Hallituksen kokous/2015/02

Hallituksen kokous 2/2015 Wikimedia Suomi ry

Aika: 2.2.2015 klo 20.00 Paikka: Hangout

Paikalla: Johanna Janhonen, Tommi Kovala, Jyrki Lehtinen, Kimmo Virtanen, Vesa Linja-aho, Heikki Kastemaa liittyi 20.18, Henrik Saari liittyi 20.40 Hallituksen ulkopuolelta: Susanna Ånäs Poissa: Tarmo Toikkanen

Pöytäkirja

1. Kokouksen avaus. Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 20.15

2. Kokouksen järjestäytyminen. Tommi Kovala toimii kokouksen puheenjohtajana, Johanna Janhonen sihteerinä.

3. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Paikalle tarvitaan vähintään puolet hallituksen jäsenistä.

4. Edellisen pöytäkirjan hyväksyminen http://fi.wikimedia.org/wiki/Hallituksen_kokous/2015/01 Päätös: hyväksytään

5. Esityslistan hyväksyminen. Päätös: Esityslista hyväksyttiin kokouksen työjärjestykseksi.

+6. Rahoitushaut, työnjako ja työn rahoitus

• Susannan työsuhde on päättynyt. Rahoitushaku on kesken ja vaatii reilua pienennystä. Haun viimeistely lankeaa hallitukselle.
• Viime viikon torstaina oli puhelinpalaveri Wikimedia-säätiön edustajien kanssa. He eivät halua rahoittaa kokopäiväistä toiminnanjohtajaa, he ehdottivat että sen sijaan olisi puolipäiväinen projektinjohtaja ja/tai puolipäiväinen admin-rooli (ns. toimistotöitä). ED:n työ nähdään säätiössä vakituisena työnä ja se tässä heitä ehkä hirvittää. Tähän mennessä Susanna on tehnyt 50%-työssä 100% töitä, tilanne ei ole kestävä. Muut kumppaniyhdistykset rahoittavat toimintansa säätiön kautta. Ajatus siitä, että työt jaetaan kahteen eri rooliin tuntuu Tommista hassulta, mutta jos säätiö sitä vaatii, niin tehdään niin?? ED:n työ olisi ensisijaisesti Susannan työtä? Tarvitaan paikallista rahoitusta, mikä luo meille enemmän vapautta. Suomessa on kinnostusta tehdään nyt paikallishistoriaa. Voidaanko hakea sille oma rahoitus muualta? Säätiö tahtoo, että karttaprojekti tehdään loppuun, sillä säätiö on on sijoittanut siihen rahaa. Karttaprojekti ei ole nyt mukana rahoitushaussa, ei toimistokuluja, rahaa menee vain työhön. OKM:llä kaksi uutta rahoitushakua, jotka pitää tsekata: teemoina GLAM & tekijänoikeudet. Projekti: viedään kuvia Wikipediaan (ei vain Commonsiin, vaan myös käytetään kuvia artikkeleissa). Säännöllinen pajatoiminta on Susannan agendalla. *Paikalliswikeihin otettu yhteyttä, haasteita aiheuttaa pätkätyöt. Työntekijämme on nyt 50%:nen, hoitaa pääasiassa yhdistyksessä, mutta myös karttaprojektia, käytössä myös 3 assaria (joilta 4kk:n työpanos H1/2015), jotka ovat alihankkijoita, Ari tekee karttaprojektia, Teemu ja Samppa ovat yhdistyksen hommissa. Seuraavaa kautta varten rahoitus haetaan 1.4. mennessä.
• Susannan ehdotus:
• 35% glam-koordinaattori, - Susanna
• 50% admin-rooli yhdistyksen asioihin, -Susanna/työntekijä (35%) & Samppa (15%)
• 15% community coordinator -rooli (työpajojen vetäminen, tapahtumakoordinaattori) - Teemu
• Hakemusteksti vanhalla budjetilla Metassa
• Tämän hetkinen budjettiehdotus (pitäisi karsia 0-25%?)

Päätös: Haetaan OKM-rahaa (säätiön ohella) H1/2015-kaudelle, käytännössä työntekijä tekee haun. Tehdään suunnitelma 100% resurssista, joka jakautuu 3 henkilön kesken. Kaikille maksetaan samaa tasapalkkaa, 3500€/kk*oma prosenttiosuus? Hallituksen pitäisi miettiä ehdotusta tämän viikon aikana. Seuraava palaveri Wikimaps-seminaarin yhteydessä la 7.2. klo 15.00 (paikalla Tommi, Heikki, Kimmo, Jyrki), Tommi lähettää mailin, jota muut voivat kommentoida, jos eivät pääse paikalle la.

6. Toiminnanjohtajan rekrytointi menossa, hakuaikaa 10.1.2015 asti. Rekrytointi on jäissä, kunnes meillä on rahoitus. Kokopäiväisen ED:n toiminnanjohtajan haku keskeytetty rahoituksen puuttuessa. Tommi ilmoittaa asiasta hakijoille.

7. Hallituksen jäsenen perehdyttäminen Esitys: Työstetään dokumenttia Hallituksen vaihtuessa. Määritellään sisältöalueet, vastuuhenkilöt, aikataulu sekä käyttöönotto. Dokua päivitetään tammikuun aikana. On toivottavaa, että vanhoilta hallituksen jäseniltä saadaan “testamentti”, jossa he kertovat esim. parannusehdotuksia hallituksen toimintaan. Johanna kysyi Sannalta testamenttikommentit Hallituksen vaihtuessa -dokumentin aiheeseen liittyvän kohdan mukaan. Se on nyt täällä Päätös: PRH ilmoittaa Tommille, kun sääntömuutokset on hyväksytty. Hallituksen vaihtuessa -doku laitetaan wikiin talteen kun se on ok.

8. Juoksevat asiat

9. Työnjako, vastuut ja velvollisuudet Esitys: Tehdään alustava työnjako hallituksen, vapaaehtoisten ja toimihenkilöiden välillä Päätös: Mihin käytetään toimihenkilöiden tunteja ja mitkä asiat kuuluvat vapaaehtoistyöhön - keskustelua tästä käydään sähköpostilla ja viimeistellään ensi lauantaina. Tommi laittaa ehdotuksen sähköpostilla.

10. Kommunikaatiokanavat Esitys: Johannan ehdotus G+:ssa. Päätetään kanavat, joita käytetään kullekin yleisölle viestimiseen Yammerista keskusteltiin, ei toimi ehkä meillä, kun pitäisi olla sama domain sähköpostiosoitteessa (ja kaikilla ei ole vielä @wikimedia.fi sähköpostiosoitteita, hankitaan ne myös Vesalle ja Heikille, Kimmo pyytää Joonakselta) https://slack.com/ Päätös: Enemmistö haluaa käyttää Facebookia, hylätään Google+keskustelut? Facebook-ryhmä vaatii tiukan moderoinnin/ohjeistuksen, jotta keskustelut löytyvät jälkikäteen. Tehdään uusi ryhmä, jossa on työntekijät & hallitus. Johanna lisää vanhaan hallitusryhmään Susannan, Susanna taas assarit. Jäsenrekisteriin perustuva sähköpostijakelu (pääsy: Susanna & Tommi) Yhdistyksen kanava: Tiedostuskanava yhdistyksen jäsenistölle: sähköpostilista & perustetaan uusi Facebook-ryhmä, jota community coordinator isännöi, eli siirretään siihen kun meillä on ko. resurssi?

11. Tapahtumat 2015 Esitys: Listataan tapahtumat, joihin osallistutaan, mikäli rahoitus järjestyy. Valmistellaan ehdotusta siitä, ketkä yhdistystä edustavat ko. tapahtumissa. Wikimedia hackathon (toukokuussa Lyonissa): Kimmo & Stryn? hakee grantteja Wikimedia Conference 2015 (15-17. toukokuussa Berliinissä): Tommi & NN

• Johannan bloggauksia viime kerralta:1 ja 2

Päätös: kukin hakee itse omat grantit näihin, päätetään Facebook-ryhmässä kuka lähtee Tommin mukaan. Otetaan kummankin tapahtuman kustannukset pois budjetista.

12. Jäsenhakemusprosessi Jäseneksi hakemisen prosessi täytyy tehdä uusiksi nyt kun ei ole enää jäsenmaksua Päätös: puhutaan Facebookissa

13. Suomen käsityön museon Wikipedia-projekti Johanna kertoo missä mennään: ma 16.2. koko päivän editathon, mahdollisuus hakea matkarahaa museolta Raija Manninen, metriikkaa voisi kerätä tilaisuudesta, mutta miten? Ongelmia tuottaa osallistujien käyttäjätunnusten kerääminen & lupa käyttää niitä, minkä jälkeen saadaan csv-tiedot. Käydään keskustelu tästä Facebookissa, Program Evaluation - ryhmästä voi olla hyötyä Facebookissa.

14. Kevätkokouksen agenda ja ajankohta, paikaksi Tampere, Rupriikki (muuttaa Vapriikkiin?), Verstas. Haarukoidaan päivä maaliskuussa Facebook-ryhmässä, Tommi lähettää kutsun ja ehdottaa päiviä.

Palaveri päättyi kello 22.13