Hallituksen kokous/2016/01

Hallituksen kokous 1/2016 Wikimedia Suomi ry

Aika: 4.1.2016 klo 17.00 Paikka: Hangout

Paikalla: Heikki Kastemaa, Kimmo Virtanen, Johanna Janhonen, Minna Turtiainen 17.30 lähtien

Poissa: Tommi Kovala, Teemu Perhiö

Pöytäkirja

1. Kokouksen avaus.

Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 17.10

2. Kokouksen järjestäytyminen

Heikki toimii kokouksen puheenjohtajana, Johanna sihteerinä.

3. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus

Päätös: Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Paikalle tarvitaan vähintään puolet hallituksen jäsenistä.

4. Edellisten pöytäkirjojen hyväksyminen

Päätös: Emme hyväksy viime vuoden hallituksen hyväksymättä jääneitä pöytäkirjoja, tällä hallituksella ei ole vielä hyväksyntää tarvitsevia pöytäkirjoja.

5. Esityslistan hyväksyminen

Päätös: Esityslista hyväksyttiin kokouksen työjärjestykseksi. Vahvistetaan 16.12. pidetyn palaverin päätökset:

• varapj. Tommi
• sihteeri, koulutus Teemu
• Johanna: ulkoinen viestintä
• Minna, GLAM
• Kimmo

6. Rahastonhoitaja-asia, yhdistys tarvitsee sääntöjen mukaan rahastonhoitajan

• Kysytään Tarmolta ja Vesalta, haluavatko he toimia hallituksen ulkopuolisena rahastonhoitajana
• Selvitetään yhdistyksen rahatilanne
• Tällä hetkellä vastuu on Heikillä

7. Hallituksen kokoontuminen

• hallitus pyrkii pitämään kokoukset reaalimaailmassa, mutta kun varoja ei ole toimiston ylläpitämiseen, toistaiseksi nettikokoukset. Kokoukset joka kuun eka maanantai kello 17.00 (ei ehkä kesällä). Kiireelliset asiat pyritään päättämään hallituksen FB-ryhmässä.
• hallituksen sisäiset viestintäkanavat: salainen Facebook-ryhmä WMFI2016 hallitus & staff
• Docsissa arkisto (palaveriagendat), yhdistyksellä on myös wiki (pöytäkirjat). Docsin kansiorakenne pitäisi käydä läpi ja järjestää uudestaan, kysytään tekisikö Teemu.

8. Yhdistyksen käytännön asioita

• Postin kulku ohjataan Heikin osoitteeseen Agronominraitti 6 D 47, 00790 Helsinki.
• Yhteystiedot Yhteystietojärjestelmä YTJ:hin päivitettävä
• Caloniuksenkadun kaapin tavarat siirrettävä pois. Heikki ja Susanna käyvät tavarat läpi ja jakavat niiden säilytyksen. Kannattaa myös käydä läpi paperit ja miettiä mitä vielä kannattaa säilyttää. Minna selvittää, saataisko OKM:ltä rahaa vuokraan
• maksamattomat laskut, verohallinto 10€, Heikki/Tarmo hoitaa pois.
• missä on edellisen hallituksen tilinpäätös? Kysytään Tarmolta/Susannalta
• jäsenrekisteri, pääsy Heikille, kysytään Susannalta
• wikimedia.fi -sähköpostiosoitteet (Minna&Heikki tarvitsee, Johanna voisi päivittää osoitteensa), pyydetään Joonasta/Niklasta päivittämään
• wikimediafi-hallitus@lists.wikimedia.org (Minna, Teemu)
• Kimmo päivittää hallituksen tiedot https://meta.wikimedia.org/wiki/Wikimedia_Suomi
• ketkä lukee tällä hetkellä Wikimedia Suomen OTRS-jonoja ja mitä jonoja meillä on ? (Heikki kysyy Susannalta, Niklakselta tai Tommilta, oikeudet myös Kimmolle)

9. Vuoden 2016 toimintaa

• Trafiikki -museoiden järjestämä Wikityöpaja to 28.1. Vapriikissa Tampereella Trafiikkimuseoiden henkilökunnille. Heikki (aamulla), Teemu ja Susanna, Minna
• Hakemustilanne: kaikki 2015 hakemukset ja raportit on lähetetty, nyt odotamme päätöksiä säätiöltä. OKM:ltä tulee Susannalle rahoitusta Wikidata-projektiin. Tarvitaan toimintasuunnitelma rahoitusta varten pitäisi tehdä, olemme oikeutettuja APG-Simple- ja PEG-malliin. Tavoite on että tehdään hakemus tammikuun aikana ja pidetään sen jälkeen käydään hakemus läpi [1] ja [2]
• Pelimuseolle perustettu wikiprojekti. Keväällä alustavasti kaksi wikipajaa Vapriikissa perjantaisin 26.2. ja 1.4. Minna voisi osallistua, Teemu varmaan tietää lisää.
• Naistenpäiväedithathon 8.3.2016.

Sanna Hirvonen kysyy: ”onko Wikimedia Suomella mahdollisuus maksaa vapaaehtoisten avustajien matkakuluja ja/tai kahvituksia tapahtumapäivänä. Kommentoisitteko tätä mahdollisimman pian.” ”Avustajia tarvitaan mieluusti toistakymmentä, koska odotamme paikalle runsaasti aloittelevia wikikirjoittajia. Moni tulee toki pääkaupunkiseudulta, eikä saapumisesta välttämättä tule kuluja, mutta olisi hyvä, jos olisi mahdollisuus maksaa matkat suunnilleen Turun tai Tampereen etäisyydeltä tuleville avustajille. Esim. Tuo kulttuuri Wikipediaan -sarjassa matkakulukatto oli 60 e/hlö/tapahtuma. Löytyisikö teiltä esim. 600 euron budjetti tähän asiaan? Voin hoitaa yhteyksiä avustajiin, kun nämä raamit ovat selvillä.” Voidaanko hakea PEG-rahoitusta naistenpäivän editahtoniin? Turun tapahtumasta suhteen pitäisi olla yhteydessä Forum Marinumiin (Teemu/Kimmo).

10. Syyskokouksessa ehdotetut

• Susanna: Käytäntöjen tekemistä esteellisyydestä.
• Heikki: GLAM-yhteistyön suuntaviivojen tekeminen, halutaan jatkossa tavoitteellisempaa toimintaa, GLAM-strategiaa
• Wikidata, mikä on alan kehittämisen strategia?
• Heikki: Jäsensuhteen parantaminen, voitaisiin kehittää osallistamalla jäseniä erilaisiin tempauksiin. Jäsenhankinta. Kevätkokouksen yhteyteen joku koulutus, esim. Wikidatasta? Joku työpaja, jossa ideoidaan yhdistyksen tulevaa toimintaa.
• Wikipedia & kotouttaminen & kielten oppiminen.
• Valmistautuminen mahdolliseen Wikiresidenssiin? Wikimedia Suomen rooli ja tehtävät? Ohjeistus ja tiedottaminen?

11. KV tapahtumia 2016

• Heikki: Osallistuminen kansainväliseen toimintaan aktiivisesti. Määritellään tavoitteet: mitä mennään esittämään ja mitä saamaan?
• FOP käsittely Eussa alkuvuodesta 2016?
• WMDE toukokuussa, järjestetyäänko, onko Berliinissä?
• Esino Lario, Italia 21–28 6.
• CEE 2016 wikicamp ja konferenssi Armenia, elokuussa

12. Jäsenkirjeen asiat (tammikuu)

• jäsenten esittely ja linkki wikiin, jossa yhteystiedot
• kuvaussessio järjestetään

13. Muut mahdolliset asiat.

14. Seuraava hallituksen kokous, esitys ma 1.2.2016 klo 17.00 netissä.

15. Kokouksen päätös. kello 19.13