Hallituksen kokous/2015/08

Hallituksen kokous 8/2015 Wikimedia Suomi ry

Aika: 29.6.2015 klo 20.00 Paikka: Hangout (lisää linkki tähän: [1] )

Paikalla: Heikki Kastemaa, Jyrki Lehtinen, Johanna Janhonen, Kimmo Virtanen, Vesa Linja-aho (poistui 21.19)

Poissa: Henrik Saari, Tommi Kovala, Tarmo Toikkanen

Hallituksen ulkopuolelta: Susanna Ånäs

Pöytäkirja

1. Kokouksen avaus. Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 21.15

2. Kokouksen järjestäytyminen Kimmo Virtanen toimii kokouksen puheenjohtajana, Johanna & Susanna sihteereinä.

3. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Päätös: Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Paikalle tarvitaan vähintään puolet hallituksen jäsenistä.

4. Edellisen pöytäkirjan hyväksyminen WMFI 7/2015 Hallituksen kokous 18.5.2015 Päätös: Hyväksytään (tästä oli epäselvyyttä käsiteltiinkö tämä joten varmuudeksi hyväksytään uudestaan kokouksessa 9/2015.)

5. Esityslistan hyväksyminen Päätös: Esityslista hyväksyttiin kokouksen työjärjestykseksi kiireellisin osin, loput siirretään ensi viikon palaveriin.

6. Taloustilanne Tiedoksi: Wikimedia-säätiö ei ole vielä voinut myöntää rahoitusta, koska edellisestä raportoinnista uupuu tilintarkastus ja kuittioriginaalit. Kuun vaihteen jälkeen olemme taas ilman voimassaolevaa perusrahoitusta. Wikimaps-projektille haettiin ja saatiin lisäaikaa, mutta vain syyskuun loppuun saakka, raportoinnin on oltava valmis joulukuun alkuun mennessä. Se tulee tarvitsemaan oman erillisen tilinpäätöksen ja tilintarkastuksen. Se on ylimääräinen haaste, koska WMFI:n ja Wikimaps-projektin yhdistetty kirjanpidon budjetti on jo ylitetty reilusti. Keskustellaan tilanteen vaatimista toimenpiteistä.

7. Wikimaniaan lähtijästä keskustelu / päättäminen Taustaa: WMFI on hakenut rahoitusta toisen edustajan lähettämiseksi Wikimaniaan. Esitys: Susanna Ånäs esittää, että tarjotaan mahdollisuutta Teemu Perhiölle. Teemu on osallistunut Tuo kulttuuri Wikipediaan -järjestelyihin ja vahvistaa Sannan viestiä siltä osin. Toisaalta hän on käynnistänyt Wikipedian lähdekirjaston toimintaa, ja siitä kommunikoiminen kansainvälisessä yhteisössä olisi edullista projektille ja Teemulle. Yhdistyksessä ja hallituksessa olisi kuitenkin muitakin, jotka olisivat matkustusvuorossa. Rahoituksen osalta esitän, että otamme hallitun riskin ja pyrimme saamaan mahdollisimman vahvan ennakkotiedon, että hakemuksemme hyväksytään. Kiirehdimme tilintarkastuksen ja kuittidokumentaation lähettämistä. Meillä ei ole tähän rahoitusta silloin kun menot tulee, mutta voimme ottaa ennakkoa Wikimaps-rahoista. Päätös: Lähetetään Teemu, jos voimme varmistaa rahoituksen etukäteen. Jos emme saa varmistusta, Tommi&Tarmo päättävät otetaanko riski.

8. APG-hakemuksen haettava määrä Esitys: Susanna Ånäs esittää keskusteltavaksi oheista budjettia ja päätettäväksi haettavaa summaa sen perusteella. Olennaisia mittareita ovat vuosittaisen kasvun hillitty määrä, menestyksekäs ja hallittu tavoitteellinen toiminta aikaisempina kausina ja yhdistyksen kapasiteetti projektien toteuttamiseen. 95k€ budjetissa oli 95k€ + projektit, joille haetaan omaa rahoitusta. Kävimme listan läpi ja keskustelimme siitä. Esitetään loppusummaa, joka on alle 88 900,00 € (25% kasvu) [2] Päätös: Hyväksytty

9. Tilintarkastuksen tilanne Esitys: Tommi Kovala esittelee tilintarkastuksen tilanteen. Sovitaan sen allekirjoittamisen aikataulu ja menetelmä ja saattaminen online ja rahoittajille (Jenny ja Antti Wihurin säätiön hakemus / Julkisen taiteen projekti, Wikimedia-säätiö). Päätös: Siirretään seuraavaa kokoukseen.

10. Wikidata-rekry Taustaa: Wikidata-projekti on saanut rahoitusta avustajan/koordinaattorin palkkaamiseksi. Tuntimäärä on yhteensä n. 350 h ensi vuoden kesäkuun loppuun mennessä. Ensisijainen toiveemme on, että Wikidataa jo osaavat hakisivat tehtävää. Ari Häyrinen on myös teknisiin tehtäviin käytettävissä, sopiva ja halukas. Olisiko jaettu pesti sopiva? Mikä olisi paras tapa esittää tehtävää haettavaksi? Päätös: Siirretään uuden ihmisen hakua, Ari ottaa lisää koppia Wikidatasta.

11. Muut esille tulevat asiat Tuli mieleen, että Wikipedia-pressipassi voisi kiinnostaa monia. Mitä olette mieltä ajatuksesta? Miten hallituksen jäsenet haluavat osallistua Wikidata-projektiin? This Month in GLAM Tarve vakuutukselle, lainaussäännöille ja lainauskäytännölle. Mistä: Caloniuksenkatu Kuka: Jäsenet Kuinka pitkäksi aikaa Korvausvastuu, vaihtoehtoja: Täydellinen korvausvastuu Vakuutus Esimerkit WMSE, yhdistykset, joilla on lainattavia AV-Arkki, KSL Ohjeet ja takuu: Kansioon Ohjeistus Päätös: siirretään seuraavaan palaveriin

12. Seuraava palaveri viikon päästä ma klo 20.00, agenda [3] 13. Kokous päätettiin klo 22.36