Hallituksen kokous/2014/07

Kohteesta Wikimedia Suomi
Siirry navigaatioon Siirry hakuun

Aika: 4.12.2014 klo 21.00

Paikka: Hangout: https://plus.google.com/hangouts/_/event/col62vas99hu8bur6o05sc5vqvk?authuser=0&hl=fi

Paikalla: Jyrki Lehtinen, Kimmo Virtanen, Tommi Kovala, Johanna Janhonen, Tarmo Toikkanen

Hallituksen ulkopuolelta: Samppa Bernelius, Susanna Ånäs

Pöytäkirja

1. Kokouksen järjestäytyminen

Todettiin osallistujat. Tommi Kovala aloitti kokouksen klo 21.15. Valittiin kokouksen puheenjohtajaksi Susanna Ånäs. Sihteeriksi valittiin Tarmo Toikkanen. Esityslista hyväksyttiin työjärjestykseksi, kohtien järjestystä muuttaen.

2. Syyskokous

Esitys: Wikimedia Suomi ry:n sääntömääräinen syyskokous pidetään perjantaina 12.12. klo 17:30–20:30 Kirjasto 10:n ryhmätyötilassa, Elielinaukio 2 G. Varaus alkaa klo 17.00. Keskustelu: Kokouskutsu https://docs.google.com/document/d/1GN5vrrd2Jo7f8121KM8WtDFNtqS0VbWI3v_BTon6Knk/edit# (editoitava, sisällytetään päätösten mukaiset kohdat). Samppa Bernelius päivittää kokouskutsun tämän kokouksen päätösten perusteella. Päätös: Esityksen mukaisesti.

3. Tulevat haut

Esitys:

Keskustelu: Todettiin, että Nordic-hakuun ei oltu liitetty riittävästi yksityiskohtia, jotka kuitenkin olisi ollut tiedossa. PEG-haku lähdössä, myöhässä virallisesta deadlinesta erityisluvalla. Rahat luultavasti eivät ole 1.1. tilillä.

Päätös: Hallitus hyväksyy PEG 2015 H1 -haun.

4. APG-rahoitukseen siirtyminen

Esitys:

Keskustelu: APG myönnetään aina vuodeksi kerrallaan vakiintuneen toiminnan tukemiseen, aikavälillä 1.7.-30.6. Kierros 1 koko vuodeksi, kierros 2 puoleksi vuodeksi. Voimme hakea heinäkuussa 2015 alkavaa rahoitusta.

Päätös: Esityksen mukaisesti.

5. Tilikauden muutos

Esitys: Kokouskutsuun maininta tilikauden muutoksesta kalenterivuodesta heinäkuu-kesäkuu-sykliin

Keskustelu: Tilikausimuutos astuu voimaan vasta, kun sääntömuutos astuu voimaan. Yhdistyskokouksen on hyväksyttävä muutos ⅔ enemmistöllä, jonka jälkeen PRH:n on hyväksyttävä sääntömuutos yhdistysrekisteriin. Tämän jälkeen ilmoitetaan Y4-lomakkeella tilikauden muutoksesta PRH:n kaupparekisteriin sekä verottajalle, viimeistään 2 kk ennen tilikauden päättymistä.

Päätös: Päätetään tilikauden muutoksesta esityksen mukaisesti. 1.1.2015 alkava tilikausi päättyy 30.6.2015 ja siitä alkaen tilikaudet ovat 1.7.-30.6. ja pituudeltaan 12 kk. Samalla päätetään, että hallituskausi vaihdetaan vastaamaan uutta tilikautta, eli hallituskausi olisi 1.7.2015 alkaen 1.7.-30.6. Päätetään lisätä sääntömuutos syyskokouskutsuun ja liittää kutsuun sääntömuutosehdotus.

6. Sääntömuutokset

Esitys:

7§ Hallituksen toimikausi on 1.7.-30.6.

9§ Tilikausi on 1.7.-30.6.

"...toiminnantarkastajille elokuun loppuun mennessä" ja "...lausuntonsa hallitukselle syyskuun loppuun mennessä"?

10§ Kevätkokous ja syyskokous vaihtavat sisältönsä (koskee pykälää 6.4.)

kokousten ajankohdat (tammi-touko ja syys-joulu) voivat olla ennallaan?

12§ kevätkokouksen ja syyskokouksen sisällöt vaihtavat paikkansa.

Jälkimmäisen kokouksen (joka on nyt syys, myöhemmin kevät) kohdassa 5 vahvistetaan toimintasuunnitelma seuraavalle tilikaudelle, ei kalenterivuodelle.?

Lisäksi keskusteltavaksi

Esim 8§:ssä voisi helpottaa nimenkirjoitusoikeutta. Vaikkapa niin, että puheenjohtaja voi kirjoittaa nimen yksin ja muut mainitut kaksi yhdessä. Ja että hallitus voi valtuuttaa muille nimenkirjoitusoikeuksia tietyissä asioissa (esim. toiminnanjohtajalle).?

Keskustelu: Sääntömuutokset kerätty tänne: https://docs.google.com/document/d/1roJWX5xpqkS6tmOcP3fW8hM2OtRqsNSK1hkzXi0CYkE/edit (jossa muutokset change tracking / suggest -toiminnolla)

Päätös: Sääntömuutokset on muotoiltu kokouksen aikana ja hyväksytään liitteessä olevan sääntömuutosdokumentin mukaisesti.

7. Taloustilanne

Taustaa:

  • OKM 2013: Rahaa vieläkin käyttämättä.
  • Pohjoismainen kulttuurirahasto: Projektikauden päättyminen siirretty kesäkuun loppuun. Vuodelle 2015 siirretyt Wikimapsin hackathon-kulut ja myöhässä olevat developer-suoritukset.
  • WMF PEG: Tarkistetaan, että meillä on esittää riittävästi kuluja.

Esitys: (esittelijä Susanna Ånäs) Ehdotan tekijänoikeusesitteen perumista ja rahan sijoittamista kohteisiin, jotka voidaan toteuttaa tämän vuoden aikana.

Keskustelu: 3700€ on edelleen käyttämättä. Jos WMF-rahaa jää käyttämättä, pyydetään sen siirtämistä kaudelle 2015 H1. Tavoitteena kuitenkin mieluummin kaiken rahan käyttäminen ajoissa.

Esimerkiksi:

Päätös: Valtuutetaan Susanna Ånäs laatimaan esitys rahojen käytöstä. Esitys voidaan hyväksyä sähköpostimenettelyllä.

8. Toimintasuunnitelma ja talousarvio

Esitys:

Päätös: Hyväksytään esitettäväksi yhdistyskokoukselle mainituin päivityksin.

9. Toiminnanjohtajan palkkaus

Esitys: https://docs.google.com/document/d/1cGZWCv1Id88NiRS94yKnoqeIlvVgXY7oiBRZIIpyBlM/edit#

  • Toimenkuva
  • Vaatimukset
  • Hakumenettely
  • Palkkaus

Päätös: Ilmoitusasiana syyskokouksessa, PJ tekee esityksen, hallitus käsittelee haut vuoden 2014 aikana

10. Toimitilan hakeminen

Esitys: Mainitaan kokouskutsussa.

  • Tiedoksi, tiedot
  • Tilanne
    • Vaihtoehdot
    • Jatkomenettely

Päätös: Esityksen mukaisesti, mainitaan kokouskutsussa. Ei muita päätöksiä.

11. Jäsenmaksun poistaminen

Esitys: On ehdotettu jäsenmaksun poistamista. Se kannattaa tehdä tässä samassa yhteydessä. Samalla tarkistamme jäseneksi tulemisen prosessia. Jos jäsenmaksua ei anneta, jäsenten tietojen tarkistamista ei tule jäsenmaksun maksamisen kautta. Ne voidaan tarkistaa jäsenrekisterin tarkistuspyynnön kautta. On kuitenkin varattava yhdistykselle mahdollisuus suojautua valtaamiselta, joten jäsenten hyväksyminen hallituksen kokouksessa kannattaa säilyttää. Sitä varten pitää hyväksyä vanha tai uusi prosessi.

Keskustelu: Samppa totesi, että 6 kk tilikaudelta ei pitäisikään jäsenmaksuja veloittaa, ainakaan täysmääräisinä.

Päätös: Ehdotetaan yhdistyskokoukselle jäsenmaksuksi 0€ kaudelle 2015/1-6.

12. Strategia

Strategian hyväksyminen esitykseksi https://docs.google.com/document/d/1VHvW7_QNjTQxoIu3f7Li8O9d8Hm3LQeY7SGlhZ6P0-4/edit#heading=h.u5omxstbvwt9

Päätös: Liitetään kommentoitava versio strategiasta kokouskutsuun ja kehotetaan jäsenistöä osallistumaan strategian laatimiseen.

13. Seuraava kokous

Sovitaan syyskokouksen yhteydessä. Kokousagendalla päättää toiminnanjohtajan rekrystä.

Uuden hallituksen oma järjestäytymiskokous pidetään välittömästi yhdistyskokouksen jälkeen.

14. Kokouksen päättäminen

Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 23.09 ja kiitti osallistujia.