Hallituksen kokous/2015/06

Hallituksen kokous 6/2015
Wikimedia Suomi ry

Aika: 4.5.2015 klo 20.00
Paikka: Hangout

Paikalla: Jyrki Lehtinen, Johanna Janhonen, Heikki Kastemaa, Tommi Kovala, Vesa Linja-aho, Kimmo Virtanen (liittyi 20.07)
Hallituksen ulkopuolelta: Susanna Ånäs
Poissa: Henrik Saari, Tarmo Toikkanen

Pöytäkirja

1. Kokouksen avaus

Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 20.00

2. Kokouksen järjestäytyminen

Tommi Kovala toimii kokouksen puheenjohtajana, Johanna Janhonen sihteerinä.

3. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus

Päätös: Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Paikalle tarvitaan vähintään puolet hallituksen jäsenistä.

4. Edellisen pöytäkirjan hyväksyminen

https://fi.wikimedia.org/wiki/Hallituksen_kokous/2015/05
Päätös: Hyväksytään

5. Esityslistan hyväksyminen

Päätös: Esityslista hyväksyttiin kokouksen työjärjestykseksi.

6. Aikaisempien päätösten seuranta

Tiedoksi: Learning & Evaluation Portal: https://meta.wikimedia.org/wiki/Grants:Evaluation_Wikipedia_Library.
Esimerkki ohjeistamisesta: https://meta.wikimedia.org/wiki/The_Wikipedia_Library

• Tommi on kirjoittanut uusille jäsenille tervetuloviestin. Tommi
• Susanna toivoo, että Kimmo, Vesa ja Tommi osallistuvat budjetin tekemiseen, jotta Berliiniin on “viemisiä” (=to-su (Vesa) ja pe-su (Tommi) ensi viikolla), esimerkiksi tiekarttamaisesti, tarvitaan tällä viikolla.
• ITK-konferenssin seuranta: Projekti: ITK-konferenssi 2015 (vielä tyhjä, tehty mallineella, muut projektit kirjataan samalla tavalla). Miten mitataan ITK-konferenssien onnistumista? Esim. kontaktit, paljonko meni materiaalia? Learning & evaluation -portaalista löytyy mittarit. Mitä luvattiin hakemuksessa? Mitä muut ovat raportoineet?
• Hahmotellaan EDU-ohjelman suuntaviivat ITK:n perusteella. Tehty budjettiehdotus. Projekti: Wikipedian koulutusohjelma ITK-kontaktit täytyy kutsua Wikipedian ystävät -ryhmään. Susanna tapasi ITK-konferenssissa ja sen sen jälkeen OKFFI:n retriitissä Nuuksiossa OKFFI:n Open Education -ryhmän jäseniä. Ehdotettiin järjestettäväksi järjestetään hangout, jossa mietitään edu-kuvioita. EDU-projektissa tehtävät osa-alueet: 1) Verkosto opettajista ja kouluttajista, 2) ohjausryhmä tai koordinaattori, 3) oppimisalusta, 4) julkaisut ja 5) koulutustoiminnan jalkauttaminen paljolla työllä. Lähdetään pienesti liikkeelle (pilotointi tärkeää). Vaatii valmistelua. Mitä/keitä tavoitellaan? Susanna ehdottaa, että rajataan yliopistoille, tehokas tapa tuottaa sisältöjä opiskelujen yhteydessä. Ekoiksi kumppaneiksi voitaisiin tavoitella Helsingin yliopiston kontakteja. Keskusteltiin, että AMK:ssa 3&4 vuosikurssit tarpeeksi kypsiä tähän, yliopistossa 2. vuosikurssista lähtien. Wikipedagogiikka ja wikididaktiikka pitää ottaa huomioon tässä hankkeessa. Pitää ottaa huomioon lessonit muista projekteista. Wikimaniassa 2014 oli coolest projects projects -esityksessä esimerkkejä.
  • Vesa kokeillut amk:ssa tämmöistä: [1]
  • Koulutus-sivusto: [2]
  • Education toolkit (Learming & Evaluation) https://meta.wikimedia.org/wiki/Grants:Evaluation/Program_Toolkits/Education
• Kysytään tilintarkastajalta, mikä on viimeinen päivämäärä, jolloin tarkastuksen ehtii tekemään. Tarja Lindroth toimii tilintarkastajana halutulla aikataululla. Tommi mailaa Tarjalle, Susannalle ja Tarmolle.
• Wikipedia Library & mikrostipendejä aktiivisille muokkaajille, seurataan tätä mallia m:The_Wikipedia_Library.

Wikimaniaan lähetetään stipendiaatti (Sanna Hirvonen), pyydetäänkö säätiöltä rahaa myös toiseen osallistujaan? Pyydetään vaan. Kukaan ei kai hakenut säätiöltä henk.koht. stipendiä.

7. Kevätkokouksen valmistelu

Esitys: Vahvistetaan aika, paikka, tilintarkastaja. Tarkistetaan tilinpäätöksen tilanne. Suunnitellaan tiedotus. Säätiö on antanut 8.5. asti lisäaikaa toimittaa englanninkielisen tilinpäätöksen Metaan.
Päätös:

Tilintarkastaja: Tarja Lindroth

Valmisteleva kokous: Hangout, 18.5. klo 20.00

Kevätkokous: OKFFI-toimisto, Caloniuksenkatu 9 d 64, 00100 Helsinki, 27.5., 18–20 http://fi.okfn.org/about/office/

8. Tuleva Wikimedia-säätiön rahoitushaku

Tilannekatsaus, keskustelua budjetista. Osallistuminen? Budjetti 2015 H2 Päätös: Haetaan projekteille

• Staff
  • Project manager / Admin
• Administration
  • Running costs
  • Financial costs
  • Board participation support
  • General meeting costs
  • Strategy meeting costs
• Participation in Wikimedia events
  • Wikimania
• Outreach
  • Publications
• Participation
  • Wikidays / Wikihacks
  • Local Wikipedia
  • Meetups
• GLAM
  • GLAM events
  • First-time content donations
  • Consequent content donations
• Education program
  • Education coordinator or assistant
  • Meeting of open education advocates
  • Publications
• Projects
  • Wikipedia Library
  • Upload tool
  • Wikidata & cultural data
  • Tech pool

Education toimintaan voi hakea inspiraatiota Saksasta, Virosta, Ruotsista, enwiki. Loppuvuosi suunnitellaan, ensi vuodeksi haetaan ehkä rahoitusta tähän allokoituun resurssiin.

9. APG-rahoituksen aikataulu

Toukokuussa pitäisi olla aiekirjeiden jättöaika. Haku ei ole auki, mutta meidän täytyy varautua ennen seuraavaa kokousta. Myös yleiskokoukselle ehditään antamaan puheenvuoro tarvittaessa.
Päätös: Hallitus valtuuttaa Susannan jättämään aiekirjeen (kausi: 01/2016-12/2016). PEG (joka meillä on nyt käytössä) on pienempien projektien rahoitukseen, APG taas vuosirahoitukseen. APG:ssa on mukana vaikuttavuusarviointia. APG-kausi on joko tammi-joulukuu tai heinä-kesäkuu, vaatii enemmän raportointia kuin PEG-rahoitus. https://meta.wikimedia.org/wiki/Grants:APG

10. Tommi ja Vesa Wikimedia-konferenssissa

Miten osallistujat voivat edistää yhdistyksen toimintaa osallistuessaan.

• https://meta.wikimedia.org/wiki/Wikimedia_Conference_2015
• https://meta.wikimedia.org/wiki/Wikimedia_Conference_2015/Programme

11. Yhdistyksen toiminnan tekeminen läpinäkyvämmäksi

• Susanna on tehnyt yhdistyksen wikiin projekteista ja rahoituksesta luetteloita ja sivuja. Kommentteja? Kehitysehdotuksia? Osallistujia? Luokka:Projektit
• Staff-palaverissa suunnittelimme yhdistyksen henkilösivuja blogiin. Ne voisivat olla työntekijöiden ja hallituksen jäsenten oikeilla nimillä. Teemu voisi ottaa hienot kuvat.
• Uutiskirje-matskut lisätään myös blogiin.

12. Oman toiminnan virtaviivaistaminen

• Susanna testaa yhteisen TO DO -listan käynnistämistä [3] Kommentteja? Kehitysehdotuksia?
  

Päätös: Otetaan Todoist koekäyttöön, koekäyttäjiksi Tommi, Susanna

13. Tapahtumia ja toimintaa

• Teemu käynnistää Wikipedia Libraryn toiminnan. Projekti: Wikipedia-kirjasto, Suomeksi: Wikipedian käsikirjasto on suosittu nimiehdokas Kahvihuoneessa.
• Sampalta ja Teemulta kysytty kiinnostusta EDU-toiminnan käynnistämiseen. Molemmat alustavasti kiinnostuneita. Projekti: Wikipedian koulutusohjelma
• Meneillään Viikon kilpailu aiheesta Norja. Palkinto Norjasta.
• Ensi viikolla Helsingin yliopiston Digital Humanities hackathon > toukokuun Wikipäivät jätetään väliin > keskitytään kesäkuun Nordic Open Data Weekin Wikipäivään.
• Suunnitellaan Wikipäiviä syksylle Turkuun, Tampereelle ja Jyväskylään. Projekti: Paikallinen Wikipedia
• Nordic Open Data Week kesäkuun alussa. Wikimedia Suomi & Maptime & AvoinGLAM & Open Street Map tekevät yhteistyötä, Helsingin julkiset veistokset Wikipedia-artikkeleiksi, otetaan patsaista lennokkikuvat (ns. drone) ja niiden avulla tehdään 3D-mallit patsaista, joita voisi tulostaa 3D-printterillä. (Johanna: Missä mainostetaan tätä? Varmaan pienoismalliharrastajia kiinnostaisi tämä kovasti?). Laitetaan keskustelu pystyyn Wikipedian ystäviin.

14. Aikaisemmin pöydättyjä

Selkokieliprojekti

Esitys: Päätetään, haluaako WMFI osallistua kyseiseen hankkeeseen ja siihen liittyvät ehdot. Voidaan siirtää päätettäväksi, kun projekti tulee aktiiviseksi. Mietitään, miten. Liite: [4]. Yhteyshenkilö Eeva Rantamo e.rantamo@inklusive-kulturarbeit.eu

Päätös: Siirretään päätettäväksi, kun projekti tulee aktiiviseksi.

Tilinpäätös ja tilintarkastus

Tilinpäätös on todennäköisesti kesken. Miten WMFI reagoi siihen, että tilinpäätös on kuukauden myöhässä ja kaikki raportit on tehty erilliseen laskelmaan perustuen?

Esitys: Päätetään, jatketaanko kyseisen tilitoimiston ja Holvi-palvelun kanssa. Jos päätetään muuta, määritellään ja aikataulutetaan se. Voidaan siirtää keskusteltavaksi.

Päätös: Siirretään keskusteltavaksi.