Hallituksen kokous/2014/08

Ajankohta

22.12.2015 klo 14.00

Paikka

Hangout https://plus.google.com/hangouts/_/event/cm5mj92a6ckfgfvohhed90umkas?authuser=0&hl=en

Paikalla

Henrik Saari, Tarmo Toikkanen, Tommi Kovala, Jyrki Lehtinen ja Kimmo Virtanen. Hallituksen ulkopuolelta: Susanna Ånäs

Yritetään pitää etäkokous huomenna torstaina klo 18.00. Jos kaikille sopii, tähän voisi osallistua myös jättämällä kantansa sähköpostitse.

Pöytäkirja

Kokouksen avaus

Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 14.05

Kokouksen järjestäytyminen

Yhdistyksen puheenjohtaja Tommi Kovala toimii kokouksen puheenjohtajana, Susanna Ånäs sihteerinä.

Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus

Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

Esityslistan hyväksyminen

Esityslista hyväksyttiin kokouksen työjärjestykseksi.

Toiminnanjohtajan rekryilmoitus ja Susannan rooli vt-toiminnanjohtajana ennen toiminnanjohtajan lopullista valintaa

A. Esitys toiminnanjohtajan palkkaamiseksi keskustelussa läpikäydyin lisäyksi ja kommenttikierroksen jälkeen

Keskustelu

Keskusteltiin lisäyksistä ja muutoksista Tommi Kovalan koostamien huomioiden pohjalta:

• Ilmoituksessa avattaisiin tarkemmin projektien sisältöä esimerkeillä Wikimaps sekä Tuo kulttuuri Wikipediaan, linkit lisätietoja varten.
• Rahoituksen osalta selvennetään, että kyse olisi sen hankkimisesta, budjettien laatimisesta sekä käytön raportoinnista. Mainitaan, että nämä yhteistyössä luottamushenkilön ja tilitoimiston kanssa.
• Yhteistyö ei ehkä vaadi omaa kohtaansa hakemukseen, sillä se kuuluu kaikkeen toimintaan. Sen voisi mainita, että wikipedistien ja Wikimedia-yhteisön kanssa verkottuminen olisi tärkeää.
• Vaatimuksista poistaisin korkeakoulututkinnon ja lisäisin, että vaaditaan sujuvaa englannintaitoa ja kykyä kirjoittaa korkeatasoista ja helppolukuista englantia.
• Toiminnanjohtaja toimii hallituksen alaisuudessa ja on jäsenten tavoitettavissa tarpeen mukaan.
• Sallittaisiin oikeus tehdä muita töitä, en näe syytä kieltää kilpailevan työn tekemistä.
• Viestintä osaksi toimenkuvaa ja tehtäviä. Blogikirjoittaminen ja materiaalin toimittaminen sekä pienimuotoinen kääntäminen kuuluu siihen.
• Paikka täytetään siksi jaksoksi, mille meille on myönnetty sitä varten rahoitus. Kuukauden koeaika laskien siitä arkipäivästä, kun työ on otettu vastaan.

Toimenpiteet

• Ilmoittaminen Kahvihuoneessa, blogiteksti, Facebook-päivitys, josta linkkaus blogitekstiin
• Työpaikkailmoitus julkaistaan 23.12.2014 ja hakuaikaa on 2 viikkoa

B. Esitetään, että Susanna Ånäs voi toimia VT toiminnanjohtajana 1. tammikuuta alkaen kunnes rekrytointi saadaan päätökseen.

Susanna Ånäs on ilmoittanut, ettei voi sitoutua tehtävään puolipäiväisellä palkalla. Kuukauden aikana tuotetaan Wiki Loves Maps -tapahtuma ja tehdään useita pohjoismaisia rahoitushakemuksia sekä kommunikoidaan APG-rahoituksesta. Kaikkien apurahojen raportointi(a) osuu tälle ajalle. Hallituksen täytyy päättää toimintatavasta, mikäli päätöstä PEG-rahoituksesta ei ole tehty 1.1.2015 mennessä. Katso esitys tämän dokumentin lopussa.

Keskustelu

Muu ylijäävä raha kuin projekteille kohdennettu voi toimia bufferina vt toiminnanjohtajan palkanmaksuun, jos WMF:n rahoitusta ei saada vahvistettua 1.1.2015 alkaen. Siitä on sovittava WMF:n kanssa.

Päätös

Hyväksytään esityksen mukaisesti.

Opetus- ja kulttuuriministeriön rahan lopullinen käyttö

Esitys

Esitys OKM:n rahojen käyttämiseksi. Tämä on vasta hallituksen esitys, OKM:n täytyy hyväksyä mahdolliset muutokset käyttötarkoituksessa tai apurahakauden kestossa.

Päätös

Hyväksytään esityksen mukaan.

WMF:n rahan käyttö

Taustaa

• Katsaus WMF:n ja Pohjoismaisen kulttuurirahaston apurahojen käyttöön
• Katsaus rahoitukseen ja WMF:ltä tulevaksi vuodeksi haettaviin tukiin.
• Tulevia rahoitushakuja listassa.

Esitys

• Alihankinnan ylijäävät sivukulut siirretään bufferiksi vt toiminnanjohtajan palkanmaksuun, jos WMF:n rahoitusta ei saada vahvistettua 1.1.2015 alkaen. Lisäksi siitä on sovittava WMF:n kanssa.
• Tuo Kulttuuri Wikipediaan -vapaaehtoisten palkitseminen ylijäävästä GLAM-rahasta.

Keskustelu

Tarkempi käyttö suunnitellaan yhdessä projektin vetäjän ja assistenttien kanssa.

Päätös

Esityksen mukaan

Muut esille tulevat asiat

Ei muita esille tulevia asioita

Kokouksen päättäminen

Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 15.18