Hallituksen kokous/2014/03

Hallituksen kokous 3/2014
Wikimedia Suomi ry

Aika: 15.4.2014 klo 16.00
Paikka: Hangout

Paikalla: Johanna Janhonen, Susanna Ånäs, Tommi Kovala, Sanna Hirvonen, Tarmo Toikkanen (klo 18.00 asti)
Hallituksen ulkopuolelta: Susanna Ånäs
Poissa: Iivari Koutonen

Pöytäkirja

(Susanna: Minusta voimme pitää kaiken materiaalin täällä kokouksen ajan, mutta olisiko selkeämpää siirtää nämä keskustelut liitteisiin? Johanna: kirjoitin tähän suurinpiirtein kaikki WMcon-kuulumiseni, joita halusin hallitukselle välittää. Kaikkea ei välttämättä kannata julkiseen paikkaan siirtää, eli sihteeri saa siivota virallisesta versiosta turhat pois. Toivon kuitenkin, ettei tätä Google-dokua tyhjennetä, haluan ottaa tästä asioita vielä itselle talteen, sillä en ole kirjoittanut näitä muualle sähköisesti.)

Linkki kokoushangoutiin https://plus.google.com/hangouts/_/calendar/NjQ4NGh2aDVhM2h2OXN1b3VkdmczZG8xc3NAZ3JvdXAuY2FsZW5kYXIuZ29vZ2xlLmNvbQ.ek8vg9opr55uktlti9uv711apc

Yleisesti

Tehdään tästä lähin sinne G+-communityyn Event, jolloin se hangout tulee automaagisesti.

1. Kokouksen avaus ja alkutoimet

• Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 16.16.
• Puheenjohtajana toimii yhdistyksen puheenjohtaja. Koska yhdistyksen sihteeri ei ole läsnä, valitaan sihteeriksi Sanna Hirvonen.
• Kokous todettiin päätösvaltaiseksi.
• Hyväksyttiin esityslista.

2. Kevätkokouksen aika, paikka, tasekirja, toimintakertomus.

Kaksi jälkimmäistä toimitettava toiminnantarkastajalle ennen kokousta.

• Tarmo: EMU lupasi valmiin tilinpäätöksen tämän viikon loppuun mennessä.
• Susanna: Toimintakertomuksen runko täydennettäväksi ja suomennettavaksi: https://fi.wikimedia.org/wiki/Vuosikertomus_2013/en. (Tommi täydentää)
• Toiminnantarkastajat: Santtu Pajukanta, Teemu Leinonen (vara)
• Työnkulku: 1) vuosikertomus ja tasekirja valmiiksi, 2) hallituksen kokouksessa hyväksyminen ja allekirjoitus, 3a) toiminnantarkastajien hyväksyntä, 3b) kevätkokouskutsu (vähintään 7 päivää ennen kokousta), 4) kevätkokous
• Kevätkokouksen aika 12.-22.5., paikka Kiasma / Kirjasto 10 + etänä. Varmistetaan aika ensi viikolla.
• Kutsu lähetettävä väh. viikkoa ennen kokousta. Johanna: 14.5. ja 22.5. ei käy mulle. Jyrki: 16.5 olen muuten Hgissä, 13.5 käy, 12.5. ja 14.-15.5. ja 21.5. ei käy.
• AP: Sanna tarkastaa tilan saatavuuden asap. Tommi lähettää kokouskutsun.

3. Strategiatyö

• Esitys: Alamme aktiivisesti valmistella strategiaa tulevaa toiminnan suunnittelua varten. Mitä esitetään kevätkokouksessa? Inspiraatioksi: http://www.slideshare.net/sjgknight/evaluation-and-strategy-talks
• http://strategy.wikimedia.org/wiki/Wikimedia_Movement_Strategic_Plan_Summary
• http://etherpad.wikimedia.org/p/wmcon14-6
• http://blog.wikimedia.org/2013/08/26/drafting-a-strategy-plan-with-the-community/
• Ehdotus (Susanna): Kevätkokouksessa strategian co-design-sessio vrt Amical
• Otetaanko yhteisö mukaan tekemään? Jotkut chapterit ovat palkanneet konsultin vetämään strategiatyötä.
• Johanna: UK oli tehnyt strategian ja etsinyt sitä varten muiden strategiat malliksi, kannattaa tsekata
• Johanna: mikä on Suomen chapterin tavoite? Haluammeko kasvaa ja palkata uusia työntekijöitä? Tekemään mitä? Pitäisikö meillä olla oma toimisto? Esim. Argentiinassa on 2,5 työntekijää, joista 1 toimittaja/tiedottaja Maria Kreuz, joka huolehtii tiedotuksesta ihailtavasti. Vai onko parempi toimintamalli hakea rahaa tietyille projekteille, jolloin byrokratia olisi helpompaa? Ideaalitilanteessa hallitus tekisi vain strategiaa, työrukkaset olisivat muualla ja työntekijöille voisi antaa kaikki tylsät hallinnolliset hommat, vapaaehtoista työvoimaa ei kannata niihin tuhlata, jos kukaan ei ole niistä kiinnostunut (väki vähenee?).
• Susanna: Tapoja on monia. Useimmiten työntekijät ovat aktiivisia Wikimedian kehittäjiä eivätkä palkattuja likaisen työn tekijöitä. Session Etherpad: http://etherpad.wikimedia.org/p/wmcon14-10, kysely: https://meta.wikimedia.org/wiki/Research:Wikimedia_First_Employee_Survey ja presentaatio. Chris Keating (hallituskouluttaja) WMUK kertoi työstään vapaaehtoisorganisaation ainoana työntekijänä, jossa kaikki katsoivat olevansa hänen pomojaan. Tärkeintä on tavoitteiden määrittely, vaikka työtehtävät muuttuisivat jälkikäteen.

4. Hallituskoulutus / Chaptereille tarkoitettu

• Esitys: Käynnistämme tai osallistumme tarjottuun hallituksen koulutukseen. Kaksi vaihtoehtoista tapaa:
• 1) Äskettäinen koulutus voi toistua Wikimanian yhteydessä, jos halukkaita löytyy: https://meta.wikimedia.org/wiki/Boards_training_workshop_March_2014.
• 2) Ruotsi-Suomi-koulutus.
• Olemme aktiivisesti vuorovaikutuksessa WMF:n kanssa (Alex Wang, titteli?, on meidän ensisijainen kontaktimme) rahoituksemme, strategian, kasvun ja seurannan. Chapter-toiminnan kehittämisen.

5. Palkkio- ja korvauskäytännöt (viime kokouksesta)

• korvaako yhdistys materiaalin valmistamiseen käytettyä työaikaa, ja millä ehdoin? Pidetäänkö päivärahakäytäntö kaikilla matkoilla? Miten menetellään matkojen ja majoitusten korvaamisen suhteen?
• Susanna: Aletaan työstää käytäntödokumentteja perustuen yleisiin hyväksyttyihin yhdistyskäytäntöihin, joista voimme keskustella. Henkilöstöstrategia, matkustussäännöt, talouskäytännöt, korvauskäytännöt.
• Tarvitaan myös esteellisyyskäytäntö (COI-policy) eli sovittu tapa, jolla hallituspäätöksiä tehdään. Hallituslainen ei voi olla mukana tekemässä päätöstä, josta saa itse (tai perheenjäsen, esim. puoliso, veli) joko taloudellista hyötyä tai muuta, esim. näkyvyyttä. Käytännössä pitää poistua kokouksesta päätöksen teon ajaksi tai ääritapauksissa perustaa hallituksen ulkopuolinen komitea tekemään päätös.
• Linkissä Eestin vastaavat dokumentit (Meta) https://meta.wikimedia.org/wiki/Wikimedia_Eesti
• Päätös: Tommi laatii ehdotuksen WMFi:n palkkio- ja korvauskäytännöiksi ja tuo sen hyväksyttäväksi kevätkokoukseen. Otetaan mallia Viron käytännöistä ja konsultoidaan Alex Wangia.

6. Dokumentointi ja avoin päätöksenteko

• Esitys: Parannamme käytäntöjämme asiakirjojen ja suunnitelmien jakamisen ja säilyttämisen suhteen. Sihteerin tehtävä on laittaa käsitellyt pöytäkirjat wikiin. Ratkaistaan kokouksessa tai erillisessä työryhmässä. Raimo Muurinen on tarjoutunut esittelemään avointa päätöksentekoa OKFFI:ssä. OKFFI=Open Knowledge Finland ry.
• Päätös: Ei kutsuta Muurista esittelemään asiaa. Tommi ja Iivari pohtivat WMFi:lle sopivaa käytäntöä esim. esityslistojen avaamiseen.
• AP: Kimmo huolehtii, että vuoden 2013 pöytäkirjat yms ovat kirjattuna wikiin ennen kevätkokousta. fi.wikimedia.orgin punaiset linkit. Tämän vuoden kokoukset. Viime vuoden 2? viimeistä kokousta = Kokoukset-kansion dokumentit.
• Jatkossa yhdistyksen sihteeri huolehtii asiakirjojen viemisestä wikiin ym. rutiineista, valmistelee esityslistan puheenjohtajan kanssa. Kirjalliset ohjeet Wikiin siitä mitä kaikkea byrokratiaa tehdään kokousten yhteydessä.
• AP: Tommi käy sihteerin kanssa läpi, mitä kaikkea tehtävä sisältää.
• Hallituksen sisäinen keskustelu. Meillä on nyt käytössä Google+-ryhmä, joka ei ole kovin aktiivinen. Voiko sitä käyttää mobiilisti kuten Facebook-ryhmää? Jos ei, niin siirrytäänkö Facebookiin? Sähköpostikeskustelut ovat hieman turhauttavia, niitä pitäisi välttää jos mahdollista.
• Todettiin, että pysytään Google+:ssa ja vältetään sähköpostikeskusteluja.

7. Pohjoismainen yhteistyö

• Susanna esitteli lyhyesti käydyn keskustelun ja esitetyt toimenpiteet. Pidetään yllä Nordic-wikisivua Metassa https://meta.wikimedia.org/wiki/Nordic_Wikimedia
• Norjan valtio antaa rahaa Saame-Wikipediaan, eli maksaa sisällöntuotannosta. Pitäisikö Suomeakin lähestyä samalla asialla, tai ainakin kertoa siitä asiasta vastaaville? Kuka?

[pohdittiin sopivia wikipedistejä suomalaisugrilaiseen toimintaan]

• Viro järjestää suomalais-ugrilaista seminaaria (linkki?) , elokuussa, pvm?, kuka menee, ja mitä siellä tapahtuu?
• Johanna: keskustelu oli hyvää ja ilmapiiri auttavaista, saadaan apua Ruotsista (esim. Jan x), Norjasta ja Virosta jos vaan halutaan :)
• Joku biologi on tehnyt Ruotsi-Wikipediaan yli miljoona (!) artikkelia käyttäen erilaisia tietokantoja, osa hyviä, osissa vanhentuneet luokittelut. Samaa bottia käytetty jossain toisessakin Wikipediassa.
• AP: Susanna ottaa yhteyttä Suomen Wikipedia-yhteisön suomalais-ugrilaisten kielten harrastajiin ja saattaa heidät yhteyteen virolaisen konferenssin järjestäjien.

8. Wikimania 8-10.8. Lontoo

• https://wikimania2014.wikimedia.org
• Meiltä olisi hyvä olla mukana enemmän ihmisiä kuin Berliinissä, etenkin puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan syytä olla paikalla. Susanna: Jos hallituskoulutus saataisiin Wikimanian yhteyteen, sen ohessa voisi tutustua tapahtumaan.
• Keitä on menossa?
• Johanna on hakenut granttia, pääsi toiselle kierrokselle
• Jyrki on hakenut granttia, pääsi toiselle kierrokselle
• Susanna ei ole hakenut, mutta menee joka tapauksessa
• Kimmo harkitsee asiaa
• Tommi yrittää järjestää pääsynsä
• https://wikimania2014.wikimedia.org/wiki/Scholarships

9. Board of Trustees -äänestys

• Johanna esitteli prosessin. Päätetään millä tavalla WMFI valitsee ehdokkaansa 4 tarjolla olevasta. https://chapters.wikimedia.ch/
• (Hendra Prastiawan antanut WMFI:n hallituksen jäsenille oikeudet; tilattava uusi salasana jos ei toimi)
• Onko kaikille selvää, miten Wikimedia-liike on organisoitu?
• WMF, jossa noin 200 työntekijää
• FDC, Funds Dissemination Committee = päättää vakituisesta rahoituksesta chaptereille
• GAC, Grants Advisory Committee, projektirahoitus
• Board of Trustees
• AffCom = Affiliation Committee, chaptereiden board
• Chapterit (esim. Suomi), Saksa lienee suurin, noin 50 työntekijää?
• User groupit (esim ?)
• joitain muita vielä?
• Board of Trustees -porukka tekee tärkeitä päätöksiä, tuoreita esimerkkejä: uusi toimari (ilmoitetaan pian), paid editing policy, chaptereiden hyväksyminen
• BoT-kokoonpano: 5 yhteisöstä, 4 chaptereista + Jimmy. Nyt on jaossa 2 chapter-paikkaa seuraavaksi 2 vuodeksi
• Äänestys alkaa tänään ja kestää seuraavat 6 viikkoa, tulos kerrotaan Wikimaniassa
• Tiedustelu: Pääsevätkö kaikki lukemaan chapters-wikiä ja tuleeko sähköposti?
• Joo: Tarmo, Susanna, Tommi, Sanna, Jyrki, Kimmo, Johanna
• Ei:
• En tiedä:
• Päätös: Valitaan ehdokas seuraavassa hallituksen kokouksessa. Johanna käynnistää aiheesta Google+-keskustelun tällä viikolla.

10. EDU

• Blogikirjoitus ITK:sta.
• AP: Kimmo pyytää kirjoitusta Juha Kämäräiseltä. ITK-kuvat, Kimmo, Tommi, Tarmo Thorström

[mainittiin mahdollinen koulukontakti]

• AP: Tommi vie asiaa eteenpäin
• Osallistuminen Open Education -työryhmän kirjasprinttihankkeeseen (hankehakemuksen deadline 18.4.2014). WMFI:n kannalta tämä voisi merkitä editathonin järjestämistä.
• Ehdotus: laaditaan EDU-strategia: perusopetus, lukio, korkeakoulut - tavoitteet - kv. referenssit
• EDU-ohjelmaa varten kontaktit WMF:ssä: Rod Dunigan rdunican@wikimedia.org ja Floor Koudijs fkoudijs@wikimedia.org
• Johanna: Ruotsin chapterissa on mukana opettaja, joka on tehnyt Wikipediaan opetussuunnitelmaa noudattavia tehtäviä, joista on helppo poimia tehtäviä opetukseen ns. omin päin -- kannattaa perehtyä, kuka haluaa?
• Johanna: Virossa on tehty taidekoulun kanssa yhteistyötä - oppilaat ovat piirtäneet kuuluisien ihmisten muotokuvia Wikipediaan henkilöistä, joista ei ole tekijänoikeussyistä saatu valokuvia. Tästä voisi vaikka blogata tai tutkia asiaa muuten? Kuka?
• Jyrki: https://fi.wikipedia.org/wiki/K%C3%A4ytt%C3%A4j%C3%A4:J_Hokkanen opettaa Kokemäen lukiossa oppilailleen Wikipedian muokkaamista osana ATK-kurssia
• Jyrki: Esitysehdotukseni Wikimaniaan https://wikimania2014.wikimedia.org/wiki/Submissions/Wikimedia_projects_as_a_publication_platform_for_local_heritage_resources saattaa sivuta myös Wikipedian käyttöä EDU-aihepiirissä.

11. GLAM

• Kokous hallituksen kokouksen jälkeen
• Johanna: Norjassa hyviä tuoreita kokemuksia Wikimedian in Residence -mallista, museot ovat olleet itse aloitteellisia, me halutaan aloittaa nyt. :) Jos Norjan museot kertoisivat asiasta Suomen museoille, se vois toimia.

12. Heart

• Johanna: Norjassa toisessa kieliversiossa on enemmän naisia ja kuulemma myös ystävällisempi ilmapiiri, voisimme siis miettiä, miten saamme lisää naisia muokaajiksi. Emily x / Washington DC chapter on pitänyt onnistuneita työpajoja naisopiskelijoille, editathoneissa on keskitytty tiedenais-artikkeleihin. Haluaako joku ottaa tästä kopin? Armenian Wikipedia on muuten ainoa, jossa naisia on enemmän kuin miehiä!
• Johanna: Visual editor - WMF:llä on organisaatio, Community liaisons, joka tekee keskitetysti parannuksia eri kieliversioille, visual editorilla on nyt prioriteettia, eli meidän tarvitsee kertoa heille mitä halutaan, ja he tekevät :). Ks. http://etherpad.wikimedia.org/p/wmcon14-17
• Johanna: Jos halutaan muita softa-parannuksia, kannattaa ottaa yhteyttä Google Summer of Code -projektiin, siinä on ennenkin ollut Wikipedia-aiheita, lisäksi WMF:llä on erityinen Women & IT -projekti ?
• Susanna: Wikimaps on mukana FOSS OPW:ssä, eli Free and Open Source Software Outreach Program for Women. Se on samantapainen kuin GSoC ja tämä kierros käynnistyy samaan aikaan sen kanssa. Sen järjestää Gnome.org ja WMF on yksi suurimmista tukijoista. https://wiki.gnome.org/OutreachProgramForWomen

13. Muut projektit

• Kahden esitteemme aineistopäivät päätettävä
• Helsingin kirjamessut. Mitä osallistuminen käytännössä vaatii? Paljonko maksaa, mennäänkö yhdessä jonkun toisen tahon kanssa jne.?
• Tapahtuma Jyväskylässä. Wikiesittely/edithaton Suomen Käsityömuseossa, selvitetäänkö, että ehditäänkö osallistua vielä Jyväskylän Finnconiin tai Jyväskylän Kesään 8.7. - 13.7.
• AP: Kimmo on yhteydessä järjestäjiin ja selvittää mahdollisuudet osallistua.
• Kesäkoodi
• Esitys: Kootaan ideat ja päätetään toimenpiteistä joko kokouksessa tai erikseen.
• Pöydälle.
• Osallistuminen Wikimedian avoimen tiedon toimintaan
• https://meta.wikimedia.org/wiki/EU_policy
• https://strategy.wikimedia.org/wiki/Advocacy_agendas
• http://etherpad.wikimedia.org/p/wmcon14-26
• Pöydälle.
• Wikimedia Conference 2014 ja 2015
• Johanna: Seminaarissa esiteltiin 9kk tehty selvitystyö, state of the movement. 45 minuuttia kestäneeseen esitykseen (pe) kerättiin lähinnä kaikki liikkeen sisäiset ongelmat, ks. http://mariasefidari.org/2014/04/11/chapters-dialogue/ ja se aiheutti monenalaisia reaktioita, joku tunnisti itsensä, joku koki saavansa sata puukkoa niskaansa. Minulle esitys on liian iso juttu käsiteltäväksi kerralla, sillä liikkeen organisoituminen ei ole minulle itsestään selvää ja olisin kaivannut myös niitä positiivisia puolia, kaipa niistäkin voi oppia... Selvitystyön purkua (la-su) haittasi se, että AffComin uusi varapuheenjohtaja kuoli to-pe-välisenä yönä, paikalle hankittiin erilaisia surutyöammattilaisia ja lauantain aikataulu meni uusiksi, lauantain bileet muuttuivat illanvietoksi WMDE-toimistolla. Selvityksen oli tilannut Saksan chapter ja Saksan lisäksi myös UK? oli valmis jatkamaan tulosten muuttamista actioneiksi. Viro vetosi vähäisiin resursseihin, Ruotsi halusi saada raportista koosteen ennenkuin tekee päätöksiä mukaanlähdöstä. Raportti valmistuu toukokuussa, tulossa on ainakin 10 minuutin video 45 minuutin esityksestä. Odotamme jännityksellä...
• Johanna suosittelee osallistumista CMconiin ensi vuonnakin, siellä sai paljon asioita selväksi ja tutustui oleellisiin ihmisiin. Mm. Board of Trustees tuli tutuksi osallistavissa pöytäkeskusteluissa. Sessioista on olemassa Etherpad-muistiot, ks. linkit https://meta.wikimedia.org/wiki/Wikimedia_Conference_2014/Programme

• Johanna: Wiki loves Earth -kilpailu alkamassa. Toukokuussa maakohtaiset kisat, 10 parasta maisemavalokuvaa lähetetään kv-kisaan, mm. Viro mukana. Mennäänkö mekin, onko joku innokas ottamaan kopin?
• Pöydälle.
• Johanna: Wiki metrics -sivusto kerää ja tuottaa metriikkaa Wikipediasta, tämä on hyvä pitää mielessä esim, jos tarvitaan dataa raportteja varten. Edithathoneista kannattaa kerätä osallistujien nimilistat (= cohort) ja tallettaa ne omalle Wikimetrics -profiilille, jotta on helppo nähdä jälkikäteen, tuliko osallistujista pysyviä käyttäjiä. Tiedonkeruuseen tarvitaan toki lupa osallistujilta.
• WMFI on osallistunut tiedonkeruuseen kokeiluluontoisesti Wikimaratonin tiedoilla.
• Johanna: Ruotsissa oli tehty ohjeet yritys-artikkeleita varten. Aiemmin oli ohjeet: älä tee tätä, älä tee tätä. Nyt ohjeet ovat positiivisemmat: kerro esim. historiasta, toimitusjohtajistanne jne. To be studied? Voisko joku kääntää tän suomeksi, jotta voitais viedä tämä vaikka kahvihuonekeskusteluun https://sv.wikipedia.org/wiki/Wikipedia:Att_skriva_om_n%C3%A4ringsliv,_f%C3%B6retag_och_varum%C3%A4rken

14. Tiedoksi

• OKM-rahoitukselle haetaan pidennystä. Onko halua muokata suunnitelmia?
• Pöydälle.
• WMconista pitäisi blogata, aiheita paljon, onko toivomuksia?

16. Seuraava kokous

ke 23.4. klo 16.30 Kiasma

17. Kokouksen päättäminen

Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 18.10

Allekirjoitukset

_________________________ puheenjohtaja

_________________________ sihteeri