Hallituksen kokous/2015/15

Hallituksen kokous 15/2015 Wikimedia Suomi ry

Aika: ma 30.11.2015 klo 18.00 Paikka: Hangout

Paikalla: Tommi Kovala, Johanna Janhonen, Heikki Kastemaa, Jyrki Lehtinen, Poissa: Vesa Linja-aho (saapui klo 18.13), Kimmo Virtanen, Henrik Saari (18.00 alkaen), Tarmo Toikkanen (19:10 alkaen) Hallituksen ulkopuolelta: Susanna Ånäs (18.03 alkaen)

Pöytäkirja

1. Kokouksen avaus. Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 18.03

2. Kokouksen järjestäytyminen Tommi Kovala toimii kokouksen puheenjohtajana, Johanna sihteerinä.

3. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Päätös: Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Paikalle tarvitaan vähintään puolet hallituksen jäsenistä. Edellisten pöytäkirjojen hyväksyminen Hallituksen_kokous/2015/10 tämä pöytäkirja oli kesken, ei voitu viimeksi hyväksyä (kyseessä oli sähköpostitse käyty palaveri, HUOM: joku muukin kuin Tommi voi tehdä yhteenvedon) Hallituksen_kokous/2015/14 Päätös: 10 odottaa edelleen yhteenvetoa, hyväksytään syyskokouksessa, 14 hyväksytään

4. Esityslistan hyväksyminen Päätös: Esityslista hyväksyttiin kokouksen työjärjestykseksi.

5. Taloustilanne Kattamatta olivat Wikimanian matkakuluista Teemu Perhiön matkakulut ja Sanna Hirvosen hotellikulut, Heikki Kastemaan kaksi Viron matkaa sekä muita kotimaan matkakuluja (noin 1000-1500€), tilitoimiston kirjanpitokulujen budjettiylitykset (noin 1000€) ja tilintarkastuksen odottamattoman suuri lasku. Susanna tarjoutui auttamaan tuen hakemisessa. Hallitukselta toivotaan hakemukseen kommentteja. Kysytään Tarmolta syyskokoukseen ylitysten tarkka summa, raportoidaan tilanne syyskokouksessa. Winifred odottaa, että hallitus hakee itse rahoitusta. Säätiö odottaa hallitukselta isompaa roolia, jota hoidetaan vapaaehtoisena. Säätiö haluaa toimia yhteisön ehdoilla.

Keskuskeltiin siitä, ketkä ovat käytettävissä seuraavaan hallitukseen.

6. Tilintarkastuksen tilanne Pöytäkirja 14: Vuoden 2014 tilintarkastus on valmis, dokumentaatio on Tommilla. Pitää toimittaa Wikimedia-säätiölle raportoinnin yhteydessä. Yhdistyksen tulee hyväksyä tilintarkastus syyskokouksessa 2015, sillä se ei ollut vielä valmis kevätkokouksessa. Tarmo: Tilintarkastusta ei ole maksettu ja pitäisi päättää tehdäänkö reklamaatio tilintarkastuksesta, jolloin meidän ei tarvitsisi maksaa laskua, ennen kuin selvitys on tehty. Lasku on noin 1400€ eli kolminkertainen siihen nähden, mitä odotimme. Päätös: Vesa valmistelee ja kertoo hallitukselle sähköpostissa tilanteen, joku muu esittelee sen syyskokouksessa, jonka jälkeen pidetään ensin nykyisen hallituksen kokous ja sitten järjestäytymiskokous.

7. Käynnissä olevat projektit

• Wikidata 11.12. seuraava tapahtuma: perusesittely (online Hangoutissa, 3h: käyttäjätunnus, muokkaus, klo 10-13)
• Wikimaps-raportti tulossa, massalatausprojekti tulossa
• Naistenpäiväedithathon, voisiko tämän tehdä myös muilla paikkakunnilla, Jyväskylä, Turku? Sata naista Wikipediaa (sata artikkelia), sata osallistujaa. Martat ja lotat? https://fi.wikipedia.org/wiki/Wikipedia:Wikiprojekti_Sata_naista_Wikipediaan
• Trafiikki-museot järjestävät 28.1. Vapriikissa Tampereella Wikityöpajan Trafiikki-museoiden henkilökunnille. Paikalle toivotaan vapaaehtoisia wikipedistejä opastamaan Wikipedian muokkaamisessa. Vapaaehtoisille korvataan lounas- ja matkakulut. Teemu menossa esittelemään Wikipediaa.
• Pelimuseolle on perustettu wikiprojekti. Projektiin liittyen on tulossa keväällä alustavasti kaksi wikipajaa Vapriikissa perjantaisin 26.2. ja 1.4.

8. H1-raportointi Raportti on vielä kesken. [1] Blogin stats [2] Wikimaps raportti tekeillä [3] Tommi katsoo lessoneita ke, Kimmo päivittää myös.

9. 2016 tavoitteet ja hakemus [4] Winifredille käyttäjätutkimus on tärkeä. Rahoituksessa pieni ristiriita, kun “tuetaan apurahoilla ilmaistyötä”. Susanna ehdottaa ensi vuoden ensi töiksi käytäntöjen tekemistä (esteellisyysprosessi, ). Heikki ehdottaa GLAM-yhteistyön suuntaviivojen tekemistä, halutaan jatkossa tavoitteellisempaa toimintaa, GLAM-strategia. Mikä on yhdistyksen rooli, bisnesmalli, voi olla tuotteistamassa erilaisia asioita? Jäsensuhde aika heikkoa nyt, voitaisiin kehittää sitä osallistamalla jäseniä erilaisiin tempauksiin. Osallistuminen kansainväliseen toimintaan aktiivisesti. Muotoillaan tavoitteet syyskokoukseen ohjeeksi uudelle hallitukselle, se toteuttaa niistä mitä haluaa/voi. Wikipedia & kotouttaminen & kielten oppiminen.

10. Kaluston lainaus Hallituksella on kalustoa, mm. tulostin, action-kamera, multikopteri. Hallitus päättää myöhemmin, miten kalustoa jatkossa säilytetään ja käytetään.

Kalustolistaus: Kalusto Susanna tekee kalustolistauksen yhdistyksen wikiin ja tehdään ohjeet siitä, miten niitä lainataotaan ja kenelle (yhdistyksen jäsenille). Seuraavassa pöytäkirjassa käydään ohjeistus läpi. Käytiin läpi

11. Syyskokouksen valmistelu Aiheita: Syyskokous_2015

• Kerrotaan meneillä olevista projekteista
• Ideoita 2016 toimintasuunnitelmaa varten, kokous vahvistaa toimintasuunnitelman.
• Minimaalinen suunnitelma:

tehdään OKM-projektit loppuun, tehdään kysely ja voidaan hakea rahoitusta ja toteuttaa joitakin toimintasuunnitelman projekteista.

12. Wikipaja Rupriikissa 21.11. Tapahtuma oli mukava, mutta sijainti oli vähän syrjässä, paikalla 15 henklöä

13. Mistä asioista kerrotaan joulukuun uutiskirjeessä? Johanna lähettää kirjeen pe 4.12., linkittää uutiskirjeen myös kahvihuoneeseen. Johanna kysyy vinkkejä uutisiin Facebookissa.

• Wikidata-tapahtuma 11.12.
• Rupriikista bloggaus? (Rupriikin jatkotapahtuma)
• Syyskokouksen kuulumiset
• Hallituksen kokoonpano

14. Suomenkielisen Wikipedian käyttäjätutkimus

• Tutkitaanko aktiivisia muokkaajia, kaikkia muokkaajia vai koko tietosanakirjan käyttäjäkuntaa?
• Teetetäänkö kyselytutkimus jollain yrityksellä, annetaanko asiantuntijalle osa työstä toimeksiantona vai tehdäänkö vapaaehtoisvoimin kokonaan?
• Miten tuloksia analysoidaan?
• Millaisia kokemuksia on muiden kieliversioiden käyttäjätutkimuksista?
• Säätiöltä pitää selvittää, saadaanko tähän rahoitusta ja jos, niin millaisin ehdoin. Kiinnostaisiko tämä yliopistoja? Susanna kysyy Teemu Leinoselta kiinnostaako tätä esim. ohjata kyselyä.
• Pyydetään pohjaa säätiöltä, Kimmo Vehkalahti, tilastotieteen proffa,
• Mitä yhteisö haluaa tehdä, mikä yhteisöä hiertää, mikä motivoi päivittämään, onko käyttäjien joukossa autisteja, tarkkaavaisuuskeskittymishäiriöitä, esim. adhd, asperger (vaikuttaa saavutettavuuteen ja ilmapiiriin), vähemmistöt, sukupuoli,

poliittinen kanta, käyttäjäkunnan edustavuus, ikä,

• Tutkitaan lukijoita, miten luotettavana pidetään, kuinka usein luetaan, miksi ei itse muokkaa, sisällön laatu & määrä (onko kattavaa?), miten hyvänä pitää suomenkielisiä artikkeleita vs. muut kieliversiot, poliittinen kanta

Tavoite:

• auttaa tekemään yhdistyksen strategiaa?
• valmis helmikuussa 2017?
• tieteellinen tutkimus, jolla testataan Wikipedia-kliseet?

15. Muut esille tulevat asiat

• Onko kevätkokous viety loppuun? (Ei)
• Onko H1 raportoitu? (Ei)
• Onko budjetointi aloitettu vuodelle 2016? Sitä ei voi jättää tekemättä, koska tulevaisuuden rahoja on jo käytetty. (Ei, aloitetaan pian): päätetään syyskokouksessa mitä tehdään
• Onko Wikimedia-säätiölle toimitettu sellainen vuoden 2014 tilinpäätös, joka heille kelpaa? Ei. Garfield Byrdin vaatimuksesta Wikimedia Suomelta vaaditaan täydellisempää tilinpäätöstä vuodelta 2014.

Kelpaako tämä? ([5] ) Ei tiedetä. Pitää varmistaa Tarmolta miksi ei kelvannut. Arvaus: tilinpäätöksen pitää olla englanninkielinen.

• Winifred Olliff: “Thanks for filling us in on your conversations with Alex about funding for Wikimania using the $5,228.11 remaining from [6]. We approve you using your underspend to cover those costs, as well as accounting services. Please make this request on the discussion page of your 2014 grant report and we will approve it publicly there.”

Tarmo Toikkanen: (S-pankin tili: 2666,96€; Holvi: 1520,94€; Holvi, wikimaps: 718,86€; Holvi, OKM GLAM: 3430,96€) Yhteensä rahaa (s-pankki + pääholvi) on siis 4187,90€. Tähän rahaan sisältyy OKM:stä 10.7.2015 saatu 4000€ avustus, jolla lienee jokin määrätty käyttötarkoitus. Lisäksi meillä on maksamatta vuoden 2014 tilintarkastus, jonka lasku on 1364,00€. Olemme siis ihan kassavirran osalta tilanteessa -1176,10€. Tommi pyytää Tarmoa tekemään tämän.

16. Kokous päätettiin klo 20.43. Seuraava palaveri syyskokouksen jälkeen.