Hallituksen kokous/2017/12

Hallituksen kokous 12/2017

Wikimedia Suomi ry

Aika: maanantaina 20.11.2017 klo. 17.00 alkaen netissä: https://hangouts.google.com/call/pvezv4ckchpwvetu6yhxxucn2ea?no_rd

Paikalla:  Heikki Kastemaa, Tia Kangaspunta (poissa kohdassa 10), Tero Toivanen, Kimmo Virtanen (poissa kohdassa 11), Teemu Perhiö (saapui kohdassa 6)

Esityslista

1. Kokouksen avaus, pj, siht, laillisuus ja päätösvaltaisuus

• 17:16
• Tia sihteeri
• todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi

2. Kokouksen 11/2017 pöytäkirjan hyväksyminen

• Päätös: Hyväksyttiin.

3. Esityslistan hyväksyminen

• Päätös: Hyväksyttiin.

4. Ilmoitusasiat ja raportit

• Wikimedia Suomi100 Challenge, palkinnot: tappinen yhteyshenkilö, palkinnot suklaalevyjä tai vastaavia pieniä palkintoja

Päätös: alle 200:lla palkinnot + postitus. Vahvistetaan seuraavassa hallituksen kokouksessa.

Tappinen on yhteydessä Tiaan ja Tia koordinoi palkintojen postitusta

https://en.wikipedia.org/wiki/Wikipedia:Finland100_challenge/prizes

• Perusopetuksen Wikiloikka -projektin kokous:

- Jatko riippuu OKM:n päätöksestä; haettu jatkoaikaa

Educa -messut, ITK-päivät (osallistutaan)

myös mahd. kouluvierailuja

seminaari Englannissa (OER - tapahtuma)

• Heikki Beninissä 3.12.- 20.1., verkkoyhteydet epävakaat

avustuksen siirto-operaatio (§12a), työntekijän palkkaus (§13); ks. myöhemmin

voiko yhdistys lainata projektorin, Yabran ja pöytärollupin?; päätettiin että Heikki ottaa pöytärollupin

pyrkimys käynnistää wikiprojekteja paikan päällä

• Tiedoksi Matti Saastamoisen kirje yhdistykselle ja Kimmon vastaus

Vastaavia on tullut aiemmin ja tulee varmasti myös tulevaisuudessa. Tulevaisuutta varten voisi muotoilla automaattivastauksen aikaa säästääksemme. Pääpointit: emme ole vastuussa sisällöstä + ota yhteyttä ylläpitoon. Tia voi muotoilla Kimmon vastauksen perusteella.

• WMEE:n yhteistyöehdotus “Program related ideas for the first Nordic meeting of wikimedians” (Ivo Kruusamägi)

Ajapaik ja rephotography WLM:n osaksi: kannatetaan

• Esimerkkikuva: https://ajapaik.ee/photo/126674/

• Board Member Training - kannatetaan
• political work; kannatetaan yhteiskunnallista vaikuttamista
• KulturNav ei tuttu
• museoyhteistyö; kannatetaan
• olemme valmiita tukemaan; mietitään myös mitä annettavaa meillä on (esim. Wikiloikka)

5. Tilen muutosasiat: S-Pankki muuttuu 1.12.2017 Oma Säästöpankiksi ja tilinumeromme sekä BIC-koodi muuttuvat. Ilmoitetaan Wikimedia Suomen verkkosivun yhteystiedoissa ja tiedoksi WMF:lle?

• Pitäisikö Ruotsin tapaan tehdä tilin käytöstä julkista?

Arkistoidaan vuonna 2017 käyttämättä olleet Holvi-tilit aiemman hallituksen päätöksen mukaisesti. Jotta se on teknisesti mahdollista, tilin saldon on oltava 0€.  Lisätietoa: https://support.holvi.com/hc/fi/articles/115005315609-Tilien-arkistointi-ja-sulkeminen

Päätösesitys: Suljettavien tilien varat siirretään yhdistyksen päätilille Wikimedia Suomi 2014. Suljettavat tilit:

1. Wikimedia Suomi ja Wikimaps-projekti (€ 502,52)
   • Rahat alunperin pohjoismaisesta kulttuurirahastosta. Projekti on päättynyt ja rahat voi siirtää yhdistyksen päätilille.
   • Tarkistettava onko rahat todellisuudessa käytetty Susannan WLM palkkioon?
2. Wikimedia Suomi, OKM GLAM (€ 2 074,62)
   • Rahat pitää palauttaa OKM:lle. Asiaa kysytty  5. kesäkuuta 2017 ja sähköpostiketjun otsikko on “Wikimedia Suomen GLAM-projektin ylijäämä”
   • Tarkistettava projekti pitäisi raportoida OKM:lle(?); Tia kysyy Susannalta
   • Diaarinumero: OKM/365/620/2015

6. Hyväksytään sekalaisia kuluja jotka ovat puutteellisesti dokumentoituja

• Liite: Muut kulut hyväksyttäviksi hallituksen päätöksellä
• Lisätään tarkennuksia; riittäkö jos hyväksytään joulukuussa vai pitääkö ennen torstain kokousta? Tia tarkistaa EMU:n yhteyshenkilöltä.Kysytään Samilta myös avoimesta tilinpidosta (kuten Ruotsi)

7. Nimetään 2 osallistujaa Wikimedia konferenssiin Berliinissä 20.-22.4., rekisteröityminen 24.11.2017 - 15.1.2018.

• osallistujat: Tia; Tero pääsisi viikonlopuksi. Osallistujiat ratkaistaan lopullisesti seuraavassa kokouksessa.

8. WLM kilpailun tilanne

• Palkinnot Museovirastolta plus tilataan kalentereita (5 kpl; hallitus hyväksynyt)
• Tuomareille myös kalenterit kiitokseksi (4 kpl; hallitus hyväksynyt)
• Miten lisää näkyvyyttä? Yhteistyö Museoviraston ja tiedottajan kanssa.

9. Raportointi WMF:lle, S-APG ja toimenpiteet rekrytoinnin kanssa

• Tulevaisuutta varten: FDC ja SAPG  https://commons.wikimedia.org/wiki/File:FDC_and_SAPG_hours_spent_on_applications.png

1. jos siirrytään FDC:hen, etsitään koulutusta muilta wikimedioilta

• Midpoint Report

1. yksi osio puuttuu; Heikki kirjoittaa

• S-APG tilanne

1. hakemus sisällä, komitea saattaa pyytää lisäselvityksiä

• työntekijän rekrytointi

1. päätös: palkataan, mutta sillä edellytyksellä että saamme hakemamme summan WMF:ltä.

10. Päätetään koordinaattorin palkkaamisesta vuodelle 2018.

• päätös: Tia palkataan koordinaattoriksi vuodelle 2018. Mahdollisesti toimenkuvan muutos 2019 varten FDC avustuksen mukana. Suunnitellaan ensi vuoden aikana. Jatketaan työsuhdetta mahdollisen avustuksen siirtymäkauden yli.

11. Päätetään teknisen tukihenkilön rekrytoinnista ja palkkaamisesta vuodelle 2018

• hakuperiaate: Wikidata -osaaminen, Lua, Sparql https://fi.wikimedia.org/wiki/Wikiteknikko/Wikitech_support
• työnhakuilmoitus: avoin; avataan kun päätös rahoituksesta tulee
• hakijoiden mahd. haastattelut: hallitus päättää haastatella niin monta kuin haluaa, nollasta ylöspäin
• päätös valinnasta: hakijat jaetaan hallituksen jäsenten kesken, valitaan parhaat ja tehdään tiivistelmä hakemuksista.
• työsopimus: valmiin pohjan avulla; Tian sopimusta voidaan käyttää apuna
• perehdyttäminen: oletamme että valittava henkilö ei hakukriteerien vuoksi tule tarvitsemaan erityisemmin perehdyttämistä

12. Käsitellään hallituksen esitys 2018 toimintasuunnitelmaksi (tämä luonnos) sekä, tulo- ja menoarvioksi (luonnos).

• lisäyksiä toimintasuunnitelmaan:

1. tulevaisuudessa saatamme laajentaa toimintaa (FDC)
2. S-APG -hakemus; lisätään apg -hakemuksen asioita toimintasuunnitelmaan
3. Tia ja Heikki muotoilevat torstaina ja laittavat sitten hallitukselle

• Talousarvio 2017

1. Tarvitsemme tiedot ylijäämästä
2. 2015 talousarvio

13. Syyskokous 2017

1. Syyskokous la 25.11. 13.00 Mariassa, tila varattu
2. Kokouskutsut lähetetty
3. Tila, striimaus (Kimmo), kokoushenkilökunta (pj, sihteeri ja 2 pöytäk. tarkastajaa), tarjoilu (Tia)
4. hallituksen esitys liittymis- ja jäsenmaksun suuruudeksi (esitys: pidetään ennallaan)
5. Yksi tai kaksi toiminnantarkastajaa ja varatoiminnantarkastajaa tai yksi tai kaksi tilintarkastajaa ja varatilintarkastajaa.
   1. hallituksen esitys tilintarkastajaksi Risto Ekholm
6. Puheenjohtaja ja hallitus
   1. hallituksen esitys
      • puheenjohtaja
      • esitys hallituksen jäsenmääräksi 6
      • jäsenet:
        1. edu-toiminta: Tero
        2. glam-toiminta: Minna + Rauha Maarno, kirjasto?
        3. tekniikka: Kasper Valtakari, Tero kysy
        4. viestintä: yhdistetään raportointiin ja hakemuksiin?
        5. työntekijävastaava? yhdistetäänkö yhdistyksen kehittämiseen?; alustavasti Teemu
        6. hallituksen jäsen; kysytään käyttäjää htm ja Outi Penninkangasta

7. Syyskokouksen muu ohjelma

1. Glampipe-aiheinen esitelmä? Kimmo
2. koodiesteradasta/wikiloikasta video/puhe/esitys, Tero
3. WLM -kuvaesitys; pari sanaa aiheesta, keskustelu
4. vahvistetaan Wikimedia Suomi -palkinnot

• esitys: Htm, Risukarhi, Aulis Eskola, Haltiamieli, Petri Lassi,
• Tappinen; palkinnot: kunniakirjat
• -teksti: Kunniakirja... käyttäjänimelle xxx “ansiokkaasta työstä Wikipedian ja Wikimedian hyväksi”, pvm, Wikimedia Suomi pj. allekirj.

14. Muut käsiteltävät asiat

• Matkustuskäytäntöluonnosten esittely ja käyttöönotto vuonna 2018. Alla linkitettynä vuoden 2015 luonnokset. Kimmo esittelee luonnokset-
• Matkustussääntö
• Matkustamisen valtuuttaminen
• Matkasuunnitelma

15. Muut mahdolliset asiat.

• valtuutetaan puheenjohtaja hyväksymään 2018 toiminta-avustus ja hyväksymään avustuksen siirto, avustuskomitea saattaa myös kysyä hakemuksesta, johon vastaavat Tia ja Heikki
• Pohjoismainen yhteistyö: Tukholman keskustelujen perusteella WMFI aloittaa suunnitella Ruotsin ja Norjan kanssa projektia, jossa tuodaan pohjoismaisia naistaiteilijoita Wikipediaan. Rahoitusta haetaan ulkopuoliselta taholta alkuvuodesta 2018. Tia on vastaava.

16. Seuraava hallituksen kokous

• tarvittanee ainakin hallituksen päätös teknisen tukihenkilön valinnasta/palkkaamisesta ennen vuodenvaihdetta
• 3.12. klo 13.00 netissä

17. Kokouksen päätös

Kokous päätettiin 20:53.