Hallituksen kokous/2015/01

Hallituksen kokous 1/2015 Wikimedia Suomi ry

Aika: 6.1.2015 klo 20.02 Paikka: Hangout

Paikalla: Johanna Janhonen, Vesa Linja-aho, Heikki Kastemaa, Henrik Saari, Jyrki Lehtinen, Kimmo Virtanen (tuli mukaan 20.13) Hallituksen ulkopuolelta: Susanna Ånäs

Pöytäkirja

1. Kokouksen avaus. Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 20.02

2. Kokouksen järjestäytyminen. Yhdistyksen varapuheenjohtaja Vesa Linja-aho toimii kokouksen puheenjohtajana, Johanna Janhonen sihteerinä.

3. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Paikalle tarvitaan vähintään puolet (4) hallituksen jäsenistä.

4. Esityslistan hyväksyminen. Esityslista hyväksyttiin kokouksen työjärjestykseksi.

5. Vanhasta pöytäkirjasta

Toiminnanjohtajan rekrytointi menossa, hakuaikaa 10.1.2015 asti. Susanna toimii vt-toiminnanjohtajana ennen toiminnanjohtajan lopullista valintaa. Hakemukset menevät Tommille, emme tiedä paljonko niitä on tullut. Hallitus sopii keskenään siitä, miten rekrytointiprosessi etenee. Johanna lupaa kysyä asiasta Tommilta.

6. Tarvittavat muutokset yhdistyksen kontaktitietoihin. Työnjako

• Esitys: Kullekin tietopäivitykselle vastuuhenkilö nyt ja vastuurooli tulevaisuudessa. Linkki dokuun: ADMIN stuff
• Päätös:
• Seuraaviin kohteisiin tehdään tietojen muutokset.
  • Yhdistyksen wiki
    • Vastuurooli: Sihteeri, Vastuuhenkilö 2015: Susanna on päivittänyt jo
  • Meta (=säätiön wiki)
    • Vastuurooli: Sihteeri, Vastuuhenkilö 2015: Susanna päivittää myös sen
  • PRH
    • Vastuurooli: Puheenjohtaja, Vastuuhenkilö 2015: Tommi Kovala
  • Mitä muuta:
    • Tommi jatkaa lehdistövastuullisena yhdistyksen puolesta, Wikipedian oma lehdistövastaava on luultavasti muuttumassa (päätös tehdään todnäk kahvihuoneessa)
    • Susanna pistää ADMIN stuff -dokumentin ajan tasalle, jos tulee kysyttävää dokumentista, kysytään Susannalta. Linkit viime vuoden pöytäkirjat tulossa wikiin piakkoin.

7. Hallituksen jäsenen perehdyttäminen

• Esitys: Työstetään dokumenttia Hallituksen vaihtuessa. Määritellään sisältöalueet, vastuuhenkilöt, aikataulu sekä käyttöönotto.
• Päätös: OKFFI:llä ja säätiöllä ja Wikimedia Francella on hyvät mallit, joita Susanna käyttää pohjana, muutkin saavat täydentää dokua. Dokua päivitetään tammikuun aikana. On toivottavaa, että vanhoilta hallituksen jäseniltä saadaan “testamentti”, jossa he kertovat esim. parannusehdotuksia hallituksen toimintaan. Johanna kysyy Sannalta testamenttikommentit Hallituksen vaihtuessa -dokumentin aiheeseen liittyvän kohdan mukaan. Käydään läpi seuraavassa tai sitä seuraavassa palaverissa.
• Hallituksen kuukausipalaverien ajankohta kuukauden ekalla viikolla, aiheesta on tehty Doodle ja ajankohdaksi valikoitui kuukauden 1. maanantai klo 20.00.

8. Juoksevat asiat

• Hallituksen kokouskalenteri, live/Hangout, korvauskäytäntö, tekniikka
• Wiki Loves Maps ja sen tarvitsemat toimenpiteet, tarvitaan lisää rahoitusta, tulossa työpaja helmikuussa, jonne lennätetään osallistujia ympäri maailmaa
• Toimitilaa varten ei saatu rahaa Helsingin kaupungilta, mutta jostain muusta paikasta voisimme anoa vielä rahoitusta
• Rahoitushaut
  • WMF-haut: PEG ja APG, tarvittavat toimenpiteet. Säätiön rahat piti käyttää viime vuoden loppuun mennessä. Tarvitaan säätiöltä lupa käyttää osa viime vuoden rahoista assintenttien palkanmaksuun. Halutaan mukaan APG-rahoitukseen, mikä edellyttää tiettyjen ehtojen täyttämistä, esim. 2 apurahaprojektin täyttämistä, jotka pitää raportoida ennenkuin voidaan tehdä hakemus. APG-päätös tehdään tammikuun lopulla. IEG ja PEG -rahoitusmalleja pilotoidaan seuraavat 3 kk (helmi-huhtikuu), jolloin vain gender gap - projekteille annetaan rahaa. Voidaan kysyä yhteisöltä kahvihuoneessa, onko siellä mielessä jotain projektia, johon voisi hakea projekti/henkilökohtaista rahaa. Keskustelu wikimedia-l listalla: [1]
• Helsingissä on olemassa Susannan miehen vuokraama pop-up-tila, 60 neliötä, jota voisimme käyttää tilapäisesti, jos saisimme rahoituksen, Susannalla on käytössä Insightly, (CRM-järjestelmä ja projektinhallintajärjestelmä, toimii Googlen kanssa yhteen, maksaa 7€-9€ kuussa)
• Päätös: Hallitus antoi Susannalle luvan käyttää Insightlyä jatkossakin.

9. Käytännöt ja niiden työstäminen vrt OKFFI ja WMF

• Esitys: Toteutetaan mahdollisimman pikaisesti ensimmäiset versiot käytännöistä. Valitaan tahot valmistelemaan ja päätetään aikataulu.

10. Työnjako, vastuut ja velvollisuudet

• Esitys: Tehdään alustava työnjako hallituksen, vapaaehtoisten ja toimihenkilöiden välillä
• Päätös: pöydätään

11. Kommunikaatiokanavat

• Esitys: Päätetään kanavat, joita käytetään kullekin yleisölle viestimiseen
• Esitys kommunikaatiokanavista:
  • Yleisöt
    • Hallituksen (suljettu) kanava: Facebook/Google+-ryhmä?
    • Hallituksen ja henkilöstön (suljettu) kanava: Google + -ryhmä
    • Yhdistyksen kanava:
    • Tiedostuskanava yhdistyksen jäsenistölle:
    • Tiedotuskanava Wikimedia-yhteisölle Suomessa: Kahvihuone
    • Tiedostuskanavat Wikimedia-yhteisölle ja Wikimedia-säätiöön kansainvälisesti:
    • Yleisölle Suomessa:
    • Yleisölle kansainvälisesti:
• Kanavat
  • Google Plus (ryhmä?, hangoutit), blogi, Kahvihuone, hallituslista, Wikimedia Chapters-lista, aihekohtaiset listat, Wikimedia-announcement (Cultural Partners, Edu), uutiskirjeet, Twitter, Facebook
• Päätös: Keskustellaan seuraavassa palaverissa. Johanna tekee ehdotuksen.

12. Tapahtumat 2015

• Esitys: Listataan tapahtumat, joihin osallistutaan, mikäli rahoitus järjestyy. Valmistellaan ehdotusta siitä, ketkä yhdistystä edustavat ko. tapahtumissa.
• Päätös: pöydätään

13. AOB

• Jäseneksi hakemisen prosessi täytyy tehdä uusiksi nyt kun ei ole enää jäsenmaksua

Palaveri päättyi kello 21.28.