Hallituksen kokous/2017/13

Hallituksen kokous 13/2017

Wikimedia Suomi ry

Aika: sunnuntaina 3.12.2017 klo. 13.00 alkaen netissä: https://hangouts.google.com/call/pvezv4ckchpwvetu6yhxxucn2ea?no_rd

Paikalla:  Heikki Kastemaa, Kimmo Virtanen, Tero Toivanen, Tia Kangaspunta

Pöytäkirja on avoin kommenteille päivän 3.12. loppuun saakka (24:00).

Pöytäkirja

1. Kokouksen avaus, pj, siht, laillisuus ja päätösvaltaisuus
   • Kokous avattiin kello 13:06. Tia toimi sihteerinä, Heikki puheenjohtaja. Todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

2. Kokouksen 12/2017 pöytäkirjan hyväksyminen

• Päätös: Hyväksyttiin.

3. Esityslistan hyväksyminen

• Päätös: Hyväksyttiin.

4. Ilmoitusasiat ja raportit

• Wikimedia Suomi100 Challenge, palkinnot Tia; Tia postittaa tappisen tietojen perusteella (Suomi 100 -suklaalevyt)
• Wikimedia Suomen kunniakirjat Heikki keskustelu; yksi kunniakirja lähettämättä, Tia lähettää maanantaina. Asiaan liittyen julkaisemme jonkinlaisen ohjeen anonymiteetistä ja sen suojaamisesta esim. blogissa.
• WLM palkinnot Tia; osa palkinnoista lähetetty, osa odottaa osoitetta. Museokortit ensi viikolla (maksupainikeongelma)
• Päivitys Wikimedia Suomi verkkosivulle, sivu yhteystiedot: Pankkiyhteys / Bank: IBAN FI48 3636 3002 8227 40, BIC SBANFIHH poistetaan tilalle Pankkiyhteys / Bank: IBAN FI9541080010318890, BIC ITELFIHH Yhdistyksen puhelinnumero (Heikin numero) poistetaan 3.12.-20.1. väliseksi ajaksi  Kimmo?
• varapuheenjohtaja edustaa, seuraavan hallituksen kokoukseen asti Tero; Tero on vt. puheenjohtaja.
• Uuden hallituksen järjestäytymiskokous ma 22.1. 18.00 Mariassa, järjestäytyminen ja kevään toiminta. Pohditaan koulutusta hallitukselle ja henkilökunnalle raportteihin ja hakemuksiin liittyen.
• Mahdollisesti graffittiaiheinen seminaari tammikuun lopulla tai helmikuussa Helsingin taidehallissa (Julkisten taideteosten luettelointiprojekti), Taidehallissa EGS:in näyttely 13.1.-25.2.2018. Heikki

1. osallistujien matkat, välipala; hyväksyttiin

• Ympäristöaiheinen Wikipedian muokkaustapahtuma Oulun kaupunginkirjastossa lauantaina 24.2.2018, Heikki paikalla,

1. Heikki osallistuu; Hel-Ou-Hel, mahd. kahvi/välipalatarjoilu n. 20h

• WMFI:n uutiset CEE Newsletter Nov 2017; WMFI:ltä pari uutista. Tia promoaa newsletteriä ja CEE:tä Facebookissa.

5. Talousasiat. Palkka- ja taloushallintomuutokset vuoden 2018 alusta:

• Pia toimii taloudenhoitajana (uusi hallitus valitsee 2018 alussa); hyväksytään

• Siirretään palkkahallinto EMU:lle palkkahallinnon volyymin kasvaessa (Sami Wendellin tarjoukset):
  • Vaihtoehto 1
    • 15€/kpl palkkalaskelma
    • 30€/kpl vuosi-ilmoitukset (kerran vuodessa siis)
    • Toteutetaan Procountorin tallennusympäristössä, jolloin järjestelmäkustannuksia ei synny
      1. Teillä ei ole silloin pääsyä järjestelmään ja emme voi lähettää tai maksaa palkkoja suoraan
      2. Toimitamme siis palkkalaskelmat sovitulle henkilölle, joka jakaa ne eteenpäin ja maksaa
  • Vaihtoehto 2, siirtyminen Procountor Taloushallintoympäristööön, jolloin
    • Te pääsette näkemään tietoja sekä hoitamaan maksuja halutessanne tätä kautta
    • Voimme maksaa palkat suoraan ja
    • Lisähinnoista tällöin:
      1. Procountor maksaa noin 20-25€ +alv kuukausittain pienillä tapahtumamäärillä
      2. Pankin palvelumaksut kasvavat yleensä 5-15€ linkityksen seurauksena
      3. Meidän käyttöönottoprojekti siirtymisestä maksaa 80€/h ja arvio on 1-1,5h
      4. Procountorin aloitusmaksu Taloushallintoympäristöön on noin 150 euroa
         1. Huom! Jos siirtyminen tehdään tänä vuonna, niin voimme tarjota sen meidän kautta ilmaiseksi!
    • Esitys: hyväksytään vaihtoehto 1. koska kokonaistaloudellisesti edullisempi tämän hetken tilanteessa, jos enemmän henkilökuntaa ja muita palkkoja tai palkkioita, sitten vaihtoehto 2.
    • Päätös: Lykätään seuraavaan kokoukseen, pyydetään Tarmo Toikkasen lausuntoa, jonka pohjalta tehdään päätös 31.12. mennessä.
    • esitys: Tero pyytää
    • Päätös: Tia ja Pia pyytävät Tarmo Toikkaselta mielipidettä asiaan ennen kuin hallitus tekee päätöksen.

• Uudet kulukategoriat Holviin
  • ehdotus: luodaan uudet Holviin uudet kustannuspaikat, jotka toimivat APG:n ja Suomen kirjanpidon kannalta; tällöin maksut voidaan siirtää suoraan tietyn “alatilin” kautta, esim. Outreach -> matkustuskustannukset Tia, Sami ja Pia
• Tilien sulkeminen
  • tilanne: Tia yhteydessä Samiin ja Piaan, jotta homma hoituu kokouksen 12/2017 päätöksen mukaisesti; tilit pitää sulkea tiettynä päivänä
• Velat yhdistykselle vuodelta 2016
  • * 426,26e / Heikki Kastemaan velka, Brysselin matkasta
  • * 8,19e / Susanna Ånäs, Albin Larssonin lentolipun kul, Lentomatkan kuluennakko
  • Miten toimitaan? Samin ehdotus: velkoja voidaan joko paikata maksamalla vähemmän (eli oikea kulu 450, mutta kululaskulla maksetaan Heikille vain 25 e, esim.) TAI esim. Heikki maksaa velan takaisin. Susannan 8,19 e velka voidaan mahdollisesti antaa anteeksi koska pieni summa
  • Päätös: Heikki maksaa vuoden loppuun mennessä, Susannan annetaan anteeksi

•  WMFI veronpalautus vuodelta 2016 359,96 € Tia siirtää

6. Nimetään osallistuja Wikimedia konferenssiin Berliinissä 20.-22.4:rekisteröityminen 15.1.2018 mennessä

• osallistuvat: Tia, Terolle käy viikonloppu; kysytään uusilta hallituslaisilta. Tia laittaa sähköpostilla kyselyn kaikille.

7. Hyväksytään sekalaisia kuluja jotka ovat puutteellisesti dokumentoituja

• Liite: Muut kulut hyväksyttäviksi hallituksen päätöksellä
• Lisätään tarkennuksia; hyväksytään sähköpostikokouksella
• Jatkossa kaikki kulut maksetaan tietyltä tililtä ja tietyltä, hallituksen päättämältä budjettilinjalta.

8. S-APG 2018 hakemus, komitea suosittelee hyväksyttäväksi, WMF hyväksynee 1-2 viikon kuluessa. Toimenpiteet:

• Koordinaattorin työsopimus: Hallitus valtuuttaa Teron allekirjoittamaan koordinaattorin työsopimuksen 31.12. mennessä; uusi hallitus vahvistaa työsopimuksen. Lopullinen päätös palkkauksesta tehdään vasta kun päätös avustuksesta on tullut

• Wikiteknikon rekrytointi, valinta ja työsopimus

1. työnhakuilmoitus TE-keskukseen ma 4,12, hakuaika 18.12. mennessä. Tia
2. hakemukset lähetetään sähköpostissa Tian sähköpostiin
3. hakemusten käsittely hallituksen päätöstä varten; Tia kokoaa yhteenvedon hallitusta varten
4. hallituksen sähköpostikokous esim. to 21.12. jossa päätetään valinnasta
5. Vastuuhenkilö hallituksessa on Tero. Teemua mukana esittämässä valittavaksi. Tia käsittelijänä mukana.
6. Työsopimus - perustana Tian työsopimus. Sovitaan valittavan kanssa, että aloittaa työt 1.1.2018, Pia tai EMU laskee palkat ja uusi hallitus vahvistaa työsopimukset (Tia ja uusi henkilö) 23.1.

9. Seuraava hallituksen kokous

• päätös Wikiteknikon valinnasta ja koordinaattorin työsopimuksesta sähköpostikokouksena 21.12.

10. Kokouksen päätös

Puheenjohtaja päätti kokouksen 14:47.