Hallituksen kokous/2015/12

Hallituksen kokous 12/2015 Wikimedia Suomi ry

Aika: to 10.9. klo 20.09 Paikka: Hangout Paikalla: Tommi Kovala, Johanna Janhonen, Jyrki Lehtinen, Vesa Linja-aho (20:11 alkaen), Tarmo Toikkanen, Kimmo Virtanen (20.15 alkaen) Poissa: Heikki Kastemaa, Henrik Saari Hallituksen ulkopuolelta: Susanna Ånäs, Teemu Perhiö

Pöytäkirja

1. Kokouksen avaus. Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 20.09

2. Kokouksen järjestäytyminen Tommi Kovala toimi kokouksen puheenjohtajana, Johanna Janhonen sihteerinä.

3. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Päätös: Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Paikalle tarvitaan vähintään puolet hallituksen jäsenistä.

4. Edellisten pöytäkirjojen hyväksyminen Hallituksen_kokous/2015/10 tämä pöytäkirja on kesken, ei voida hyväksyä Hallituksen_kokous/2015/11 Päätös: Hyväksytään numero 11, Tommi täydentää numeron 10

5. Esityslistan hyväksyminen Päätös: Esityslista hyväksyttiin kokouksen työjärjestykseksi.

6.Taloustilanne Susanna tekee syyskuun kokousta varten ehdotuksen siitä, kuinka projektien varat käytetään uudessa tilanteessa. H1-raportointi on tekemättä, H2-raportoinnin valmistelut jäissä. Talouspuolella olemme eläneet melkein 1000€ yli varojemme, eli jos yleisavustuksia ei jostain löydy, joilla voidaan rahoittaa esim. Wikimania-reissuja, kassa loppuu. H2-avustukset olisi siis haettava, puuttuu vain tekijä. Tommi voi jatkaa H1-raportointia tällä viikolla, H2-hakemus tehdään hyvin kevyesti tietyille projekteille: Wikimania & muut pikkuprojektit, jotka ovat mitattavia: Wikipedia library, käyttäjäkysely, Avoin GLAM. [1] Tommi, Susanna ja Tarmo käyvät hakemuksen läpi ja tekevät ehdotuksen.

7. Tilintarkastuksen tilanne Tilintarkastus on ok, raportti tulossa lähipäivinä postissa Tommille.

8. Susanna Ånäsin työsuhde ja vastuu yhdistyksen juoksevista asioista Esitys: Yhdistyksen hallitus vahvistaa, että Susanna Ånäs ei vastaa yhdistyksen toiminnan juoksevista asioista kesäkuun 2015 jälkeen, jolloin hänen työsuhteensa katsotaan päättyneen. Tämä tarkoittaa, että mikäli yhdistys ei pysty suoriutumaan raportointivelvoitteistaan tai velvoitteistaan jäsenkuntaansa, verottajaa tai muuta viranomaista kohtaan, on se yksinomaan hallituksen vastuulla. Lisäksi kirjataan huomio, että yhdistyksen kirjanpidon, tilinpäätöksen ja tilintarkastuksen toteutumisen valvonta on ollut aina yksinomaan hallituksen vastuulla. Päätös: hyväksytään esitys

9. Käynnissä olevien projektien talous ja vastuukysymykset Käynnissä olevia Opetusministeriön rahoittamia projekteja suunniteltaessa oletettiin, että yhdistyksellä on työntekijä ja toimintaa, jonka varassa on mahdollista budjetoida vain projektin tarvitsemat lisäkulut. Wikimedia-säätiön pienentäessä mahdollista rahoitustaan yhdistyksellä ei ole tarjota projektikoordinoijan palkkaa tai taloushallinnon palveluita. Esitys: Yhdistyksen hallitus vahvistaa, että Susanna Ånäs vastaa freelance-projektipäällikön roolissa projekteista Wikimaps ja Opetusministeriön rahoittamista projekteista Avoin kulttuuridata hyötykäyttöön ja GLAM aineistolataukset. Hänellä on projekteissa talousvastuu ja raportointivastuu sekä hallitukselle että rahoittajalle. Susanna Ånäs esittelee korjatun budjettiluonnoksen [2] Opetusministeriön rahoittamille projekteille, joissa projektinjohdon ja taloushallinnon kulut sisältyvät budjettiin. Päätös: Hyväksytään.

10. Ohjelmistoprojekti Taustaa: Susanna ehdottaa Aallon Ohjelmistoprojektille Suomi 100 -MediaWikituotantoa [3]. Se kustantaa projektin ehdottajalle tässä tapauksessa 1500 €, mikäli opiskelijat ottavat projektin toteutettavaksi. Ehdotuksessa on maininta, että se on voimassa vain, jos Suomi 100 -organisaatio tukee tuotantoa. Esitys: Wikimedia Suomi valtuuttaa Susanna Ånäsin ehdottamaan tuotantoa yhdistyksen nimissä ja toteutuessaan hallinnoimaan yhdistyksen kautta. Päätös: LEGroup-tutkimusryhmä / Tarmo Toikkanen / Medialaboratorio on tuotannon varsinainen hakija. Toteutuessa Medialaboratorio kannattaa ottaa mukaan sen toteutukseen laajemmin.

11. Suomi100 Taustaa: Susanna tapasi Suomi 100 -hankkeen vetäjiä 5.8.2015. Hän edusti tapaamisessa Wikimedia Suomea ja raportoi myöhemmin hallitukselle. Hakemus on kirjoitettu Wikimedia Suomen nimissä. [4].

12. Avoin kulttuuridata hyötykäyttöön Avoin kulttuuridata hyötykäyttöön: [5] Päätös: mahdollisimman moni hallituksesta osallistuu 2.10. työpajaan Ylellä.

13. H1-raportointi H1-raportoinnin deadline on 31.8. Annual Report 2015 voisi toimia pohjana raportille. https://fi.wikimedia.org/wiki/Vuosikertomus_2015/en. Kimmo lupautui tekemään uutis- ja mediakatsauksen raporttiin Päätös: otetaan yhteyttä WMF:ään ja tehdään raportointi asap.

14. Kaluston lainaus Hallituksella on kalustoa, mm. tulostin, action-kamera, multikopteri. Hallitus päättää myöhemmin, miten kalustoa jatkossa säilytetään ja käytetään.

Tarve vakuutukselle, lainaussäännöille ja lainauskäytännölle. Mistä: Caloniuksenkatu Kuka: Jäsenet Kuinka pitkäksi aikaa Korvausvastuu, vaihtoehtoja: Täydellinen korvausvastuu Vakuutus Esimerkit WMSE, yhdistykset, joilla on lainattavia AV-Arkki, KSL Ohjeet ja takuu: Kansioon Ohjeistus Kalustolistaus: Kalusto Päätös: Siirrettiin asian käsittely seuraaviin kokouksiin. Laitteet on nyt Susannalla, niitä voi pyytää lainaan häneltä. Jos yhdistyksen rahat uhkaa loppua, myydään kalustot huutokaupalla pois.

15. Heikki @ Viro Keski- ja Itä-Euroopan Wikimediat tapaavat Tartossa, Heikki edustaa meitä.

16. Wikipedian Lähdekirjaston tilanne Yhteisymmärryspöytäkirja valmis: sen allekirjoittavat julkaisija ja Wikipedian lähdekirjaston edustaja. Muokataan julkaisijakohtaisesti. Salassapitosopimus: Teemu on allekirjoittanut WIkimedia Foundationin kanssa salassapitosopimuksen luottamuksellisten tietojen säilyttämisestä. Jatkoa varten kannattaisi tehdä myös lokalisoitu versio Wikimedia Suomelle. Uutisissa: Wikipedia Library hakee kehittäjää digitaaliselle kirjastokorttijärjestelmälle: [6] Käännösapua: [7]

17. Wikipaja tms Rupriikissa 21.11. Outi Penninkangas yhteyshenkilö, asia etenee. Voisi yhdistää viikkokilpailuun? Asiantuntijaluento?

18. Mistä asioista kerrotaan syyskuun uutiskirjeessä? Johanna lähettää kirjeen 15.9., lisätään linkki uutiskirjeestä myös kahvihuoneeseen. Late night fashion -muokkaustapahtuma Designmuseossa linkki: Heikki, Susanna, Sanna, Tommi, - Tommi bloggaa Mainostetaan bloggauksia (Wikimania & Viro) Museoliiton koulutuspäivissä mietitään Wikipedia-työpajojen järjestämistä Wikidata-tapahtuma Ylellä: Susanna tekee puffin.

19. Muut esille tulevat asiat Teemua voisi käyttää valokuvaprojekteissa, esim. tapahtumien tallentamiseen. Wikidata-tapahtuma Ylellä, mainostetaan: Wikipedian ystävät, Wikimedia Suomi FB, AvoinGLAM, FODE, Medialaboratorion Hangout, Twitter WMFI, Pressitiedote, Kahvihuone Dokumentointi: Teemu on saatavilla Kimmo

20. Kokous päätettiin klo 21.42 Seuraava palaveri lokakuussa 5.10. klo 20.