Hallituksen kokous 2018-01-22

Kohteesta Wikimedia Suomi
(Ohjattu sivulta Hallituksen kokous/2018/02)
Siirry navigaatioon Siirry hakuun
Hallituksen kokous 2/2018
Wikimedia Suomi ry
Aika
maanantaina 22.1.2018 klo. 18.00
Paikka
Maria 01, huone Nudist ja https://hangouts.google.com/hangouts/_/pvezv4ckchpwvetu6yhxxucn2ea
Paikalla
Heikki, Tia, Hanna, Kimmo, Jaakko; Teemu saapui kohdassa 8
Asialista
  1. Kokouksen avaus
    1. Kokous avattiin 18:12.
  2. Sihteerin valinta
    1. Tia toimii sihteerinä.
  3. Kokouksen laillisuuden ja, päätösvaltaisuuden toteaminen
    1. Kutsuttu yhdistyksen syyskokouksessa 25.11. ja edellisessä kokouksessa
    2. Todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.
  4. Edellisen kokouksen 1 2018 pöytäkirjan hyväksyminen
    1. Hyväksyttiin.
  5. Esityslistan hyväksyminen
    1. Hyväksyttiin.
  6. Ilmoitusasiat
    1. PRH yhdistyksen nimenkirjoittajat, ilmoitettu 18.1.2018, rekisteröity 22.1.2018
    2. Holvi päätilin perustamistilanne onko perustettu
      • Keskustellaan Pian kanssa kulukategorioista ja muista käytännön asioista.
    3. Holvin katseluoikeuden myöntäminen hallituksen jäsenille; onko myönnetty
      • Myönnetään Holvin katseluoikeudet kaikille hallituksen jäsenille ja työntekijöille.
    4. Tekijänoikeusesitteen loppuraportin tila onko lähetetty
      • Tulostetaan ja lähetetään tänään (22.1.)
    5. 1lib1ref 15.1.-3.2.2017, toimenpiteet, mitä toteutettu
      • Tampereen kaupunginkirjastossa tapahtuma
      • Teemu tietää tästä enemmän.
      • Tehdään lisää tarroja korjatulla urlilla; Kimmo toteuttaa.
      • Budjetissa varattu varoja promomateriaaliin.
    6. Esihistoriaa wikikirjastoon muokkaustapahtuma Kansallismuseossa 18.1.
      • Tero ja Kimmo olivat paikalla, 11 ihmistä paikalla noin 30 sivua
      • Edistystä materiaalien jakamisen saralla; kuvia Finnasta Commonsiin.
      • Tekstiäkin on syntynyt.
      • Muokkaaminen jatkuu, saattaa olla että itsekin joudutaan tekemään.
      • Educa-messuilla esitellään ja jatketaan. Kimmo fiksaa Finnan lataussysteemiä.
      • Kimmolle projekti finnan lataustoimintaan liittyen.
    7. S-APG 2018 sopimus tulostettu, allekirjoitettu ja lähetetty Beninistä 27.12. WMF:lle seurattavana, kirjattuna postina. Seurauksen mukaan lähetys oli New Yorkissa 20.1. Avustusmäärärahojen siirto käynnistyy, kun kirje on perillä.
    8. Ympäristöaiheinen Wikipedian muokkaustapahtuma lauantaina 24. ja sunnuntaina 25. helmikuuta 2018 klo. 12.00 - 15.45. Oulun pääkirjastossa.
      • Päätettiin korvata Heikin matkakulut.
      • Heikki mainostaa WLM/WLE:tä samalla.
    9. Tia ja Heikki ilmoittautuneet Wikimedia konferenssiin Berliiniin.
    10. Heikki Hakenut apurahaa Wikimaniaan heinäkuun lopulla Kapkaupungissa.
  7. S-APG 2017 avustuksen loppuraportti oltava valmis 30.1. Winifred: “Remember that in addition to completing your report on Meta, we also ask that you also complete the grants metrics worksheet. If you have any questions or think you may have difficulty meeting the deadline, please let us know now so that we may advise you.”
    1. Loppuraporttidraft ja talousraportti
    2. Hakemus
    3. Toimenpiteet: Tero täydentää Edu-osuutta, Heikki toimittaa loppuvuoden s-pankin tiliotteet talousraporttia varten
    4. 29.1. kokous kello 18 raportista.
    5. Program story WLM:stä, learning story esim. yhdistyksen organisoituminen; Tia kirjoittaa learning storya
    6. Results google docsissa.
    7. Viedään lopulta metaan (Tia); huomioi valmiit mallineet kun viet.
    8. Midpointin program storyksi public art -juttu (Heikki).
    9. Tiistaina valmiiksi.
  8. Olemme saaneet sisäministeriön lausuntopyynnön rahankeräyslain uudistamisesta. Työryhmän mietintö tässä, lausunto annettava sähköisessä muodossa viimeistään 14.3.2018 osoitteeseen kirjaamo@intermin.fi sekä tiedoksi ministeriön poliisiosaston lainsäädäntöyksikköön osoitteeseen lainsaadantoyksikko­_poliisiosasto@intermin.fi.
    1. Toimenpiteet: 1.) annetaan lausunto, 2.) etsitään juristi joka selvittää toimenpiteet keräyksen aloittamiseksi Foundationille, Hanna, Heikki
    2. apua Foundationilta? Esim. lakiosastolta juristi; otetaan yhteyttä ja ehdotetaan, että he haluaisivat varmaan jättää lausunnon asiasta.
    3. Hanna ja Heikki suunnittelevat kirjeen.
  9. Muiden kulujen hyväksyntä
    1. Välitilinpäätöksen 201 vahvistaminen https://docs.google.com/document/d/1KztYE0n5iL2JDpn3294e24jau2NHjUd_CYawKyDsUDk/edit
    2. Siirtyy lopulliseen tilinpäätökseen keväälle.
    3. Hyväksyttiin Muut kulut.
  10. Hallituksen jäsenten työskentely:
    1. Siirretään päätökset seuraavaan kokoukseen.
    2. hallituksen jäsenellä oikeus edustaa yhdistystä joko nimellään ja tai käyttäjänimellään
      • jos haluat, voit tilata nimikortin, Teemu hoitaa
      • wikimedia.fi päätteiset sähköpostiosoitteet, Kimmo hoitaa
    3. Oikeus osallistua hallituksen ja yhdistyksen kokouksiin, palavereihin ja tapaamisiin
      • jos et pääse kokoukseen, ilmoita jos mahdollista hyvissä ajoin
      • kokouksia voivat olla varsinaiset kokoukset ja sähköpostikokoukset
      • kokouksia yleensä n. kerran kuussa kesäaikoja lukuunottamatta
      • kuka tahansa osallistuja voi tarkistaa esityslistan ja lisätä siihen ilmoituksia ja päätösesityksiä ennen kokousta, esityslistat pyritään jakamaan muutamaa päivää ennen kokousta
      • pyritään pääasiassa osallistumaan livenä, mutta kokouksille varataan myös hangouts-kanava
      • voidaan miettiä kevään kokoukset valmiiksi
    4. Oikeus käyttää yhdistyksen toimitiloja Maria 01:ssa - varaa tila Heikin kautta
    5. Hallituksen sisäinen viestintä
      1. hallituksen omat viestintäkanavat ovat 1.1.2018 alkaen:
        • sähköposti - valitse vain yksi sp-osoite, jota käytät
        • Slack
        • Trello
    6. Oikeus käyttää laitteita ja välineitä tilaisuuksissa
      • lasertulostin Heikillä kotona
      • Jabra ja projektori Marian laatikkohyllyssä
    7. jäseneksi hyväksyminen
    8. Matkat ja laskuttaminen
      • hallitus voi hyväksyä matkan
      • matkustusohjesääntö
      • laskuttaminen
    9. Osallistuminen koulutukseen
    10. Muistio hallituksen rooleista ja työnjaosta
  11. yhdistyksen viestintäkanavat:
    1. jäsenkirje,
    2. Wikimedia Suomi blogi,
    3. FB-ryhmät
      • Wikimedia Suomi,
      • Wikipedian ystävät,
    4. ilmoittaminen Wikipedian Kahvihuoneessa
    5. Päätös: Käsittely siirretään seuraavaan kokoukseen.
  12. Tulevat tapahtumat
    1. 26.-27.1.2018 Educamessut Kansallismuseo kanssa (Helsinki)
    2. Wiki Gap tapahtuma Ruotsin lähetystössä Helsingissä 8.3.
      • Toimenpiteet: Ruotsin suurlähetystö ottaa meihin yhteyttä. Saralta saatu ohjeet seuraavaan askeleeseen meidän kannalta: The event needs to have a prepared Wiki-base with a set of listed articles with ideas for finding good sources and instructions for participants to work on and I think that will be the most important thing for you as the Wikimedia partner to organize. I guess you need to decide on the exact theme for Helsinki before developing a list.
      • Women in Red -projekti; mietitään mitä naisia koskevia artikkeleita puuttuu
      • Kysytään Tovelta suomenruotsalaisia osallistujia; myös SLS.
      • Tia kysyy Saralta tarkempaa tietoa Wikibasesta (joku svenska wikin juttu).
    3. Wikimedia Nordic Meeting in 2018 -sähköposti
      • jotain kansallismuseoprojektista; esittely museoyhteistyöstä
      • Wikiloikka
      • ajankohta ei vielä selvillä
    4. Tilataan samanlaiset 2 roll-upia kuin aikaisemmin oli (Wikimedia ja Wikipedia -logot). Kimmo laittaa tilaukseen.
  13. Kevään ja vuoden toiminta
    1. kevätkokous pidettävä sääntöjen mukaan tammi-toukokuussa
      • esitetään tilinpäätös, vuosikertomus ja toiminnantarkastajien/tilintarkastajien lausunto
      • päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille
      • käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.
    2. Strategiasuunnitelma ja siirtyminen uuteen avustutusjärjestelmään
      • Laajempi teema: Suomen Wikimedian ja Wikipedian tulevaisuus
      • uuteen avustusjärjestelmään siirtyminen edellyttää pitkäjännitteistä suunnittelua, joka ilmaistaan srategiasuunnitemassa, esim. mitä päämääriä ja tavoitteita yhdistys asettaa vuoteen 2030 mennessä ja miten se niihin pyrkii ja pääsee.
      • Pyydetään Winifredin näkemystä.
    3. Päätetään seuraavassa kokouksessa.
  14. Muut mahdolliset asiat
    1. Tian ja Kimmon työsopimukset.
    2. Palkkoja ei maksettu tammikuussa.
    3. Käytännön järjestelyt organisoinnissa (vrt. OKFI), esim. trello; Teemu esittelee trellon yleistajuisesti seuraavassa kokouksessa.
  15. Seuraava kokous
    1. 5.2. klo 18:00 - 20:00
  16. Kokouksen päättäminen
    1. Puheenjohtaja päätti kokouksen kello 20:12.