Hallituksen kokous 2018-03-05

Kohteesta Wikimedia Suomi
(Ohjattu sivulta Hallituksen kokous/2018/04)
Siirry navigaatioon Siirry hakuun

Hallituksen kokous 4/2018

Wikimedia Suomi ry

Aika: maanantaina 5.3.2018 klo. 18.00

Paikka: Maria 01, huone Nudist ja Google Hangouts

Paikalla: Heikki, Kimmo, etänä Tia, Hanna, Teemu, Tero

Jaakko poistui kohdassa 13

Pöytäkirja

Kokouksen avaus

  1. Kokous avattiin kello 18:05
  2. Laillisuus ja päätösvaltaisuus: Todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

2. Sihteerin valinta

  1. Esitys: Tia
  2. Päätös: Hyväksyttiin.

3. Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen

  1. Pöytäkirja 3/2018
  2. Päätös: Hyväksyttiin.

4. Esityslistan hyväksyminen

  1. Hyväksyttiin.

5. Ilmoitusasiat

  1. Ympäristöaiheinen Wikipedian muokkaustapahtuma 24.-25.2. Oulun pääkirjastossa, Heikki
    1. Ympäristöaiheinen Wikipedian muokkaustapahtuma, osallistujat la 7/6/0, su 5/4/3
    2. mahdollisesti ympäristö- ja kulttuuriaiheisen käyttäjäryhmän perustaminen. Vrt kartat ja wikidata -käyttäjäryhmät
  2. Mikrohistoriawikitapaaminen 26.2. osallistujat: Kimmo, Heikki, Minna
    1. parikymmentä tyyppiä, myös Kansallisarkistosta
  3. Wikigap-tapaaminen 27.2. osallistujat: Heikki, Kimmo
    1. suunniteltiin viestintää ja strategiaa
    2. lehdistötiedote tiistaina
    3. yhdistyksen hallituksen vastaava: Teemu
      1. kysytään Winifrediltä palkkaamisesta (koordinaattoriin varattu rahaa)

Koodikerho testasi Ajapaikin Helsingin kaupunginmuseolla. 1.3. osallistujat: Susanna, Vahur. Kimmo oli seuraamassa

  1. OKF:n Open data days 1.3. - 3.3. Osallistujat: Kimmo osallistui kolmena päivänä. 3.3. Tero esitteli Wikiloikkaa ja Kimmo esitteli demokratiatyöpajassa Wikidataa ja kuntavaalihackiä.
    1. paljon osallistujia
    2. Wikidataan kansanedustajista tiedot
  2. Hallituksen jäsenten työskentely, Heikki Muistio hallituksen rooleista ja työnjaosta
    1. työkokous aiheesta; Tia laittaa doodlen
  3. Työväenmuseo Werstas tallentaa työnteon äänimaisemia ja kysyi halutaanko tehdä yhteistyötä ja alustavasti sovittiin käyttävämme ääniä Junior hackathonissa.
    1. http://www.workwithsounds.eu/
    2. millaisia ääniä haluaisimme?
    3. voitaisiin käyttää WikiKirjastossa perusopetuksen oppimateriaaleissa
    4. Kimmo vastuuhenkilö
  4. Teron webinaari Wikiloikasta Oped Education Weekin seminaarissa 5.3.
    1. ensi keskiviikkona webinaari itk:sta
    2. wikikirjastoon artikkeleita

6. S-APG 2017 -avustuksen loppuraportti valmis

  1. Palautettavat rahat WMFlle Tia
  2. epäselvyydet luvuissa. Ts. SAPG-kaudelta 2016-2017 ollaan palauttamassa enemmän rahaa kuin mitä Holvi-tilillä oli kauden lopussa. Ts 6939,34e vs  5023e. Mistä ero johtuu?
  3. Esitys: Selvitetään ja vahvistetaan
  4. Päätös: Luvut vaativat selvittelyä. Tia ja Kimmo työstävät.

7. Stategiatyöpaja, strategiasuunnittelun aikataulu ja toimenpiteet

  1. tehdään doodle seuraavasta tapaamisesta; Tia

8. Wikipedia Suomessa -näyttely

  1. Ajankohtainen tilanne, Teemu
    1. graafikko valmis 16.3.
  2. 23.3. Wikipedia-näyttelyn avaamisajankohta (?)
  3. Wikimedialle lasku painatuksesta

9. Uuden koordinaattorin haku, vaihtoehdot ja toimenpiteet

  1. Tia on sanoutunut irti, työsuhde voimassa 31.3. asti.
  2. Kimmosta koordinaattori? Kimmo tarvitsee työkaveriksi jonkun jolla on asiantuntemusta; Kimmo ei tarvitse lisää aikaa tai palkkaa.
  3. Ehdotus: WLM:ään Susanna ja 40% koko vuoden koordinaattorin palkasta. Siirrytään koordinaattorista projektityöntekijöihin.
  4. Hoitamista vaativat jokapäiväiset asiat:
    1. pöytäkirjan kirjoittaminen
    2. vieminen wikiin
    3. kokousmuistiot, muut kokousmuistiinpanot
    4. asiakirjan laadinta (matkustusohje, kulukorvausohje)
    5. hallinnolliset tehtävät (pankkijutut)
    6. kulukorvauksien hyväksyminen (tarvitsee Holvi -tunnukset)
    7. tilavaraukset
    8. matkajärjestelyt
    9. sähköpostin koordinointi (Kimmo ja Teemu voivat ottaa) ja postin vastaanotto ja käsittely
    10. projekteihin liittyvät postitukset
    11. arkistointi
    12. Kiertävä sihteeriys? Kannattavat: Hanna, Jaakko, Tero, Teemu. Päätös: hyväksytään. (sis. kokouspöytäkirjan kirjoittaminen ja vieminen wikiin)
  5. Palautehaastattelun päivä 9.3.
  6. Vaihtoehdot: koordinaattorin tai projektityöntekijoiden rekrytointi
  7. WLM tapaaminen Museovirastossa 28.2. osallistujat, tulevaisuus
  8. Päätös: Luovutaan koordinaattorin tehtävästä, siirrytään projektityöntekijöihin. Pyydetään Susannaa WLM:ään. Sovitaan Winifredin kanssa; esitetään kirjallinen ja realistinen suunnitelma.

10. Sihteerin nimeäminen 1.4. 2018 alkaen

  1. Koordinaattori toiminut sihteerinä
  2. Sihteerille myönnetään pääkäyttäjäoikeudet Holviin ja Oma SP:hen, sekä Yhdistysavaimeen ja Marian tilanvaraukseen
  3. Päätös: Teemu toimii sihteerinä.

11. Taloudenhoitajan nimeäminen

  1. Pia Adibe lopettaa, nimitetään taloudenhoitajaksi Leena Pitkänen  5.3.2018 alkaen.
    1. Leena on toiminut mm. Finnveralla ja urheilujärjestöjen taloutta hoitamassa. Pia  perehdyttää. Hänelle myönnetään pääkäyttäjäoikeudet Holviin ja käyttöoikeus Oma SP tiliin.
  2. Päätös: Hyväksytään.

12. Talousasiat

  1. Palaveri EMUssa 16.2.: Pia, Tia ja Heikki
  2. EMU-sopimus, palkanmaksujärjestelmän rakentaminen, siirrytään Procountor-ympäristöön, välitilinpäätös kvartaaleittain EMUn kanssa
    1. Päätös:
  3. Holvi-maksukortin käyttöönotto
    1. Päätös: Hyväksytään. Maksu menee määrittelemättömältä tililtä ja se pitää tiliöidä jälkikäteen. Maksuja varten tarvitaan hallituksen päätös. Myönnetään katseluoikeus hallituksen jäsenille. Säilytetään silti paperikuitit.
  4. Heikin velat yhdistykselle
    1. Kimmo: kysymme Winifrediltä onko ok, että hyväksymme tuon 420€  näin jälkikäteen jolloin se huomioidaan palautettavissa rahoissa? Rahat on siis jo maksettu ja tällä hetkellä Heikki on ne yhdistykselle velkaa ja jos se pysyy velkana, niin kun SAPG:n ylijäämää palautetaan WMF:lle, niin tämän yhdistyksen reaalimaailman budjetissa olisi 420€ aukko.  Yhdistys oli SAPG:n osalta 1.1.2016 - 31.12.2017 Tian laskujen mukaan ~18000€ ylijäämäinen ja tuosta rahasta suurin osa palautetaan WMF:lle takaisin joten siinä olisi varaa kuitata tuo pois. Tosin se on hiukan vielä, että onko SAPG:n todellinen ylijäämä noin suuri, koska meillä oli myös muita tulonlähteitä 2016  ja tilillä rahaa vuoden alussa. Summan kokoluokka on kuitenkin oikea ja vastaa tilillä olevia summia.
    2. Päätös: Kysytään Winifrediltä voidaanko antaa velka anteeksi. Tia laittaa viestiin.

13. Tulevia tapahtumia

maalis-huhtikuu:

    1. 7.3. This month in GLAM -deadline
      1. infottava tehdyistä jutuista
      2. Tulevat tapahtumat
      3. Wikimedian in Residence
      4. Kansallisgallerian avaus
    2. All Digital Week -suunnittelutapaaminen 7.3. kl 15
    3. Siffin Wikitapahtuma 7.3. ilm: Heikki, Johanna alustaa
    4. Humanistisen ja teologisen tiedekunnan Naistenpäivän Wikitapahtuma 8.3.
      1. klo 14-17 Fabianinkatu 24, aihe Antiikin naiset, englanninkielinen tapahtuma
      2. Heikki vetämään, projektisivu
    5. Kansallismuseon muokkaustapahtuma 14.3. osallistujat:
    6. All Digital Week 19.3. -tapahtuma. Osallistujat: Heikki
    7. Tilintarkastuspalaveri 22.3. 12.00 Maria Osallistujat: Tia, Heikki, Leena, Pia
    8. Wikigap-tapaaminen Tiedekulmassa 9.4. 15:30
    9. ITK 11.-13.4.2018, Hämeenlinna, Osallistujat: Tero
    10. Wikipedia-esitelmä 16.4. Eslok-klubi Heikki
    11. Wikimedia Conference Berliini 20-22.4, Osallistujat: Heikki ja Tero
    12. Junior hackathon 22.4. Osallistujat: Kimmo, Susanna
    13. Wikigap workshop tiedekulmassa 23.4. kl 17-20

touko-kesäkuu

    1. Wiki Loves Earth: Osallistutaanko?
    2. Wiki Gap -tapahtuma Tiedekulmassa 8.5. 10-16, Osallistujat:
    3. Uudenmaan museokampanja viikko 14.. alkaen, koordinaattorin tapaaminen Osallistujat:
    4. Wikipedia-työpaja Sibelius-museo Turku 16.5.Osallistujat:
    5. Wikimedia hackathon 18.5. - 20.5. Osallistujat: Kimmo
    6. 26-27.5. Maailma kylässä Helsinki Heikki

Annettu tiedoksi.

14. Wikimedia Conference Northern Europe Meeting 2018 17.-19.8. 2018, Tukholma https://meta.wikimedia.org/wiki/Grants:Conference/Northern_Europe_Meeting_2018#Endorsements sekä Wikimania 2019

  1. Tavoitteemme: mietitään
  2. mahd. Winifredin ym. vierailu Suomessa kesällä

15. Toimenpiteet henkilötietolain suhteen

  1. EU:n tietosuojauudistus tulee voimaan 25.5.
  2. OKFI tekee MOOC:ia tästä, osallistutaan OKFIn tapaamisiin
  3. Liitytään suomalaisiin GDPR Facebook-ryhmiin
  4. Kimmo ja Tero seuraavat OKFIn tilannetta.
  5. Päätös: tehdään blogikirjoitus OKFIn MOOC:sta.

16. Kevätkokous

  1. huhti-toukokuussa: su 27.5. PÄÄTETTY. Iltapäivällä.
  2. tilinpäätös, vuosikertomus ja toiminnantarkastajien/tilintarkastajien lausunto
    1. päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille
    2. käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.
    3. Alustus  “Rihvelitaulu ja tabletti: Wikipedian mahdollisuudet Afrikassa” (Heikki), Wikiresidenssin esittely, Lentokonefani.

17. Kulukorvaukset

  1. 4.3. Mariassa pidetyn strategiatapaamisen tarrat ja A3 paperit 7.5e (Kimmo)
  2. 4.3. Mariassa pidetyn strategiatapaamisen tarjoilut 20,3e (Tia)
  3. esitys: Hyväksytään

18. Muut mahdolliset asiat

  1. Jyri Artjoen apuraha-hakemus kirjan tekijänoikeuksien saamiseksi
    1. Jyrin projektina on saada kirja nimeltä Lukion Taulukot vapaasti käytettäväksi Wikikirjastoon. Kirjan tekijät ovat Esko Ranta (1932–2016) ja Matti Tiilikainen (1929–). Kirja oli kilpailija WSOY:n MAOL-taulukkokirjalle. Kirjan kustannusoikeudet ovat rauenneet, joten niiden oikeuksia ei voi saada kustantajalta vaan ne täytyy kysyä alkuperäisiltä tekijöiltä. -- “Projektin tavoitteena on, että saan haltuuni kirjan tekijänoikeudet ja sen jälkeen julkaista se Wikikirjastoon. Tällöin muodostuisi lukiolaisten ja muiden käyttöön vapaasti käytettävä taulukkokirja. Kirjaa sen jälkeen toki täytyisi muokata ja ajantasaistaa. Tarvitsen kuitenkin rahaa laillisesti asianmukaisen luovutusasiakirjan tekemiseksi. Keskustelin Hannu Viitasen kanssa (Asianajotoimisto Attte Niemi Oy, Vesijärvenkatu 26 15140 Lahti,0400 353 494) ja hän sanoi hinnaksi asiakirjan laatimiselle 400–500 euroa. Eli tiivistetysti tarvitsen 500 euroa, että pystyn hanketta viemään eteenpäin.” Haettu määrä nyt 200 euroa. Päätös: Hyväksytään jos hän ottaa yhteyttä tekijänoikeuksien haltijaan ja saa hänet luopumaan tekijänoikeuksista. Tia lähettää viestin. Tarkistetaan voiko sub-grantata. Otetaan legal costsista.
  2. Wikimania-matkastipendin haku
    1. Esitys käynnistetään matkastipendin haku Wikimania 2018 tapahtumaan heinäkuun lopussa Kapkaupungissa Etelä-Afrikassa.
    2. Teemu tekee hakemuspohjan ja jakaa sen.
  3. Kulttuuriperinnön eurooppalaisen teemavuoden 2018 haku 12.3.2018 deadline.
    1. Kimmo valmistelee hakemuksen ja esittelee hakemuksen.
    2. projekti, sisältää omavastuuosuuden
    3. http://www.nba.fi/fi/avustukset/kulttuuriperintovuoden-hankkeet
  4. Teron kysymys Holvista
      1. miksi ei näy kuitteja? Kuitti on pakollinen kulukorvauksiin, joten niiden pitäisi löytyä.
      2. Helsinki-Oulu-Helsinki kuitit, 172,62 euroa.
      3. Tia kysyy Pialta.

19. Seuraava kokous

  1. Esitys: ma 10.4. klo 18.00 Mariassa ja netissä
  2. Päätös: ti 10.4. klo 18:00 Mariassa ja netissä.

20. Kokouksen päättäminen

  1. Kokous päätettiin 20:45.