Hallituksen kokous/2017/13
Hallituksen kokous 13/2017
Wikimedia Suomi ry
Aika: sunnuntaina 3.12.2017 klo. 13.00 alkaen netissä: https://hangouts.google.com/call/pvezv4ckchpwvetu6yhxxucn2ea?no_rd
Paikalla: Heikki Kastemaa, Kimmo Virtanen, Tero Toivanen, Tia Kangaspunta
Pöytäkirja on avoin kommenteille päivän 3.12. loppuun saakka (24:00).
Pöytäkirja
- Kokouksen avaus, pj, siht, laillisuus ja päätösvaltaisuus
- Kokous avattiin kello 13:06. Tia toimi sihteerinä, Heikki puheenjohtaja. Todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.
2. Kokouksen 12/2017 pöytäkirjan hyväksyminen
- Päätös: Hyväksyttiin.
3. Esityslistan hyväksyminen
- Päätös: Hyväksyttiin.
4. Ilmoitusasiat ja raportit
- Wikimedia Suomi100 Challenge, palkinnot Tia; Tia postittaa tappisen tietojen perusteella (Suomi 100 -suklaalevyt)
- Wikimedia Suomen kunniakirjat Heikki keskustelu; yksi kunniakirja lähettämättä, Tia lähettää maanantaina. Asiaan liittyen julkaisemme jonkinlaisen ohjeen anonymiteetistä ja sen suojaamisesta esim. blogissa.
- WLM palkinnot Tia; osa palkinnoista lähetetty, osa odottaa osoitetta. Museokortit ensi viikolla (maksupainikeongelma)
- Päivitys Wikimedia Suomi verkkosivulle, sivu yhteystiedot: Pankkiyhteys / Bank: IBAN FI48 3636 3002 8227 40, BIC SBANFIHH poistetaan tilalle Pankkiyhteys / Bank: IBAN FI9541080010318890, BIC ITELFIHH Yhdistyksen puhelinnumero (Heikin numero) poistetaan 3.12.-20.1. väliseksi ajaksi Kimmo?
- varapuheenjohtaja edustaa, seuraavan hallituksen kokoukseen asti Tero; Tero on vt. puheenjohtaja.
- Uuden hallituksen järjestäytymiskokous ma 22.1. 18.00 Mariassa, järjestäytyminen ja kevään toiminta. Pohditaan koulutusta hallitukselle ja henkilökunnalle raportteihin ja hakemuksiin liittyen.
- Mahdollisesti graffittiaiheinen seminaari tammikuun lopulla tai helmikuussa Helsingin taidehallissa (Julkisten taideteosten luettelointiprojekti), Taidehallissa EGS:in näyttely 13.1.-25.2.2018. Heikki
- osallistujien matkat, välipala; hyväksyttiin
- Ympäristöaiheinen Wikipedian muokkaustapahtuma Oulun kaupunginkirjastossa lauantaina 24.2.2018, Heikki paikalla,
- Heikki osallistuu; Hel-Ou-Hel, mahd. kahvi/välipalatarjoilu n. 20h
- WMFI:n uutiset CEE Newsletter Nov 2017; WMFI:ltä pari uutista. Tia promoaa newsletteriä ja CEE:tä Facebookissa.
5. Talousasiat. Palkka- ja taloushallintomuutokset vuoden 2018 alusta:
- Pia toimii taloudenhoitajana (uusi hallitus valitsee 2018 alussa); hyväksytään
- Siirretään palkkahallinto EMU:lle palkkahallinnon volyymin kasvaessa (Sami Wendellin tarjoukset):
- Vaihtoehto 1
- 15€/kpl palkkalaskelma
- 30€/kpl vuosi-ilmoitukset (kerran vuodessa siis)
- Toteutetaan Procountorin tallennusympäristössä, jolloin järjestelmäkustannuksia ei synny
- Teillä ei ole silloin pääsyä järjestelmään ja emme voi lähettää tai maksaa palkkoja suoraan
- Toimitamme siis palkkalaskelmat sovitulle henkilölle, joka jakaa ne eteenpäin ja maksaa
- Vaihtoehto 2, siirtyminen Procountor Taloushallintoympäristööön, jolloin
- Te pääsette näkemään tietoja sekä hoitamaan maksuja halutessanne tätä kautta
- Voimme maksaa palkat suoraan ja
- Lisähinnoista tällöin:
- Procountor maksaa noin 20-25€ +alv kuukausittain pienillä tapahtumamäärillä
- Pankin palvelumaksut kasvavat yleensä 5-15€ linkityksen seurauksena
- Meidän käyttöönottoprojekti siirtymisestä maksaa 80€/h ja arvio on 1-1,5h
- Procountorin aloitusmaksu Taloushallintoympäristöön on noin 150 euroa
- Huom! Jos siirtyminen tehdään tänä vuonna, niin voimme tarjota sen meidän kautta ilmaiseksi!
- Esitys: hyväksytään vaihtoehto 1. koska kokonaistaloudellisesti edullisempi tämän hetken tilanteessa, jos enemmän henkilökuntaa ja muita palkkoja tai palkkioita, sitten vaihtoehto 2.
- Päätös: Lykätään seuraavaan kokoukseen, pyydetään Tarmo Toikkasen lausuntoa, jonka pohjalta tehdään päätös 31.12. mennessä.
- esitys: Tero pyytää
- Päätös: Tia ja Pia pyytävät Tarmo Toikkaselta mielipidettä asiaan ennen kuin hallitus tekee päätöksen.
- Vaihtoehto 1
- Uudet kulukategoriat Holviin
- ehdotus: luodaan uudet Holviin uudet kustannuspaikat, jotka toimivat APG:n ja Suomen kirjanpidon kannalta; tällöin maksut voidaan siirtää suoraan tietyn “alatilin” kautta, esim. Outreach -> matkustuskustannukset Tia, Sami ja Pia
- Tilien sulkeminen
- tilanne: Tia yhteydessä Samiin ja Piaan, jotta homma hoituu kokouksen 12/2017 päätöksen mukaisesti; tilit pitää sulkea tiettynä päivänä
- Velat yhdistykselle vuodelta 2016
- * 426,26e / Heikki Kastemaan velka, Brysselin matkasta
- * 8,19e / Susanna Ånäs, Albin Larssonin lentolipun kul, Lentomatkan kuluennakko
- Miten toimitaan? Samin ehdotus: velkoja voidaan joko paikata maksamalla vähemmän (eli oikea kulu 450, mutta kululaskulla maksetaan Heikille vain 25 e, esim.) TAI esim. Heikki maksaa velan takaisin. Susannan 8,19 e velka voidaan mahdollisesti antaa anteeksi koska pieni summa
- Päätös: Heikki maksaa vuoden loppuun mennessä, Susannan annetaan anteeksi
- WMFI veronpalautus vuodelta 2016 359,96 € Tia siirtää
6. Nimetään osallistuja Wikimedia konferenssiin Berliinissä 20.-22.4:rekisteröityminen 15.1.2018 mennessä
- osallistuvat: Tia, Terolle käy viikonloppu; kysytään uusilta hallituslaisilta. Tia laittaa sähköpostilla kyselyn kaikille.
7. Hyväksytään sekalaisia kuluja jotka ovat puutteellisesti dokumentoituja
- Liite: Muut kulut hyväksyttäviksi hallituksen päätöksellä
- Lisätään tarkennuksia; hyväksytään sähköpostikokouksella
- Jatkossa kaikki kulut maksetaan tietyltä tililtä ja tietyltä, hallituksen päättämältä budjettilinjalta.
8. S-APG 2018 hakemus, komitea suosittelee hyväksyttäväksi, WMF hyväksynee 1-2 viikon kuluessa. Toimenpiteet:
- Koordinaattorin työsopimus: Hallitus valtuuttaa Teron allekirjoittamaan koordinaattorin työsopimuksen 31.12. mennessä; uusi hallitus vahvistaa työsopimuksen. Lopullinen päätös palkkauksesta tehdään vasta kun päätös avustuksesta on tullut
- Wikiteknikon rekrytointi, valinta ja työsopimus
- työnhakuilmoitus TE-keskukseen ma 4,12, hakuaika 18.12. mennessä. Tia
- hakemukset lähetetään sähköpostissa Tian sähköpostiin
- hakemusten käsittely hallituksen päätöstä varten; Tia kokoaa yhteenvedon hallitusta varten
- hallituksen sähköpostikokous esim. to 21.12. jossa päätetään valinnasta
- Vastuuhenkilö hallituksessa on Tero. Teemua mukana esittämässä valittavaksi. Tia käsittelijänä mukana.
- Työsopimus - perustana Tian työsopimus. Sovitaan valittavan kanssa, että aloittaa työt 1.1.2018, Pia tai EMU laskee palkat ja uusi hallitus vahvistaa työsopimukset (Tia ja uusi henkilö) 23.1.
9. Seuraava hallituksen kokous
- päätös Wikiteknikon valinnasta ja koordinaattorin työsopimuksesta sähköpostikokouksena 21.12.
10. Kokouksen päätös
Puheenjohtaja päätti kokouksen 14:47.