Hallituksen kokous 2018-05-25

Hallituksen kokous 7/2018
Wikimedia Suomi ry
Aika: perjantai 25.5.2018 klo. 00.00–23.59
Paikka: sähköpostikokous
Paikalla: Teemu (sihteeri), Tero (kokouksen puheenjohtaja), Hanna, Jaakko.
Poissa: Heikki, Minna.

Kokoukseen vastataan sähköpostilla siten, että viestissä vastataan selkeästi kohta kohdalta kannattaako, vastustaako vai kommentoiko vastaaja kyseistä kohtaa. Vastauksia ja viestejä voi jättää useita ja viestiketjussa voidaan käydä keskustelua.

Kokouksen päätyttyä sihteeri summaa vastaukset kokouspöytäkirjaan, kopioi käydyn sähköpostikeskustelun liitteeksi sekä varmistaa erikseen vastaajilta onko hän tulkinnut vastaukset oikein.

Pöytäkirja

1. Kokouksen avaus

• Kokous avattiin 25.5.2018 klo. 00.00.

2. Päätösvaltaisuus

• Kokous on kutsuttu koolle 24.5.2018.
• Minnaan ja Jaakkoon oltiin erikseen yhteydessä. Loput olivat mukana “Wikimania Kapkaupunki matkahakemuksen hyväksyntä, pikaista päätöstä tarvitaan” -sähköpostiketjussa, jossa keskusteltiin kokouksesta.

3. Puheenjohtaja ja sihteeri

• Kokouksen puheenjohtajana Tero Toivanen
• Sihteerinä Teemu Perhiö

4. Esityslistan hyväksyminen

• Esitys: Hyväksytään
• Päätös: Esityksen mukainen.

5. Wikimania 2018 @ Kapkaupunki, Etelä-Afrikka 18–22. heinäkuuta

• Wikimedia Suomella on Wikimaniaan 1 matkastipendi 1 500 €, johon hakemuksia tuli 0 kappaletta.

• Keskustelu hakemuksista käytiin hallituksen #hallitus18-kanavalla Slackissä.
• Esitys: hallitus voi myöntää 1 500 €:n suuruisen matkastipendin valitsemalleen henkilölle.

• Keskustelua: Koska hakemuksen deadline meni, Jaakko ehdottaa kutsumenettelyä ja Lentokonefanilta kysymistä. Terolle ja Hannalle sopii, jos sopiva henkilö löydetään.

• Päätös: Esityksen mukainen

• Wikimedia Suomella on varattuna rahat yhden hallituksen jäsenen matkaan Wikimaniaan

• Esitys: Hallituksen edustajaksi Wikimaniaan valitaan Heikki Kastemaa.
• Arvio matkakustannuksista

• Yhteyskuljetukset 30€
• Lennot ja hotelli 1272€
• Wikimanian Early bird osallistumismaksu 275€ ( 4.6. jälkeen 350€)

• Jotta matka saadaan dokumentoitua Holviin, yhdistys lainaa ennalta Heikki Kastemaalle 1600€ matkakustannuksia varten. Matkakustannusten toteuduttua Heikki hakee hyväksynnän niihin kulukorvauslinkillä. Kun hän saa kulukorvauksena rahat kuluista tililleen hän lyhentää sillä velkaa. Mikäli tositteet = kulukorvaukset eivät kata 1600 euron edestä kuluja, on Heikki sitoutunut maksamaan jäljelle jäävän summan 30. heinäkuuta mennessä. Taloudenhoitaja lähettää Heikille 1) maksettujen kulukorvausten suuruisen laskun, kun ensimmäiset kulut selvillä, sekä 2) toisen laskun matkan jälkeen, kun kaikki kulut ovat selvillä.
• Keskustelu: Hanna huomauttaa, että lento- ja majoituskulut olisi voinut eritellä, koska ne eivät ole riippuvaisia toisistaan ja niiden maksun saaja lienee eri taho.
• Päätös: Esityksen mukainen

6. Susannan toimenkuvan nimikkeen muutos.

• Esitys: Muutetaan Susannan nimike WLM projektityöntekijästä koodinaattoriksi, jotta asiat saadaan etenemään nopeammin WMF:n kanssa. Susanna on suostunut tähän.
• Päätös: Esityksen mukainen.

7. Ilmoitusasiana kevätkokouksesta

• Heikki varasi tilan Vapriikista klo. 13.-18.00 ja välikahvit/teet 20 hengelle. Tilan vuokra 49,60€/tunti ja tilattu kahvi/tee ja pulla 20 hengelle, noin 7,50€/kpl
• Hallitus esittää hallituksen uudeksi jäseneksi intendentti Anni Saistoa, joka toimii Porin taidemuseossa. Anni on wikiaktivisti, joka on julkaissut muun muassa artikkelin "Näin luetteloit taideteoksen Wikidataan & julkaiset kuvan Wikimedia Commonsissa" (2016)
• Todetaan.

8. Seuraava kokous ja loppuvuoden kokoukset

• ma 4.6.2018 18.00 Mariassa ja netissä käydään läpi kevätkokouksen asiat sekä tässä kokouksessa olevat matkaraportit
• Seuraavat kokoukset kokouksessa 5/2018 päätetyn mukaisesti: ma 4.6. 18.00, ma 6.8. 18.00, ma 3.9. 18.00, ma 1.10. 18.00, ma 5.11. klo 18, joulukuussa syyskokous.

9. Kokouksen päättäminen

• Kokous päättyi 23.59

Liiteet

Vastaukset

Vastaus, Hanna Mäki, 25.5.2018 klo 18.27

1) Todettu
2) Totean kokouksen kokoonkutsutuksi ja osallistun siihen hallituksen jäsenenä.
3) Ei huomauttamista
4) Kannatan esityslistan hyväksymistä esitetyssä muodossa
5a) Stipendi 1500 eur voidaan toki myöntää, mutta käsittääkseni vasta kun siihen on tullut hakemuksia.
5b) Kannatan, että Heikki Kastemaa valitaan yhdistyksen edustajaksi Wikimaniaan 2018 ja että Kastemaalle maksetaan esityslistan mukaan ennakkkona tulevasta matkasta aiheutuvien kulujen korvauksena 1600 euroa (esityksessä lukee "lainaa ennalta": onko muita lainaustapoja kuin ennalta?) Huomautuksena lisään, että lento- ja majoituskulut olisi voinut eritellä, koska ne eivät ole käsittääkseni riippuvaisia toisistaan ja niiden maksun saaja lienee eri taho. Ehö olisi ollut myös valaisevaa kertoa, sisältyyko esityksessä mainittuihin majoitus- ja Wikimanian osallistumismaksuun esimerkiksi ruokailuja. Kannatan myös esityksen osaa, jossa on selvitetty toimet, joilla kustannukset saadaan kirjattua Holviin. Suurin kustannuserä on lentomatkat, joista selvitys lienee mahdollista toimittaa Holviin jo ennen matkaa.
6) Kannatan.
7a) Ilmoitusasiat koskien kevätkokouksen 2018 käytännön järjestelyjä todettu.
7b) Ilmoitusasia koskien Anni Saiston esittämistä hallituksen jäseneksi todettu.
8a) Ilmoitusasia seuraavasta kokouksesta ja siinä käsiteltävistä asioita todettu.
8b) Ilmoitus loppuvuodeksi suunnitelluista kokouksista todettu.
9) Kokouksen päättäminen: olen osallistunut kokoukseen sen avoinnaoloaikana.

Vastaus Tero Toivanen 19.23

1. OK
2. a. OK
2. b. OK
3. a. OK
3. b. OK
4. a. OK
4. b. Kannatan
5. a. i. OK
5. a. ii. OK, jos henkilö löydetään (voisiko henkilö olla Heikki, jolloin rahoituksen suhteen ei olisi ongelmia?)
5. a. iii. Hyväksyn, jos henkilö löydetään
5. b. i. OK
5. b. ii. Kannatan
6. a. OK
6. b. Kannatan
7. a. OK
7. b. Kannatan
8. a. OK
8. b. OK
9. OK

Vastaus Jaakko Pirinen

1. ok
2. ok
3. ok
4. esityslista kelpaa
5. a) jos meillä kerran on budjetoitu varoja kahden henkilön lähettämiseen, pyrkisin tällä stipendillä lähettämään jonkun muun kuin Heikin, jos hänet saadaan b-kohdan mukaisesti matkaan (tämä siis kommenttina Teron ehdotukseen edellä). Tietysti se toinen lähetettävä henkilö olisi löydettävä. Kun hakuaika umpeutui ilman hakemuksia, meillä lienee valtuudet vaihtaa taktiikkaa ja valita stipendiaatti myös "kutsumenettelyllä". Onko Slackissä mainitulta Lentokonefanilta kysytty kiinnostusta?
b) esitys on mielestäni kohtuullinen, kannatan
6. kannatan
7. ok
8. ok