Hallituksen kokous/2014/05

Aika: 8.10.2014 klo 20.00

Paikka: Livenä Café Strindberg ja Hangout https://plus.google.com/hangouts/_/calendar/NjQ4NGh2aDVhM2h2OXN1b3VkdmczZG8xc3NAZ3JvdXAuY2FsZW5kYXIuZ29vZ2xlLmNvbQ.n7ol2fm3aags5i5i3s9gamdslo

Paikalla: Livenä: Tommi Kovala, Jyrki Lehtinen (Poistui klo 21:24)

Etänä: Johanna Janhonen, Henrik Saari, Kimmo Virtanen

Hallituksen ulkopuolelta: Susanna Ånäs

Poissa: Sanna Hirvonen, Jessica Parland-von Essen, Iivari Koutonen, Tarmo Toikkanen

Asialista

1. Kokouksen järjestäytyminen

Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 20.00. Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Tommi Kovala toimi puheenjohtajana, Susanna Ånäs sihteerinä.

2. Toimintasuunnitelma ja talousarvio hallituksen hyväksymiksi luonnoksiksi

Taustaa: Wikimedia Suomi ry hakee yhdistyksille suunnattua toiminta-avustuksia toimitilan vuokrakuluja kattamaan. Helsingin kaupunki toivoo yhdistyksiltä toimintasuunnitelmaa ja talousarviota toiminta-avustushakemuksen liitteeksi. Wikimedia Suomi ry:n dokumentit tulevat hyväksytyksi vasta syyskokouksessa.

Toimintasuunnitelmaluonnos: https://docs.google.com/document/d/1dy_Hpcm8AiiAfnhxhL8yQKluOTYXu5j1ecKikuk-Nxw/edit#

Talousarvioluonnos: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1JA3TsNNLjZG0OphjTNjTcvB5QZHTgH4xXRWa8-IAqTo/edit#gid=0

Esitys: Hyväksytään toimintasuunnitelma ja talousarvio hallituksen hyväksymiksi luonnoksiksi, joilla avustuksia voi hakea.

Keskustelu: Livenä pidettäviin kokouksiin varattava enemmän rahaa.

Päätös: Hyväksytään toimintasuunnitelma ja talousarvio jatkotyöstöä varten.

3. Hakemukset syyskokoukseen mennessä

Taustaa: Wikimedia Suomi hakee rahoitusta seuraavilta tahoilta:

• Wikimaps Nordic -projekti on hakenut Pohjoismaiselta kulttuurirahastolta 39 268,33 €.
• Helsingin kaupungin toiminta-avustukset taide- ja kulttuuriyhteisöille, jättöpäivä 15.10. Wikimedia Suomi ry hakee toimitilan vuokraan 6 000,00 €.
• Vuonna 2015 Wikimedia Foundationilta haetaan rahoitusta kahdessa erässä. Ensimmäiselle puolivuotiselle haetaan projektiapurahaa (PEG, Program and Events Grant). Toiselta vuosipuoliskolta eteenpäin haetaan säännöllistä toimintatukea (APG, Annual Plan Grant) Budjetin mukaan
• Suomen Kulttuurirahastolla on jättöaika 31.10.
• Svenska Kulturfondenin ruotsinkielisen kulttuurin tuki haetaan 30.11. mennessä.

Esitys: Annetaan projektipäällikölle valtuudet hakea esitysten mukaisia avustuksia.

Keskustelu: Toivotaan keskustelua toiminnanjohtajan palkan suuruudesta. Livepalavereihin toivotaan lisää rahaa. Ehdotettiin mikrofonain hankintaa etäkokousten sujuvoittamiseksi. Huomautettiin, että kyse on joka tapauksessa luonnoksesta, jonka vasta yhdistyksen syyskokous hyväksyy.

Päätös: Esityksen mukaan.

4. Letter of Intent Wikimedia Foundation

Taustaa: APG-rahoituksen ensimmäinen vaihe on aiekirjeen jättäminen WIkimedia-säätiöön. Aiekirjeen jättöpäivä on 1.11.

Esitys: Annetaan projektipäällikölle valtuutus jättää aiekirje Wikimedia-säätiölle.

Keskustelu: Päätös sillä ehdolla, että projektipäällikkö tiedottaa hallitusta sen sisällöstä ennen kuin kirje lähetetään.

Päätös: Esityksen mukaan. Kirje hallitukselle jakoon ennen lähettämistä.

5. Korvaus käyttöliittymäsuunnittelusta Susanna Ånäsille

Taustaa: Susanna Ånäs on tehnyt ja tulee jatkamaan käyttöliittymäsuunnittelua Wikimaps-projektissa. Hän esittää työstä maksettavaksi ylimääräistä korvausta.

Esitys: Liitteenä [1]

Päätös: Pöydälle

6. Jäsenrekisterille ohjelmisto

Taustaa: Jäsenrekisteri on tällä hetkellä Susanna Ånäsin hallussa. Sen tulisi olla suojattu, mutta samalla helposti käytettävissä ja päivitettävissä. Jäsenlaskutuksen tulisi olla helppoa.

Esitys: Esitetään projektipäällikölle valtuuksia hankkia yhdistyksen käyttöön joko Yhdistysavain tai Flomembers. Yhdistysavaimessa ei ole liittymismaksua eikä kuukausimaksua, mutta sähköpostilaskuista peritään 0,49 €. Flomembersissä ei ole kuukausimaksua 99 jäseneen saakka. Liittymismaksu on 60 €. Sähköpostilaskujen lähettäminen on ilmaista. Ehdotetaan Flomembersin hankkimista käyttöön siihen saakka, kunnes jäsenmäärä ylittää 99 henkeä.

Päätös: Pöydälle.

7. Syyskokouksen aika ja paikka

Päätös: Pöydälle.

8. Muut esilletulevat asiat

Käsitellään pöydätyt aiheet ylimääräisessä kokouksessa ma 13.10 klo 18:00 järjestettävässä Hangoutissa.