssa 30.5.2018
• Projektisuunnitelma
• Esitys: Susanna Ånäs tarjoaa työpanosta Wiki Loves Monumentsin toteuttamiseksi seuraavasti. Taulukossa on esitetty myös Ajapaikin kehitystyön kulut, jotka ovat riippumattomia Susannan panoksesta.

• Wiki Loves Monuments -budjetti
• Projektisuunnitelman mukaisesti edetään tärkeysjärjestyksessä ja tehtäviä priorisoidaan Susannan ja Kimmon kesken ja yhteistyönä
• Osa Ajapaikin vaatimasta ohjelmistokehitystyöstä ulkoistetaan niille; lähimpien kuvien lataaminen Finnasta, kuvien tallennus commonsiin ja Wikimedia kirjautuminen ulkoistetaan Ajapaikille. Ajapaik/WMEE voi hakea tähän rapid granttia myös (deadline 11.5.2018), mutta joka tapauksessa on hyvä olla liikkumavaraa tämän suhteen.
• Päätös: Hyväksytään esityksen mukaisesti
• Teemu on yhteydessä WMF:ään koordinaattorin tehtävään varatun rahan käytön muutoksesta.

9. Tilinpäätös

• valtuutetaan tilintarkastustoimeksianto
• allekirjoitetaan tilinpäätös

10. WMFI

n tietosuojalinja, luonnos

• Esittelijä: Heikki
• Tausta: EUN tietosuoja-asetus voimassa 25.5.2018 alkaen.
• keskustelu: Kokouksessa keskusteltiin dokumentin sisällöstä ja copyeditointiin tekstiä.
• Esitys: hallitus esittää hyväksyttäväksi kevätkokoukselle 27.5. 2018 sitä ennen esitys annetaan tiedoksi myös Wikipedian Kahvihuoneeseen, jossa myös yhteisö voi keskustella ja ehdottaa muutoksia ja lisäyksiä.
• päätös:
• hyväksytään esityksen mukaisesti
• Heikki kopioi tekstin suomenkieliseen Wikipediaan projektisivuksi ja pistää kutsun kommentoimaan ja muokkaamaan tekstiä Wikipedian kahvihuoneeseen.

11. Kevään ja vuoden toiminta

• Kevätkokous su 27.5.2018 klo. 13.00 Tampereen Vapriikki-museossa
• esityslista asioita

• esitetään hallituksen allekirjoittama tilinpäätös, vuosikertomus ja toiminnantarkastajien/tilintarkastajien lausunto
• päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille
• esitellään yhdistyksen strategialuonnos keskusteltavaksi ja hyväsyttäväksyttäväksi syyskokouksessa
• esitetään hyväksyttäväksi Tietosuojakäytäntö Wikimedia Suomi
• Hallituksen täydentäminen

• Minna kysyy Annia

• Heikki puhuu aiheesta “Rihvelitaulu ja tabletti: Wikipedian mahdollisuudet Afrikassa”, Lentokonefani esittelee Wikiresidenssiään.
• Toimenpiteet: Tilan varaus, asiakirjojen valmistelu, tarjoilu
• Päätös
• Heikki varaa tilan
• Toimintakertomuksen valmistelu
• Päätös: Heikki ja Teemu valmistelevat
• Tarjoilu: Kahvia ja pullaa, 100€
• Matkakustannukset korvataan

12. Strategia

• Tiedoksi: Strategia-työn tähänastiset tulokset pitäisi puhtaaksikirjoittaa ennen kevätkokousta.
• Päätökset:
• Kaarel kutsutaan alkusyksystä Suomeen esittelemään säätiön strategian valmistelua
• Teemu ja Hanna jatkaa strategian puhtaaksikirjoittamiseksi

13.Seuraava kokous ja loppuvuoden kokoukset

• ma 21.5.2018 18.00 Mariassa ja netissä käydään läpi kevätkokouksen asiat sekä tässä kokouksessa olevat matkaraportit
• Seuraavat kokoukset kokouksessa 5/2018 päätetyn mukaisesti: ma 4.6. 18.00, ma 6.8. 18.00, ma 3.9. 18.00, ma 1.10. 18.00, ma 5.11. klo 18, joulukuussa syyskokous.

14. Kokouksen päättäminen

• 20.50