Hallituksen kokous/2013/07

Pöytäkirja

Paikka: Google Hangout
Aika: torstai 31.10. kello 20:10

Läsnä:

• Tommi Kovala (Google Hangout)
• Kimmo Virtanen (Google Hangout)
• Joonas Suominen (Google Hangout)
• Susanna Ånäs (Google Hangout)

1. Kokouksen aloitus

Yhdistyksen puheenjohtaja avasi kokouksen klo 20.10.

2. Kokouksen järjestäytyminen

Puheenjohtajaksi valittiin Tommi Kovala ja sihteeriksi Susanna Ånäs

3. Laillisuus ja päätösvaltaisuus

Kokouskutsu on lähetetty hallitukselle sähköpostilla 29.10. Hallitus todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi

4. Esityslistan mukaiset aiheet

1. Vuoden 2013 budjetin jyvittäminen / Todellinen käytettävissä oleva raha

   Huomattiin, että opetushankkeille tarvitaan oma osuus budjetissa. ITK-hanke sisällytetään vuoden 2014 budjettiin, mutta sille pyritään varmistamaan rahoitus tarvittaessa vuoden 2013 budjetista.

2. Lisärahoitus joulukuulle
   1. https://docs.google.com/spreadsheet/ccc?key=0AhuJSZymOK8-dHI0N0hzNzJvdzIwbVd5WTRFRFRVTkE&usp=drive_web#gid=3
   2. Siivottuna ylimääräisestä ja muuttuneesta tiedosta https://docs.google.com/spreadsheet/ccc?key=0AhuJSZymOK8-dGd4WjI1OG53SnFxN2sybno1d1NIQ2c&usp=drive_web#gid=2

   Siirretään käsiteltäväksi seuraavassa kokouksessa

3. Ehdotus 2013 budjetista maksettavista palkkioista: https://docs.google.com/document/d/1aJ0AM75f7mRpFhCwzgylA_KD_3fb9sjiTPJn3Tmdg_s/edit#

   Hyväksytään ehdotuksen mukaisesti ja ollaan yhteydessä verottajaan palkan tai työkorvauksen muodosta.

4. Lisärahoitusta varten GAC-hakemus. Hakemuksen ensisijainen tarkoitus on tuottaa erillinen projekti, jonka avulla tulemme kelvollisiksi FDC-rahoitusta varten, mikäli haluaisimme sitä hakea. Hakemuksen perusteluosuus on kesken.

   https://docs.google.com/document/d/1JR3EA1LdvY1-M_LgEXTfGkbdI3t3SVRMJhRmWxAtkTQ/edit

   Konsultoimme Asaf Bartovia GAC-hakemusten osalta.

5. Y-tunnuksen hakeminen

   Tommi ja Susanna allekirjoittavat 1.11. Susanna tai Tommi toimittaa PRH:hon.

6. Holvi-palvelu: Avoin budjetti, kirjanpito, pankkitili... Olisiko kiinnostusta?
   • https://holvi.com/fi/more-than-banking/
   • Tilitoimisto, joka osaisi toimia sen kanssa esim. http://www.tilitoimistoemu.fi/
   • Tilitoimiston työkalut vai vielä jotain erillistä palkanlaskentaan tarvittaessa?

   Tommi keskustelee OKF FI:n kokemuksista Holvi-palvelusta ja hyvästä tilitoimistosta. Pyritään valitsemaan ensin tilitoimisto.

7. Seuraavaan kokoukseen siirrettävät asiat:
   • Talousarvio vuodelle 2014. Sisältää Wikimaps-projektin ja Nordisk Kulturfondilta haetun rahoituksen
   • GAC-hakemus vuodelle 2014 https://docs.google.com/spreadsheet/ccc?key=0AlZrTu8n5879dE9BcHd6bG5pdWVjckRzUTRjTnNKOHc&usp=drive_web#gid=0
   • Miten valmistautua syyskokoukseen?
   • GAC-lisärahoitus joulukuulle ja siitä johtuvat budjettimuutokset

   Kohta 4.7. siirretään seuraavan kokouksen käsiteltäväksi.

8. Uusien jäsenten hyväksyminen

   Hyväksytään [xx] jäsenhakemus.

Kokouksen päättäminen

Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 22.02.

---